> jest umieszczony w publicznym internecie.

Mam nadzieję, że jednak niedostępny publicznie bez logowania i określonej
domeny uprawnień?

> Jak w zgodzie z ustawą o ochronie danych osobowych umożliwić pracownikom
> zapisanie zadania - "Wtorek 20.02.2009 - Jan Kowalski, Warszawa, ul XXXX

Ciężka sprawa. Zwróc się do GIODO. Być może zgody nie trzebaby uzyskiwać od
tych osób na podstawie wyłączeń z art. 23, ale i tak trzebaby bazę zgłosić
do GIODO.
A może w ogóle ustawa nie ma zastosowania, na podstawie którychś z jej
wyjątków.
Wystąp o rejestrację w GIODO, określ sposób zbierania i przetwarzania. Jak
wydadzą zgodę to będziesz miał problem z głowy, jak wskażą, że coś nie tak
to będziesz wiedział co.