Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Projekt
R O Z P O R Z Ą D Z E N I E
M I N I S T R A K U L T U R Y I D Z I E D Z I C T W A N A R O D O W E G O 1)
z dnia
w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r.
poz. 822 ...) zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa:
1) metody kwalifikowania dokumentacji innej niż dokumenty elektroniczne, zwanej dalej
„dokumentacją tradycyjną”;
2) metodę klasyfikowania dokumentacji;
3) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych;
4) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt;
6) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji tradycyjnej;
7) standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów
archiwalnych innych niż dokumenty elektroniczne, zwanych dalej „tradycyjnymi
materiałami archiwalnymi”, przed ich przekazaniem do archiwów państwowych;
8) szczegółowy tryb przekazywania tradycyjnych materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych;
9) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej innej niż dokumenty
elektroniczne, zwanej dalej „tradycyjną dokumentacją niearchiwalną”;

1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej – kultura i ochrona
dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada
2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 248,
poz. 1482).
10) właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w pkt 8 i 9, w tym
właściwość archiwów państwowych dla organów centralnych lub centralnych jednostek
organizacyjnych oraz dla rodzajów przejmowanych tradycyjnych materiałów archiwalnych.
§ 2. 1. Kwalifikowania dokumentacji tradycyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 1
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej
„ustawą”, skutkujące przypisaniem tej dokumentacji oznaczeń kategorii archiwalnych, dokonuje
się na podstawie stosowanego przez organ lub jednostkę organizacyjną jednolitego rzeczowego
wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, lub kwalifikatora dokumentacji.
2. Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji tradycyjnej rozstrzyga w drodze opinii
dyrektor właściwego archiwum państwowego albo organ, o którym mowa w art. 19 ustawy.
3. Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu
i może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną archiwum państwowego albo archiwum
wyodrębnionego.
4. Wniosek o wydanie opinii zawiera w szczególności:
1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o opinię;
2) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja tradycyjna ma podlegać
kwalifikacji na podstawie opinii;
3) charakterystykę dokumentacji tradycyjnej poprzez określenie jej rodzajów, typów oraz
tematyki;
4) informację o pierwszym i ostatnim roku, z którego pochodzi dokumentacja tradycyjna;
5) dotychczasową podstawę kwalifikowania lub informację o jej braku.
5. Sposób budowy oznaczeń kategorii archiwalnych określa załącznik nr 1 do
rozporządzenia.
§ 3. Klasyfikowania dokumentacji tradycyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 1
ustawy, dokonuje się przy zastosowaniu wykazu akt.
§ 4. 1. Wykaz akt konstruowany jest z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału
dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch klas a maksymalnie
z dziesięciu.
2. Podział, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, dla
której prowadzi się rejestrację spraw albo w ramach której grupuje się dokumentację tradycyjną
2
bez wymogu tej rejestracji albo w ramach której ujęto dokumentację tradycyjną ze składu
chronologicznego.
3. Klasy końcowe oznacza się kategorią archiwalną.
4. Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Klasa może
składać się z uszczegółowienia hasła klasyfikacyjnego polegającego na:
1) doprecyzowaniu rodzaju dokumentacji tradycyjnej, przyporządkowanej do tej klasy;
2) ustaleniu, innych niż określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia, metod liczenia
okresów przechowywania dokumentacji tradycyjnej;
3) wskazaniu kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
5. Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym konstruowany jest z zestawu cyfr
arabskich zapisanych w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000” do
„999”;
4) dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000” do
„9999”;
5) dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000” do
„99999”;
6) dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000” do
„999999”;
7) dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000”
do „9999999”;
8) dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000000” do
„99999999”;
9) dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od
„000000000” do „999999999”;
10) dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od
„0000000000” do „9999999999”.
6. Zestawowi klas nadawany jest układ niezależny od struktury organizacyjnej jednostki
organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz jednostki organizacyjnej.
3
7. Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa
niższego rzędu zawsze powinna wywodzić się z klasy wyższego rzędu.
8. W wykazie akt:
1) pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu poświęcone są klasyfikowaniu i kwalifikowaniu
dokumentacji związanej z obsługą ciał kolegialnych, zarządzaniem jednostką, obsługą spraw
kadrowych, zarządzaniem środkami rzeczowymi oraz finansami organu lub jednostki
organizacyjnej;
2) piąta i następne klasy pierwszego rzędu poświęcone są zagadnieniom merytorycznym, do
których realizacji organ lub jednostka organizacyjna została utworzona.
9. Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami
klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz z wizualizacją budowy wykazu akt określa załącznik nr 2
do rozporządzenia.
10. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może publikować na stronie Biuletynu
Informacji Publicznej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych propozycje układu klas
poświęconych zagadnieniom merytorycznym dla różnych jednostek organizacyjnych.
11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to z dotychczasowego sposobu
budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas niż określony w ust. 8 i 9.
§ 5. 1. Na kwalifikator dokumentacji składa się zestaw rodzajów lub typów dokumentacji
tradycyjnej oznaczonych kategorią archiwalną.
2. Zestaw musi odnosić się do co najmniej jednej klasy z wykazu akt.
3. Przykładową wizualizację budowy kwalifikatora dokumentacji określa załącznik nr 3 do
rozporządzenia.
§ 6. 1. Organ lub kierownik jednostki organizacyjnej posiadającej tradycyjne materiały
archiwalne podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, zwany dalej „kierownikiem”,
zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu ich
przekazywania, podając dane o:
1) nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, które tradycyjne materiały archiwalne
wytworzyły i zgromadziły;
2) wyrażonym datami rocznymi okresie działania organu lub jednostki organizacyjnej pod daną
nazwą;
4
3) podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej;
4) podstawie prawnej ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej;
5) właściwości rzeczowej i terytorialnej organu lub jednostki organizacyjnej;
6) systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej;
7) systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności poprzez wskazanie, czy
był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją;
8) wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzą tradycyjne materiały archiwalne;
9) rodzajach tradycyjnych materiałów archiwalnych (np. aktowe, techniczne, kartograficzne,
geologiczne, fotograficzne, audiowizualne);
10) rozmiarze tradycyjnych materiałów archiwalnych w metrach bieżących zajętych przez nie
półek;
11) stanie
technicznym tradycyjnych materiałów archiwalnych, w szczególności
o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie ich konserwacji;
12) stopniu uporządkowania i zewidencjonowania tradycyjnych materiałów archiwalnych oraz
ewentualnych problemach w tym zakresie;
13) dokumentach elektronicznych powiązanych z przekazywanymi tradycyjnymi materiałami
archiwalnymi i miejscu ich zapisania.
2. W przypadku niemożliwości podania danych, o których mowa w ust. 1, przekazaniu
podlegają stosowne wyjaśnienia.
§ 7. 1. Kierownik porządkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza tradycyjne materiały
archiwalne, które są przedmiotem przekazania do archiwum państwowego, w sposób uzgodniony
pomiędzy kierownikiem i dyrektorem właściwego archiwum państwowego. Czynności te
dokonywane są przy uwzględnieniu standardów porządkowania, ewidencjonowania
i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do
archiwów państwowych.
2. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych
materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych określa załącznik
nr 4 do rozporządzenia.
5