Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

 miasta: Kobyłka, Marki, Ząbki i Zielonka oraz
gminy: Źąbrówka, Klembów, Radzymin, Tłuszcz
i Wołomin w powiecie wołomińskim,
3) na terenie województwa łódzkiego:
 miasto na prawach powiatu Skierniewice,
 powiaty: brzeziński, rawski i skierniewicki,
 miasto Łowicz i gminy: Bielawy, Chąśno,
Źomaniewice, Kocierzew Południowy, Łowicz,
Łyszkowice, Nieborów i Zduny w powiecie
łowickim,
4) na terenie województwa warmińsko-mazurskiego:
 powiat działdowski,
 gmina Rozogi w powiecie szczycieńskim.
28. Archiwum Państwowe
na terenie województwa dolnośląskiego:
we Wrocławiu
 miasta na prawach powiatu: Jelenia żóra, Wałbrzych
i Wrocław,
 powiaty: bolesławiecki, dzierżoniowski, głogowski,
jaworski, jeleniogórski, kamiennogórski, kłodzki,
legnicki, lubański, lubiński, lwówecki, milicki,
oławski, polkowicki, strzeliński, średzki, świdnicki,
trzebnicki, wałbrzyski, wołoski, wrocławski,
ząbkowicki, zgorzelecki i złotoryjski,
 miasto Oleśnica i gminy: Bierutów, Źobroszyce,
Oleśnica i Twardogóra w powiecie oleśnickim.
29. Archiwum Państwowe
na terenie województwa lubelskiego:
w Zamościu
 miasto na prawach powiatu Zamość,
 powiaty: biłgorajski, hrubieszowski, tomaszowski
i zamojski,
 gminy: żorzków, Izbica, Rudnik i ółkiewka
powiatu krasnostawskiego oraz gminy: Wysokie
i Zakrzew w powiecie lubelskim.
30. Archiwum Państwowe
1) na terenie województwa lubuskiego:
w Zielonej żórze
 miasto na prawach powiatu Zielona żóra,
 powiaty : krośnieński, świebodziński, zielonogórski,
żagański i żarski,
 miasto Nowa Sól i gminy: Bytom Odrzański,
Kolsko, Kożuchów, Nowa Sól, Nowe Miasteczko,
Otyń i Siedlisko w powiecie nowosolskim,
 gmina Sława w powiecie wschowskim,
 gmina Cybinka w powiecie słubickim,
 gmina Torzym w powiecie sulęcińskim,
26
2) na terenie województwa wielkopolskiego:
 gmina Zbąszyń w powiecie nowotomyskim,

 gminy: Siedlec i Wolsztyn w powiecie
wolsztyńskim.
*) W zakresie przejmowania materiałów archiwalnych i wyrażania zgody na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej organów centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych,
mających siedzibę na obszarze właściwości Archiwum Państwowego w Warszawie, właściwe
jest Archiwum Akt Nowych.
27

UZASADNIENIE

Projekt rozporządzenia Ministra Kultury i Źziedzictwa Narodowego w sprawie
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej stanowi wykonanie
upoważnienia zawartego w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r.
poz. 822 ...), zwanej dalej „ustawą archiwalną”, któremu nadano nowe brzmienie ustawą z dnia ...
o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. ...).
Zgodnie z brzmieniem upoważnienia ustawowego celem rozporządzenia jest określenie:
1)
metod kwalifikowania dokumentacji;
2)
metody klasyfikowania dokumentacji;
3)
rodzajów oznaczeń kategorii archiwalnychś
4)
elementów jednolitego rzeczowego wykazu aktś
5)
wzoru budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt;
6)
wzoru budowy kwalifikatora dokumentacji tradycyjnej;
7)
standardów porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów
archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowychś
8)
trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowychś
9)
trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
10) właściwości archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w pkt 8 i 9, w tym
właściwość archiwów państwowych dla organów lub jednostek organizacyjnych
o charakterze centralnym oraz dla rodzajów przejmowanych tradycyjnych materiałów
archiwalnych.
Wskazanym jest podkreślenie, że ze względu na zakres przedmiotowy upoważnienia, zawartego
w art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej, które dedykowane jest postępowaniu z dokumentami
elektronicznymi, niniejsze rozporządzenie reguluje postępowanie z dokumentacją organów
państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu
terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych inną niż dokumenty elektroniczne,
którą na potrzeby projektu nazwano „dokumentacją tradycyjną”.
28


W § 1 określony został zakres przedmiotowy rozporządzenia.
W § 2 ustalono metody dokonywania kwalifikacji dokumentacji. Przyjęto, że będą nimi:
stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt lub kwalifikatora dokumentacji oraz opinia
dyrektora właściwego archiwum państwowego albo organu, o którym mowa w art. 19 ustawy
archiwalnej. Metody te nie wykluczają się wzajemnie, przy czym w razie wątpliwości w zakresie
kwalifikacji dokumentacji rozstrzygnięcie powinno nastąpić poprzez wydanie opinii. Jej wydanie
nastąpić ma z urzędu lub na wniosek. Źoprecyzowano minimalną zawartość takiego wniosku,
wskazując, iż powinny to być informacje o:
1) pełnej nazwie organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o opinięś
2) pełnej nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja tradycyjna ma
podlegać kwalifikacji na podstawie opiniiś
3) charakterystyce dokumentacji tradycyjnej poprzez określenie jej rodzajów oraz tematykiś
4) pierwszym i ostatnim roku, z którego pochodzi dokumentacja tradycyjnaś
5) dotychczasowej podstawie kwalifikowania lub jej braku.
W wyniku kwalifikowania dokumentacji nastąpić ma przypisanie dokumentacji oznaczeń
kategorii archiwalnej, których sposób budowy określono w załączniku nr 1 do projektu
rozporządzenia. W tym zakresie nastąpi powtórzenie dotychczasowej regulacji, zawartej
w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie
postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
Warto jednak podkreślić, że w obecnym brzmieniu tego załącznika doprecyzowano sposób
rozumienia tych oznaczeń.
W § 3 określono metodę klasyfikowania dokumentacji poprzez wskazanie, iż dokonuje
się tej czynności poprzez stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przepis ten stanowi
powtórzenie dotychczasowych regulacji w tym zakresie.
W § 4 dokonano szczegółowego omówienia sposobu budowy jednolitego rzeczowego
wykazu akt poprzez wskazanie i określenie wszystkich jego elementów. W dotychczas
obowiązującym rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. kwestie te
potraktowane były ogólnikowo poprzez odwołanie jedynie do przykładowego wykazu akt
typowych, który i tak nie stanowił wyjaśnienia dla adresatów aktu prawnego, w jaki sposób ma
zostać przygotowany jednolity rzeczowy wykaz akt na jego bazie. W projekcie rozporządzenia
29


opisano więc szczegółowo układ i sposób oznaczania poszczególnych klas wykazu akt.
Wprowadzono także, w ramach załącznika do projektu, schemat klas pierwszego i drugiego
rzędu dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” oraz wizualizację
budowy wykazu akt. Źodatkowo usankcjonowano dotychczas stosowaną praktykę proponowania
przez Naczelnego Źyrektora Archiwów Państwowych układu klas poświęconych zagadnieniom
merytorycznym realizowanym przez różne podmioty.
W § 5 sprecyzowano sposób budowy kwalifikatora dokumentacji, zamieszczając także
jego wizualizację w załączniku nr 3.
Zagadnienie trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
uregulowano szczegółowo w § 6–9 projektu rozporządzenia. W odróżnieniu do obecnej regulacji
ustalono, iż zanim dany podmiot przystąpi do prac porządkowych i ewidencyjnych powinien
zawiadomić dyrektora archiwum państwowego o rozpoczęciu tego procesu, tak by możliwe było
z wyprzedzeniem ustalenie sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego
zabezpieczania materiałów archiwalnych. Obecnie dochodziło bowiem do sytuacji, że podmiot
zawiadamiał dyrektora archiwum państwowego, iż zamierza mu przekazać materiały archiwalne,
gdy już materiały uporządkował i zewidencjonował. żdy dochodziło do zakwestionowania
prawidłowości wykonania tych czynności, to generowało to duże problemy w zakresie
wprowadzania poprawek, czy wykonywania od nowa pewnych działań, a tym sam wpływało na
ponoszenie dodatkowych kosztów. W projekcie ustalono więc, iż dopiero na podstawie
zawiadomienia ustala się zakres prac do wykonania w ramach porządkowania, ewidencjonowania
i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych. Celem ograniczenia dowolności ustaleń
w tym zakresie przewidziano w załączniku nr 4 standardy ww. prac. Mają one jednak charakter
podstawowych wymagań, których doprecyzowywanie i rozwinięcie nastąpi w ramach uzgodnień
pomiędzy kierownikiem podmiotu a dyrektorem archiwum państwowego. Istotne jest, że
uzgodnienia te powinny uwzględniać fakt, czy dany podmiot stosował system elektronicznego
zarządzania dokumentacją. Podmiot taki ma bowiem w specyficzny sposób zgromadzoną
dokumentację tradycyjną, tj. w składzie chronologicznym lub w ramach akt spraw. Z tego
względu istotne jest, by kwestie porządkowania i ewidencjonowania były dostosowane do tego
sposobu gromadzenia dokumentacji tradycyjnej. W procedurze przekazywania materiałów
archiwalnych przewidziano możliwość bieżącego monitorowania przez archiwum państwowe
w ramach ekspertyz archiwalnych prawidłowości prac porządkowych i ewidencyjnych.
30