Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

wypisów z ksiąg prowadzonych przed 1 stycznia 1946 r. w trybie wyznaniowej
rejestracji stanu cywilnego. Opłata za ten odpis byłaby równa opłacie przewidzianej na
podstawie aktualnych przepisów za wydanie decyzji w tych sprawach. W odniesieniu
do nowo wprowadzanych zaświadczeń: proponuje się zwolnienie od opłaty skarbowej
wydawanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia
potwierdzającego uznanie ojcostwa, co jest konsekwencją zwolnienia od tej opłaty
przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa, a także zaświadczenia o przyjętych
sakramentach. Uwzględniając fakt, że osoba nie powinna ponosić negatywnych
skutków błędnych czynności organów administracji publicznej, zwolniony z opłaty
skarbowej będzie również odpis zupełny wydawany osobie, której akt dotyczy, po
unieważnieniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej
dołączonej do niewłaściwego aktu stanu cywilnego. Przedmiotem opłaty skarbowej
zostanie ponadto objęte zaświadczenie o stanie cywilnym. Stawka tej opłaty zostanie
ustalona na poziomie tożsamym z opłatą skarbową należną za zaświadczenie
stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo. Bez zmian
pozostanie natomiast przedmiot opłaty skarbowej w związku z zawarciem małżeństwa.
Będzie to oznaczało, że niezależnie od tego, czy małżeństwo zostało zawarte przed
kierownikiem urzędu stanu cywilnego, czy w formie wyznaniowej wywierającej skutki
cywilnoprawne, opłata skarbowa będzie wnoszona za sporządzenie aktu małżeństwa.
Zważywszy, że rozstrzygnięcia w zakresie zmiany imienia i nazwiska wpływają na
treść aktów stanu cywilnego, gdyż są odnotowywane w tych aktach, zaproponowane
w ustawie z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (art. 119
projektu ustawy) zmiany mają służyć podniesieniu jakości i poprawie sprawności
procesów administracyjnych nie tylko obszaru rejestracji stanu cywilnego, ale też ściśle
powiązanej z tą sferą materii zmiany imion i nazwisk. Poza dostosowaniem
terminologii, główne zmiany w tej ustawie obejmują:
– rozciągnięcie zmiany nazwiska jednego z rodziców zarówno na małoletnie dzieci,
jak i dzieci zrodzone z tego małżeństwa,
– odmiejscowienie załatwiania spraw o zmianę imienia lub nazwiska,
– umożliwienie złożenia, za pośrednictwem konsula, wniosku o zmianę imienia,
– zmiany treści wniosku o zmianę imienia lub nazwiska polegające na odejściu od

57







wskazywania adresu miejsca zameldowania na rzecz adresu do korespondencji,
wprowadzeniu wymogu podania we wniosku kierownika urzędu stanu cywilnego,
który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa osoby, której zmiana dotyczy,
oraz akt urodzenia małoletnich dzieci,
– rezygnację z przedkładania odpisów aktów stanu cywilnego wraz z wnioskiem
o zmianę imienia lub nazwiska,
– wprowadzenie obowiązkowej transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu
cywilnego, w przypadku gdy wnioskodawca lub jego małoletnie dzieci nie posiadają
polskich aktów stanu cywilnego,
– zmianach w zakresie powiadamiania innych organów o zmianie imienia lub
nazwiska polegających: na ograniczeniu katalogu organów powiadamianych
o zmianie imienia lub nazwiska do kierownika urzędu stanu cywilnego, który
sporządził akty stanu cywilnego osoby, której zmiana dotyczy, oraz małoletnich
dzieci, wprowadzeniu wyraźnego wymogu informowania o zmianie imienia lub
nazwiska małoletniego dziecka, obowiązku informowania o zmianie imienia lub
nazwiska drogą elektroniczną za pośrednictwem rejestru stanu cywilnego.
W związku z wprowadzonym w projekcie ustawy rozwiązaniem, zgodnie z którym
dane z zakresu rejestracji stanu cywilnego wprowadzone przez kierownika urzędu stanu
cywilnego do systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest rejestr stanu
cywilnego, zaktualizują rejestr PESEL, np. odnośnie do zgonu osoby, oraz planowaną
integracją systemu rejestrów państwowych, zaproponowano w ustawie z dnia 6 sierpnia
2010 r. o dowodach osobistych (art. 120 projektu ustawy) zmiany zapewniające
automatyczne unieważnianie przez Rejestr Dowodów Osobistych dowodów osobistych
z powodu zgonu lub utraty obywatelstwa polskiego posiadacza tego dokumentu.
Rozwiązanie to znacznie usprawni pracę organów wydających dowody osobiste.
Zmiany wprowadzone do ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
(art. 121 projektu ustawy) wynikają przede wszystkim z konieczności dostosowania
tego aktu do terminologii w zakresie informatyzacji stosowanej w projektowanej
ustawie. Jednocześnie, uwzględniając obowiązek bezpośredniego zasilania rejestru
PESEL przez kierowników urzędów stanu cywilnego dla usprawnienia i niedublowania
czynności kierowników urzędów stanu cywilnego, przewidziano zasilanie rejestru

58







PESEL przez kierownika urzędu stanu cywilnego za pośrednictwem rejestru stanu
cywilnego, w tym również zasilanie rejestru PESEL przez kierownika urzędu stanu
cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli osoba, której
nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego.
Zmiany zaproponowane w ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji
w ochronie zdrowia (art. 122 projektu ustawy) mają umożliwić przekazywanie, za
pośrednictwem Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia
Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych, danych statystycznych wynikających
z ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawy o cmentarzach i chowaniu
zmarłych między podmiotami prowadzącymi działalność leczniczą a Głównym
Urzędem Statystyki Publicznej.
IV. Przepisy przejściowe, dostosowujące i końcowe
W związku z odstąpieniem od papierowej rejestracji stanu cywilnego projektodawca
określił zasady przenoszenia papierowych aktów, sporządzonych w księgach stanu
cywilnego, do rejestru stanu cywilnego prowadzonego w systemie teleinformatycznym,
a w konsekwencji również zasady postępowania z wytworzoną pod rządami
dotychczasowej ustawy dokumentacją w postaci aktów stanu cywilnego,
przechowywaną przez kierowników urzędów stanu cywilnego. Przeniesieniu do rejestru
będzie podlegał akt stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią
wzmianek dodatkowych, przypisków oraz informacji zawartych w rubryce uwagi
(art. 123 ust. 2 projektu ustawy). Akt przeniesiony do systemu teleinformatycznego
otrzyma nowe oznaczenie, które zgodnie z art. 124 ust. 6 projektu ustawy, zostanie
automatycznie przekazane do rejestru PESEL. Aby uprościć procedurę zmiany
dotychczasowego numeru aktu w rejestrze PESEL na nowe oznaczenie tego aktu,
projektodawca wskazał, że przekazanie z rejestru stanu cywilnego do rejestru PESEL
nowego oznaczenia zmigrowanego aktu stanu cywilnego nie będzie zmianą danych,
o której mowa w ustawie o ewidencji ludności. Kierownik urzędu stanu cywilnego
uzupełni, w drodze czynności materialno-technicznej, treść aktu w oparciu
o dotychczasowe akty zbiorowe stanu cywilnego, pod warunkiem ich wiarygodności.
Migracja papierowego aktu stanu cywilnego będzie czynnością materialno-techniczną,
po dokonaniu której w dotychczasowym akcie zostanie zamieszczona odpowiednia

59







wzmianka dodatkowa. Zakłada się, że akt stanu cywilnego przeniesiony do rejestru
stanu cywilnego ma moc aktu stanu cywilnego zgodnie z projektem ustawy.
Przyjęto, że akt stanu cywilnego prowadzony na dotychczasowych zasadach w księgach
stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego może figurować w elektronicznych aktach
zbiorowych rejestracji stanu cywilnego w formie odwzorowania cyfrowego (art. 123
ust. 6 projektu ustawy). Nowe zasady gromadzenia w elektronicznych aktach
zbiorowych dokumentów niesporządzonych w postaci elektronicznej będą miały
zastosowanie również do migrowanych aktów stanu cywilnego. Zakładając
przeniesienie papierowych aktów do elektronicznego rejestru, projekt ustawy stanowi,
że dane zebrane dotychczas w systemach komputerowych będą mogły posłużyć do
przenoszenia do rejestru stanu cywilnego treści aktu stanu cywilnego sporządzonego
w księdze stanu cywilnego, co znacznie usprawni pracę kierowników urzędów stanu
cywilnego (art. 123 ust. 8 projektu ustawy). Oznacza to, możliwość korzystania
z dotychczasowych systemów komputerowych, lecz jedynie w celu dokonania
przenoszenia treści aktu stanu cywilnego bez możliwości dokonywania w tych
systemach jakichkolwiek operacji. W przypadku gdy zaginioną lub zniszczoną księgę
stanu cywilnego postanowiono zastąpić odpisem, kierownik urzędu stanu cywilnego
będzie uprawniony do przeniesienia księgi do rejestru na podstawie tego odpisu.
Projekt ustawy statuuje zasadę, że przeniesienie będzie odbywało się z urzędu
w przypadku złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, wydanie
zaświadczeń, o których mowa w projekcie ustawy, lub o dokonanie czynności z zakresu
rejestracji stanu cywilnego. Kierownik urzędu stanu cywilnego będzie dokonywał
procedury przenoszenia akt stanu cywilnego w ciągu 7 dni roboczych od daty złożenia
wniosku, gdy akta są przechowywane w urzędzie stanu cywilnego, do którego wpłynął
wniosek, oraz 10 dni, w przypadku gdy kierownik urzędu stanu cywilnego nie
przechowuje akt stanu cywilnego, których dotyczy złożony wniosek (art. 124 ust. 3 i 4
projektu ustawy). Akt stanu cywilnego zostanie przeniesiony do rejestru niezwłocznie,
w przypadku gdy jest niezbędny do czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego
(art. 124 ust. 5 projektu ustawy). Na kierowniku urzędu stanu cywilnego będzie ciążył
obowiązek podjęcia niezwłocznie czynności sprostowania, uzupełnienia lub podjęcia
czynności niezbędnych do unieważnienia aktu, gdy podczas przenoszenia lub po

60







dokonaniu przeniesienia ujawnią się okoliczności uzasadniające dokonanie
wymienionych czynności.
Gdy do rejestru stanu cywilnego przeniesiono kilka aktów stanu cywilnego
potwierdzających to samo zdarzenie, w postępowaniu administracyjnym wojewoda
uzyska uprawnienie do unieważnienia w ramach jednego postępowania więcej niż
jednego aktu. Postępowanie w tym trybie będzie się toczyło z urzędu lub na wniosek
osoby, której akt dotyczy lub mającej interes prawny, oraz prokuratora.
W związku ze skróceniem o 20 lat okresu przechowywania ksiąg małżeństw i zgonów,
został określony termin 10-letni na przekazanie tych ksiąg wraz z aktami zbiorowymi
i skorowidzami alfabetycznymi do archiwów państwowych. Powinno to umożliwić
sukcesywne przekazywanie wskazanych zasobów do archiwum, bez obciążenia
kierowników urzędów stanu cywilnego obowiązkiem archiwizacji. We wskazanym
okresie, udostępnianie podlegających przekazaniu zasobów będzie się odbywać na
zasadach tożsamych ze stosowanymi w archiwach państwowych, zaś księgi urodzeń,
dla których upłynął 100-letni okres przechowywania, będą przekazywane do archiwum
państwowego w ciągu 2 lat po upływie okresu przechowywania.
Przewiduje się, że papierowe księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, skorowidze
alfabetyczne będą przechowywane w dotychczasowym archiwum urzędu stanu
cywilnego w celu ich należytego zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem,
utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a także, w razie potrzeby, będą
one poddawane konserwacji. Księgi stanu cywilnego nie będą mogły być wynoszone
poza urząd stanu cywilnego, chyba że za zgodą wojewody lub w razie
niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.
Wydawania dokumentów z ksiąg przekazanych przed 1 stycznia 2015 r. do archiwum
przed upływem 100 lat będzie dokonywał kierownik urzędu stanu cywilnego, właściwy
ze względu na siedzibę tego archiwum. Akty stanu cywilnego wraz z aktami
zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi
przechowywane na podstawie przepisów dotychczasowych w urzędzie stanu cywilnego
właściwym dla miasta stołecznego Warszawy, wyznaczonym na podstawie przepisów
dotychczasowych do ich przechowywania, będą podlegały przekazaniu do archiwum

61