Rządowy projekt ustawy o standaryzacji niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych

Uwagi  do  projektu  założeń  zgłosiła  Krajowa  Izba Gospodarcza Elektroniki 
i Telekomunikacji 
(KIGEiT), która 
zaproponowała 
rozszerzenie  zakresu 
przedmiotowego projektu o wprowadzenie standardowego wzoru deklaracji podatkowej 
w zakresie  podatku  od  nieruchomości.  Propozycja  KIGEiT  nie  została  przyjęta, 
ponieważ  była  już  procedowana  przez  Ministerstwo  Gospodarki  w  toku  prac nad 
projektem ustawy o redukcji  niektórych  obowiązków  obywateli  i  przedsiębiorców.  W 
toku  uzgodnień  międzyresortowych  Ministerstwo  Finansów  wykazało  niezasadność 
przedstawionej  propozycji.  W  opinii  Ministerstwa  Finansów  różnorodność  rozwiązań 
w zakresie  konstrukcji  podatku  od  nieruchomości  jest  tak  duża,  że  nie  pozwala  na 
wprowadzenie  jednolitego  wzoru  deklaracji.  Uwzględnienie  różnic  konstrukcyjnych 
spowodowałoby  konieczność  opracowania  znacznej  objętości  formularza.  W  związku 
z powyższym  propozycja  ta  nie  była  kontynuowana  podczas  procedowania  projektu 
założeń  projektu  ustawy  o redukcji  niektórych  obowiązków  obywateli  i 
przedsiębiorców,  jak  również  nie  została  uwzględniona  w  aktualnie  procedowanym 
projekcie założeń. 
Ponadto  projekt  założeń  został  skonsultowany  społecznie  z  przedstawicielami 
przedsiębiorców  oraz  organizacji  zrzeszających  przedsiębiorców,  w  ramach  badania 
fokusowego, przeprowadzonego przez Ministerstwo Gospodarki w dniu 7 lutego 
2013 r.  Raport  z  przedmiotowego  badania  dostępny  jest  na  stronie internetowej pod 
adresem: http://legislacja.gov.pl/lista/1/projekt/45750/katalog/45752. 
Projekt założeń został zamieszczony na stronie internetowej Ministerstwa Gospodarki 
zgodnie  z  ustawą  z  dnia  7  lipca  2005  r.  o  działalności  lobbingowej  w  procesie 
stanowienia prawa (Dz. U. Nr 169, poz. 1414), w Biuletynie Informacji Publicznej 
Rządowego Centrum Legislacji w zakładce Rządowy proces legislacyjny. 
 
III. Wpływ regulacji na sektor finansów publicznych 
Projekt  stanowi  realizację  Strategii  Rozwoju  Społeczeństwa Informatycznego  do 
2013 r. w ramach obszarów: 
−  Państwo – Cel 1: „Udostępnienie szerokiego zakresu usług administracji publicznej 
świadczonych  drogą  elektroniczną”  w  ramach  kluczowych  zadań  i inicjatyw,  
tj. „Wprowadzenie w administracji publicznej dokumentów w postaci elektronicznej 
i usług świadczonych drogą elektroniczną, jeżeli tylko istota sprawy na to pozwoli” 
17 
 
oraz „Rozwój narzędzi i kanałów umożliwiających udostępnienie usług publicznych 
w formie elektronicznej z wykorzystaniem podpisu elektronicznego”, 
−  Państwo  –  Cel  2:  „Podniesienie  efektywności  administracji  publicznej  dzięki 
szerokiemu  wykorzystaniu  zestandaryzowanych  i  interoperacyjnych  rozwiązań 
informatycznych”, w ramach kluczowego zadania: Opracowanie standardów 
i jednoznacznych 
zasad  umożliwiających  sprawny  obieg  dokumentów 
elektronicznych w administracji publicznej. 
Projektowana  ustawa  ma  ułatwiać  obywatelom  i  przedsiębiorcom  kontakt  drogą 
elektroniczną z administracją publiczną.  
Projektowana  ustawa  w  aspekcie  długofalowym  powinna  mieć  pozytywny  wpływ  na 
sektor  finansów  publicznych  z  uwagi  na  zwiększenie  szybkości  realizacji  procedur 
administracyjnych. 
Ponadto  przejrzyste  określenie  we  wzorach  pism  koniecznych  do  złożenia  w  danej 
procedurze  dokumentów  powinno  ograniczyć  liczbę  wezwań  do  uzupełnienia  braków 
i tym samym przyczyni się do ograniczenia kosztów po stronie administracji.  
Na  obecnym  etapie  nie  można  jednak  zapewnić,  że  jakiekolwiek  koszty  nie  zostaną 
poniesione  przez  organy  administracji.  Ewentualne  koszty  nie  powinny  być  jednak 
istotne, ponieważ projekt dotyczy wyłącznie procedur, do których wzory pism zostały 
już przygotowane, w ramach projektu UEPA. Ponieważ koszty te zostały już poniesione 
–  pominięto  je  w  dalszej  analizie.  Ponadto  proponuje  się  wykorzystanie  istniejących 
rozwiązań 
informatycznych,  tj.  platformy  ePUAP, której funkcjonowanie 
i finansowanie jest niezależne od rozwiązań przyjętych w projekcie. Koszty poniesione 
na realizację zadań wynikających z proponowanej regulacji są niższe od korzyści z niej 
wynikających, np. uproszczenia procedury administracyjnej czy też skrócenia czasu jej 
trwania. Korzyści te są trudne do oszacowania. Organy będą musiały zapewnić jedynie 
zamieszczenie wzoru pisma na stronie internetowej oraz  umożliwić  jego  pobranie. 
W związku  z  powyższym  dysponenci  budżetowi  zapewnią  ewentualne  środki  na 
realizację zadań wynikających z projektu w ramach własnych budżetów. 
Wzory  pism  zostały  opracowane  w  ramach  projektu  UEPA  i  zostaną  przekazane 
resortom nieodpłatnie.  
 
IV.  Wpływ  regulacji  na  konkurencyjność  gospodarki  i  przedsiębiorczość,  w  tym  na 
funkcjonowanie przedsiębiorstw 
18 
 
Ustawa  będzie  miała  pozytywny  wpływ  na  konkurencyjność  gospodarki 
i przedsiębiorczość poprzez wprowadzenie ułatwień dla obywateli i przedsiębiorców.  
Projekt  ustawy  będzie  miał  wpływ  na  zwiększenie  konkurencyjności  gospodarki 
i rozwój  przedsiębiorczości,  ponieważ  skutkować  będzie  wprowadzeniem  ułatwień 
w zakresie  podejmowania  i  wykonywania  działalności  gospodarczej.  Może  wpłynąć 
także  pozytywnie  na  pozycję  Polski  w  rankingach  międzynarodowych  oceniających 
m.in. obciążenia biurokratyczne.  
Należy  podkreślić,  że  projekt  ustawy  nie  wprowadza  nowych  obowiązków  dla 
obywateli i przedsiębiorców. 
Ustawa  powinna  sprzyjać  upowszechnieniu  komunikacji  drogą  elektroniczną 
z podmiotami  publicznymi.  Projekt  ustawy  stanowi  realizację  Europejskiej  Agendy 
Cyfrowej w zakresie wykorzystania technologii informatycznych i informatyczno- 
-komunikacyjnych  w  administracji  i  usługach  publicznych,  której  celem jest 
zwiększenie  dostępności  usług  publicznych  umożliwiających  przedsiębiorcom 
zakładanie i prowadzenie działalności gospodarczej z dowolnego miejsca niezależnie od 
ich pierwotnej  lokalizacji.  Działanie  to  jest  komplementarne  z  Planem  Zintegrowanej 
Informatyzacji  Państwa  oraz  ze  Strategią  Rozwoju  Społeczeństwa  Informatycznego. 
Poprzez upowszechnienie obiegu elektronicznego wniosków projektowana regulacja 
będzie  miała  wpływ  na  operatorów pocztowych i pozostałe  inicjatywy  polegające  na 
informatyzacji i elektronizacji relacji na linii państwo – obywatel.  
Wprowadzenie  jednolitych  wzorów  pism  w  postaci  elektronicznej  stanowić  będzie 
realny  krok  w  stronę  wprowadzenia  e-administracji i przyczyni  się  do  wzrostu 
konkurencyjności gospodarki. Dzięki standaryzacji wzorów formularzy i elektronizacji 
procedury przesyłania go w formie elektronicznej oszczędności mogą wynieść prawie  
2 mln zł rocznie – w tym prawie 700 tys. zł jako oszczędności na wysyłce oraz prawie 
1,3 mln w związku z oszczędnością czasu pracy.  
Wartość  ta  została  oszacowana  na  podstawie  dynamiki  populacji  (dostępne  dane 
z instytucji  właściwych  za  2009–2012  r.)  przy  założeniu  przesyłania  formularzy 
elektronicznie  przez  całą  populację  przedsiębiorców,  którą  oszacowano.  Należy 
zaznaczyć, że ze względu na brak danych nie oszacowano całości dynamiki populacji 
dla wszystkich wzorów formularzy. Kwotę estymowano, sumując dla każdej populacji 
koszty wysyłki dokumentu pocztą oraz koszt czasu wysyłki, który oszacowano średnio 
19 
 
na 30 minut, wyceniając wartość godziny wysyłającego na ok. 13 zł). W sumie średnią 
wartość  wysyłki  (kwota+czas)  oszacowano  na  ok.  10  zł.  Podana  wielkość  2 mln zł 
zawiera  również  kwotę  oszczędności  wynikającą  z  przesyłania  elektronicznego  w 
przypadku  konieczności  uzupełnienia  danego  wniosku.  W  tym  wypadku  użyto  takich 
samych założeń, jednak przy założonej liczbie spadku uzupełnień o 2 pkt. proc. była to 
wielkość  stosunkowo  niewielka.  Zaoszczędzony  przez  przedsiębiorców  koszt  samych 
materiałów  niezbędnych  do  przygotowania  wniosku  wyniesie  96 000  zł  (przy 
założeniach 2 gr/kartkę – wydruk, koszt kartki to 3,5 gr, koszt koperty to 34 gr, przy 
średniej objętości wniosku 6 stron).  
Dodatkowo ponad 1  mln  zł  rocznie  przedsiębiorcy  są  w  stanie  zaoszczędzić  dzięki 
skróceniu  czasu  poszukiwania  danego  formularza.  Założono,  że  standaryzacja 
formularzy ułatwi poszukiwanie formularzy w sieci, ponieważ nie będzie konieczności 
poszukiwania  go  bezpośrednio  na  stronach  konkretnego  urzędu.  Dodatkowo  podmioty 
funkcjonujące w kilku jednostkach terytorialnych nie będą musiały ponawiać wysiłku 
poszukiwania  wzoru,  jeżeli  postanowią  rozszerzyć  swoją  działalność.  Do  wyliczeń 
przyjęto skrócenie o połowę czasu wyszukiwania formularza (z 30 minut do 15 minut 
dla całej populacji) oraz dodatkowo skrócenie o 7 minut (z 15 do 8) czasu wyszukania 
formularza  w  różnych  jednostkach  samorządu  terytorialnego  przez  przedsiębiorców 
działających  w  więcej  niż  jednej (przyjęto  1%  populacji).  Przyjęto,  że  godzina  pracy 
osoby  wyszukującej  formularz  w  każdym  przypadku  jest  warta  1/168  brutto  stawki 
wynagrodzenia  (3485,5zł), tj. 20,74  zł).  Większą  wartość  godziny  pracy  niż 
w poprzednim przypadku uzasadnia fakt, że  do  wysyłki  dokumentu  nie  są  wymagane 
wysokie  kwalifikacje,  natomiast  wyszukanie  właściwego  dokumentu  będzie 
prawdopodobnie powierzone osobie średnio wykwalifikowanej. 
Należy  także  zaznaczyć  możliwość  przyspieszenia  rozpoczęcia  danej  działalności  na 
skutek szybszego rozpatrzenia danego wniosku złożonego elektronicznie. Na podstawie 
danych  pochodzących  z  bazy  danych  INSIGOS  prowadzonej  przez  Ministerstwo 
Gospodarki można podjąć próbę oszacowania skutku po stronie przedsiębiorcy z tego 
                                                 
1)  Założono  niewysokie kwalifikacje pracownika niezbędne  do  wykonania  odpowiednich  czynności 
z użyciem  infrastruktury  pocztowej.  Dodatkowo  czynności  te  mogą  być  wykonywane  przy  okazji 
innych  czynności  przez  osoby  lepiej  wykwalifikowane,  w  tym  samego  przedsiębiorcę.  Wobec  tego 
przyjęto do wyliczeń stawkę ok. 2/3 średniej krajowej. 
2)  Jeśli  chodzi  o  wyszukiwanie  formularzy  na  stronach  urzędowych  założono,  iż  zajmować  się  tym 
będzie  przedsiębiorca  lub  osoba  odpowiedzialna  za  cały  proces  przygotowania  wniosku.  Założono 
wobec tego przeciętne kwalifikacje i przyjęto do wyliczeń średnią krajową płacę brutto. 
20 
 
tytułu  (utracone  korzyści).  Przedsiębiorca,  który  wcześniej  otrzyma  odpowiedź  na 
wniosek,  prawdopodobnie  wcześniej  rozpocznie  działalność,  co  przełoży  się  na  jego 
większe  zyski,  wzrost  zatrudnienia  i  wysokość  ponoszonych  danin  publicznych.  Do 
wyliczeń  przyjęto  następujące  założenia:  liczba  zwrotów  wniosków  do  uzupełnienia 
zmniejszy  się  po  elektronizacji  o  2  pkt  proc.,  przeciętny  czas  obiegu  dokumentów 
zmniejszony  łącznie  o  5  dni  w  przypadku  złożenia  każdego  wniosku  i dodatkowo  
o  10  dni  w  przypadku  zwrotu  wniosku  do  uzupełnienia.  Na podstawie danych z bazy 
INSIGOS  oszacowano  dzienny  zysk  przedsiębiorców,  którzy  mogliby  wcześniej 
rozpocząć swoją działalność gospodarczą, na 225,29 zł, co przy całej populacji może 
spowodować oszczędności w wysokości nawet 232 mln zł rocznie. Należy zaznaczyć, 
iż  podana  wartość  jest  wartością  opartą  na  założeniu,  że  przedsiębiorca  w  okresie 
oczekiwania  na  rozpatrzenie  wniosku  nie  prowadzi  żadnych  działań  związanych  z  tą 
działalnością. Z powodu tego założenia nie należy sumować tej wartości z poprzednimi. 
W  wyniku  dokonanego  przez  Ministerstwo  Gospodarki  przeglądu  wzorów  pism 
zamieszczonych  w  CRWD  wynika,  że  dla  spraw  regulowanych  przedmiotowym 
projektem ustawy funkcjonuje 50 wzorów dla 18 procedur.  
Zgodnie  z  obowiązującym  systemem  prawnym,  na  podstawie  §  27  rozporządzenia 
Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia  14  września  2011  r.  w  sprawie  sporządzania  pism 
w formie  dokumentów  elektronicznych,  doręczania  dokumentów  elektronicznych  oraz 
udostępniania  formularzy,  wzorów  i  kopii  dokumentów elektronicznych (Dz. U. 
Nr 206,  poz.  1216),  zwanego  dalej  „rozporządzeniem  w  sprawie  dokumentów 
elektronicznych”, w sytuacji gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy 
do  określenia  wzoru,  przekazuje  on  odpowiedni  wzór  dokumentu  elektronicznego  do 
CRWD. W sytuacji, gdy  w  przepisach  prawa  nie  został  wskazany  właściwy  organ  do 
określenia  wzoru,  każdy  organ  właściwy  do  załatwienia  określonej  sprawy  może 
opracować i przekazać wzór pisma do CRWD.  
Wobec  powyższego  w  praktyce  pojawia  się  więc  kilka  lub  kilkanaście  wzorów 
dokumentów  do  tych  samych  procedur  administracyjnych,  realizowanych  przez  różne 
organy (np. wójtów, burmistrzów, prezydentów miast). W przypadku gdy organem 
właściwym do załatwienia sprawy administracyjnej jest gmina, w CRWD może zostać 
zamieszczonych nawet 2478  (liczba  gmin  w  Polsce)  różnych  wzorów  pism 
odnoszących  się  do  tej  samej  procedury,  w  zależności  od  gminy,  w  której  jest  ona 
realizowana.  
21