Rządowy projekt ustawy o standaryzacji niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych

W obecnie obowiązującym stanie prawnym upoważniono do zamieszczania w CRWD 
wzorów dokumentów dwa rodzaje organów: ministra  właściwego  do  spraw  przepisów 
regulujących daną procedurę oraz organy w rzeczywistości ją realizujące. Spowodowało 
to funkcjonowanie różnych wzorów dokumentów stosowanych w ramach tych samych 
procedur  administracyjnych,  realizowanych  przez  różne  organy.  Przykładowo,  na 
wyprzedaż  zapasów  napojów  alkoholowych  w  CRWD  opublikowanych  zostało 
6 wzorów wniosku. 
Wobec  powyższego  przyjęte  w  projektowanej  regulacji  rozwiązanie  pozwoli  na 
ograniczenie liczby wzorów pism funkcjonujących w obiegu prawnym w tych samych 
procedurach, co jest zgodne z jednym z podstawowych celów projektu.  
W obecnym stanie prawnym ostateczna liczba funkcjonujących wzorów pism w postaci 
dokumentów elektronicznych jest trudna do oszacowania, ponieważ część wzorów pism 
w postaci dokumentów elektronicznych nie jest zamieszczana w CRWD przez organy, 
które je opracowały. Wskazane powyżej dane dotyczą jedynie wzorów zamieszczonych 
w CRWD. Oszacowanie liczby wzorów funkcjonujących w obrocie prawnym, z uwagi 
na  brak  informacji  o  skali  używania  wzorów pism,  które  nie  zostały  opublikowane 
w RWD, jest zatem niemożliwe do zrealizowania.  
Przedmiotowy  projekt  regulacji  jest  pierwszym  krokiem  w  celu  uporządkowania 
istniejącego  stanu  rzeczy,  dlatego  że  wskazuje  precyzyjnie  organy  odpowiedzialne  za 
opracowanie  wzorów  pism.  Zgodnie  z  obowiązującymi  przepisami  rozporządzenia 
w sprawie dokumentów elektronicznych,  w  sytuacji  gdy  w  przepisach  prawa  został 
wskazany  organ  właściwy  do  określenia  wzoru,  przekazuje  on  odpowiedni  wzór 
dokumentu elektronicznego do CRWD. W związku powyższym określenie przepisami 
prawa  organów  odpowiedzialnych  za  opracowanie  wzorów  skutkować  powinno 
umieszczeniem  tych  wzorów  pism  w  CRWD.  Zastosowanie  takiego  rozwiązania 
pozwoli na zwiększenie pewności prawnej obywateli.  
Zakres informacji  zawartych  w  obecnie  funkcjonujących  formularzach,  jak  i  zakres 
informacji  w  projektowanych  formularzach,  nie  powinien  się  różnić,  ponieważ 
wyznaczany jest on przepisami ustaw regulujących daną procedurę.  
W rzeczywistości wzory pism mogą być jednak różnorodne, ponieważ istnieje ryzyko 
stosowania przez organy administracji dowolności przy ich opracowywaniu. W związku 
z  tym,  że  nie  wszystkie  wzory  pism  zamieszczone  zostały  w  CRWD,  nie  można 
jednoznacznie określić, jakimi elementami wzory dla danej procedury mogą się różnić. 
22 
 
Może  to  być,  np.  mało  istotna  różnica  polegająca  na  odmiennym  układzie  rubryk, 
nazwie wniosku czy instytucji, do której kierowany jest wniosek (w aktualnie 
obowiązujących  wzorach  pism  często  występuje  nazwa  urzędu,  który  opracował 
określony  wzór  pisma,  a nie organu), jak i zasadnicza informacja, np. co do zakresu 
przedmiotowego wniosku czy dołączanych załączników.  
Wobec  powyższego,  ustandaryzowanie wzorów pism ma na celu zminimalizowanie 
ryzyka dowolności przy opracowywaniu wzorów pism przez organy.  
Projektowane  wzory  zawierać  będą  także  listę  podmiotów,  do  których  może  być 
skierowany  wniosek,  tj.  nazwy  wszystkich  urzędów  miast  w  Polsce,  które  są 
odpowiedzialne za realizację danej procedury lub nazwy rodzajowe danego organu, np. 
urząd miasta.  
W  toku  prac  nad  projektem  przedmiotowej  ustawy  projekty  wzorów  pism  podlegają 
indywidualnym konsultacjom z każdym resortem w celu opracowania jak najlepszych 
wzorów pism, zarówno pod względem merytorycznym, technicznym, jak i graficznym. 
Pozwoli to na udostępnienie wzorów pism przejrzystych, przyjaznych dla użytkownika 
i łatwych do wypełnienia. Intencją projektodawcy jest jak najszersze udostępnienie tych 
wzorów i upowszechnienie stosowania standardowych wzorów pism w toku realizacji 
procedur administracyjnych.  
 
V. Wpływ regulacji na rynek pracy 
Projektowana  regulacja  będzie  miała  pozytywny  wpływ  na  efektywność  pracy. 
Redukcja  obowiązków  związanych  z  poszukiwaniem  formularzy  w  sieci,  przeglądem 
aktów prawnych oraz wysyłką wniosków pozwoli pracownikom na wykorzystanie tego 
czasu na działania związane z rozwojem przedsiębiorstwa.  
Wprowadzenie  projektowanych  rozwiązań  powinno  skutkować,  po  stronie 
przedsiębiorców  i  obywateli,  zmniejszeniem  czasu  potrzebnego  na  kontakt 
z podmiotami  realizującymi  zadania publiczne, a w konsekwencji zmniejszeniem 
kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw. Trudno jest jednak określić, czy zwiększenie 
efektywności  działania  przedsiębiorstw  w  tym  zakresie  będzie  miało  wpływ  na 
zwiększenie zatrudnienia.  
Nie  przewiduje  się  również  bezpośredniego  wpływu  na  zatrudnienie  w  podmiotach 
realizujących  zadania  publiczne,  chociaż  elektronizacja  może  pośrednio  wpłynąć  na 
23 
 
zmniejszenie  obciążenia  pracą  przy  obsłudze  wniosków,  co  umożliwi  bardziej 
elastyczne zarządzanie kadrami.  
 
VI. Wpływ regulacji na sytuację i rozwój regionalny 
Proponowana regulacja nie będzie miała bezpośredniego wpływu na sytuację i rozwój 
regionalny. 
 
VII. Wpływ regulacji na środowisko naturalne  
Dodatkowo  oszacowane  korzyści  dla  środowiska  na  podstawie  wyliczeń 
(http://c.environmentalpaper.org)  przy  założeniu  wagi  kartki  papieru  na  5  g, a wagi 
koperty 15 g oraz całkowitej liczbie wniosków powyżej 200 000 rocznie wyniosą: 
 
Całkowita waga papieru 
9  ton 
Zużycie drewna rocznie  
34  ton 
Zużycie energii 
85 869  Kw/h 
Zużycie wody 
778 587  litrów 
Równowartość emisji CO2 
22 866  kg  
 
VIII. Zgodność z prawem Unii Europejskiej 
Projektowana ustawa jest zgodna z prawem Unii Europejskiej.  
 
24