Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

jeśli zdarzenie nastąpiło w Rzeczypospolitej Polskiej, lub konsula, w przypadku zdarzeń
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który to organ, przed przekazaniem do
kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego dla miasta stołecznego Warszawy
protokołu, będzie obowiązany wskazać miejsce urodzenia lub zgonu konieczne do
sporządzenia aktu.
Projekt ustawy wprowadza również formę protokołu, przekazywanego przez właściwy
terytorialnie terenowy organ administracji wojskowej do kierownika urzędu stanu
cywilnego w celu sporządzenia aktu zgonu żołnierzy w czynnej służbie wojskowej
i innych osób przydzielonych do jednostek wojskowych, poległych lub zmarłych
w związku z działaniami wojennymi (art. 97 ust. 2 projektu ustawy). Rozwiązanie to
stanowi doprecyzowanie dotychczasowych regulacji przewidujących, że akty zgonu
tych osób są sporządzane na podstawie zgłoszeń właściwych organów, określonych
przez Ministra Obrony Narodowej w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw
wewnętrznych. Jako formy rejestracji szczególnej jednoznacznie wyróżniono instytucje
rejestracji zdarzeń, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie
zostały tam zarejestrowane, transkrypcji oraz odtworzenia treści zagranicznego
dokumentu stanu cywilnego, wprowadzając jednocześnie wspólne regulacje w zakresie
procedur. Sprawy o rejestrację, transkrypcję czy odtworzenie będą załatwiane z urzędu
lub na wniosek w formie czynności materialno-technicznej (np. art. 104 ust. 1 i art. 108
ust. 3 projektu ustawy). Wniosek będzie można złożyć bezpośrednio do wybranego
kierownika lub za pośrednictwem konsula. Uprawnionym do wnioskowania będzie
przede wszystkim osoba, której zdarzenie lub akt dotyczy, a także inna osoba, która
wykaże interes prawy lub faktyczny w dokonaniu danej czynności. Interes faktyczny
przy rejestracji zdarzenia mającego miejsce za granicą będzie brany pod uwagę tylko
w przypadkach zgonu. Nie wydaje się, aby o sporządzenie aktu zgonu w tym trybie
wnioskowały instytucje, a raczej przeciwnie: indywidualne osoby zainteresowane np.
pochówkiem w kraju osób bliskich. Poza tym rejestracja zgonu spowoduje aktualizację
rejestrów publicznych, dlatego katalog osób uprawnionych do wystąpienia z wnioskiem
o rejestrację nie powinien być ograniczony tylko do osób mających interes prawny.
Wynikiem takiego postępowania będzie odpis zupełny aktu, wydawany po uiszczeniu
opłaty skarbowej (np. art. 104 ust. 2 i art. 109 ust. 2 projektu ustawy). Projekt ustawy

47







precyzuje obowiązek przedłożenia przez wnioskodawcę dokumentów bezspornie
potwierdzających zajście zdarzenia. Potrzeba wprowadzenia zmiany wynika z tego, że
kierownik urzędu stanu cywilnego jako rejestrator zdarzeń z zakresu stanu cywilnego
nie posiada kompetencji do badania, czy zdarzenie rzeczywiście nastąpiło. Kierownik
urzędu stanu cywilnego jest bowiem jedynie rejestratorem zdarzenia. Brak dokumentów
potwierdzających zdarzenie będzie podstawą do wydania decyzji administracyjnej
o odmowie dokonania czynności. Kierownik odmówi również dokonania czynności,
która byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego
Rzeczypospolitej Polskiej. Dodatkowo w przypadku transkrypcji zarejestrowanie
zagranicznego dokumentu stanu cywilnego nie będzie możliwe, jeżeli w państwie
wystawienia nie jest on uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy
dokumentu urzędowego, lub nie jest wydany przez właściwy organ, lub budzi
wątpliwości co do jego autentyczności czy też potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie,
małżeństwo lub zgon, a także gdy zagraniczny dokument powstał w wyniku
transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia. Projekt ustawy zakłada także
pośrednictwo konsula w tych sprawach, na którym będzie spoczywał obowiązek
sporządzenia protokołu z czynności, stanowiącego podstawę do rejestracji aktu stanu
cywilnego (np. art. 99 projektu ustawy). W każdym akcie stanu cywilnego
sporządzonym w ramach rejestracji szczególnej zostanie zamieszczona adnotacja
wskazująca na tryb, w którym sporządzono akt stanu cywilnego.
Obowiązująca ustawa zawiera ogólne przepisy regulujące transkrypcję oraz
odtworzenie, co skutkuje w praktyce stosowaniem przez kierowników urzędów stanu
cywilnego tych dwóch odrębnych trybów zamiennie. W celu wyeliminowania
wątpliwości interpretacyjnych projekt ustawy zdefiniował te instytucje, a także określił
szczegółowe zasady wpisania zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru
stanu cywilnego lub jego odtworzenia.
Transkrypcja rozumiana jako wierne i literalne przeniesienie treści zagranicznego
dokumentu stanu cywilnego, zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji
w pisownię imion i nazwisk osoby oraz nazw miejscowości, co do zasady, będzie
możliwa, o ile osoba wnioskująca o tę czynność będzie posiadała oryginalny,
zagraniczny dokument stanu cywilnego (art. 103 projektu ustawy).

48







Dokonując: rejestracji zdarzeń, które nastąpiły poza granicami Polski i nie zostały tam
zarejestrowane, transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, odtworzenia
zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich
posiadających polskie akty stanu cywilnego, kierownik urzędu stanu cywilnego
w ramach jednego postępowania będzie mógł dostosować pisownię do reguł pisowni
polskiej, jeżeli osoba wystąpi z takim wnioskiem (art. 98 ust. 5, art. 103 ust. 7 i art. 108
ust. 4 projektu ustawy). Poza dotychczasową fakultatywną transkrypcją, projekt ustawy
wprowadza tryb obligatoryjny dokonania transkrypcji dokumentu. Transkrypcja
zagranicznego dokumentu stanu cywilnego będzie obligatoryjna dla obywatela
polskiego w trzech przypadkach, gdy: posiada akt stanu cywilnego potwierdzający
wcześniejsze zdarzenia sporządzony w Polsce i żąda dokonania czynności z zakresu
rejestracji stanu cywilnego, ubiega się o wydanie dowodu osobistego, ubiega się
o numer PESEL. Zatem w każdym przypadku ubiegania się o dowód osobisty lub
numer PESEL konieczna będzie transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu
cywilnego, niezależnie, czy osoba posiada, czy też nie wcześniejsze polskie akty stanu
cywilnego. Uzależnienie dokonania transkrypcji od posiadania wcześniejszych aktów
stanu cywilnego sporządzonych w Polsce dotyczy jedynie sytuacji, gdy osoba żąda
dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego (art. 103 ust. 5 projektu
ustawy). Intencją ustawodawcy jest zapewnienie, aby obywatel polski, dla którego
w Rzeczypospolitej Polskiej sporządzono akt stanu cywilnego, a który posiada później
sporządzone za granicą Rzeczypospolitej Polskiej akty stanu cywilnego, transkrybował
te akty w celu zapewnienia ciągłości wiedzy o tej osobie w rejestrach państwowych,
jeżeli osoba ta zamierza podtrzymywać swój związek z krajem. Odnotowanie
wszystkich zdarzeń podlegających rejestracji (urodzenia, małżeństwa, zgony)
dotyczących takich osób będzie miało istotny wpływ na referencyjność rejestrów
państwowych, co w konsekwencji umożliwi zwolnienie obywateli polskich od
przedkładania odpisów aktów stanu cywilnego w sprawach załatwianych przed
organami administracji publicznej (np. w zakresie występowania o dokumenty
tożsamości), aktualność danych widniejących w polskich rejestrach wyeliminuje źródło
potencjalnych, poważnych problemów związanych z identyfikacją obywateli przez te
organy. Jednorazowa czynność transkrypcji zwolni obywatela polskiego od

49







posługiwania się zagranicznymi dokumentami przed krajowymi organami administracji
publicznej oraz obowiązku jego wielokrotnego tłumaczenia na potrzeby prowadzonych
postępowań wyjaśniających. Bezsprzecznie moc dowodowa zagranicznych aktów stanu
cywilnego nie zależy od ich zarejestrowania w polskim systemie rejestracji stanu
cywilnego, a posiadanie takiego dokumentu jest wystarczającym potwierdzeniem
urodzenia, zawarcia związku małżeńskiego czy też zgonu osoby. Jednak zagraniczne
akty stanu cywilnego często nie zawierają wszystkich danych osoby, które wymagane
są przepisami polskiego prawa (dotyczy to najczęściej miejsca urodzenia i nazwiska
noszonego po zawarciu małżeństwa), lub też przewidują odmienną od wcześniejszego
polskiego aktu stanu cywilnego pisownię nazw własnych (imion, nazwisk, polskich
nazw miejscowości), lub nie zawierają polskich znaków diakrytycznych. Braki te muszą
być uzupełniane, a dane prostowane, w przeciwnym razie nie jest możliwe w świetle
polskiego prawa nadanie numeru PESEL lub wydanie dowodu osobistego. Dowód
osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość osoby. Oznacza to, że dane
określone polskimi przepisami prawa zawarte w tym dokumencie muszą być kompletne
i aktualne. Źródłem tych danych są akty stanu cywilnego, stanowiące wyłączny dowód
zdarzeń w nich zawartych. Najprostszą drogą uzupełnienia braków w zagranicznych
aktach stanu cywilnego jest – w zależności od ich rodzaju – złożenie wniosku lub
oświadczenia przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego w związku z dokonaniem
transkrypcji zagranicznego aktu. W ramach tej samej czynności można złożyć również
wniosek o dostosowanie pisowni w zagranicznym akcie do reguł pisowni polskiej.
Transkrypcja spowoduje niezwłoczną aktualizację rejestru PESEL. Rejestrowanie przez
kierownika urzędu stanu cywilnego określonych danych w rejestrze PESEL nie może
nastąpić w oparciu o zagraniczne akty stanu cywilnego. Rejestr zawierałby bowiem
informacje z powyższego zakresu wyłącznie w odniesieniu do osób, które
przedłożyłyby taki akt kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Międzynarodowy obieg
informacji nie zapewnia bowiem przekazywania do kierownika urzędu stanu cywilnego
informacji o wszystkich zdarzeniach z zakresu rejestracji stanu cywilnego, jakie miały
miejsce poza granicami Polski. Przekazywane dane mają ponadto ograniczony zakres,
który nie pozwala na odzwierciedlenie w rejestrze PESEL wszystkich danych
wymaganych przepisami prawa. Przyjęty sposób zasilania rejestru PESEL pozwala na

50







dokonanie określonych czynności administracyjnych, w tym wydania dowodu
osobistego, na podstawie danych zawartych w tym rejestrze, bez konieczności
przedkładania odpisów aktów stanu cywilnego. Transkrypcja w przypadku obywateli
polskich posiadających polskie akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenie
wcześniejsze, którzy żądają czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub
ubiegają się o polski dokument tożsamości czy też nadanie numeru PESEL, zapewni
aktualność danych widniejących w polskich rejestrach w celu wyeliminowania źródła
potencjalnych, poważnych problemów związanych z identyfikacją obywateli przez
organy korzystające z dostępu do rejestru PESEL. Polska nie będzie jedynym krajem w
Europie, w którym transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego jest obowiązkowa.
Obligatoryjną transkrypcję wprowadzono m.in. w Szwajcarii czy Słowacji.
W projekcie ustawy pozostawiono w gestii kierownika urzędu stanu cywilnego
dotychczasowe uprawnienia w zakresie odtworzeń krajowych (jedynie w odniesieniu do
papierowych aktów stanu cywilnego) i zagranicznych, doprecyzowując przy tym
procedury dla tych czynności. Do odtworzenia dojdzie, o ile osoba wnioskująca
o dokonanie tej czynności żąda odtworzenia dokumentu, który według prawa miejsca
jego sporządzenia stanowi akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest
możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami. Inaczej niż przy transkrypcji
odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego będzie możliwe również
na podstawie kopii dokumentu potwierdzającego zdarzenie za granicą, w tym kopii
zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (art. 108 ust. 3 projekt ustawy). Wskazane
doprecyzowanie powinno ułatwić rozróżnienie, kiedy należy złożyć wniosek
o transkrypcję, a kiedy o odtworzenie.
Ponadto projektowane przepisy uprawniają małżonków transkrybujących lub
odtwarzających zagraniczny akt stanu cywilnego do złożenia w każdym czasie,
zarówno na etapie wniosku o transkrypcję lub odtworzenie zagranicznego dokumentu,
jak i na etapie późniejszym, oświadczeń w sprawie nazwisk małżonków oraz ich dzieci
(art. 105 i art. 110 projektu ustawy). Zasadą będzie składanie takich oświadczeń na
etapie wniosku o transkrypcję czy odtworzenie zagranicznego dokumentu stanu
cywilnego. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, gdy jednemu z małżonków
potrzebny będzie polski akt małżeństwa, a złożenie oświadczenia w sprawie nazwisk

51