Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw

wymogów, o których mowa w § 4 ust. 1, oraz przy zapewnieniu dostępu do tych samych
informacji o aktach, jaki jest możliwy, gdy akta są w postaci papierowej.

§ 6. W systemie teleinformatycznym do elektronicznego zarządzania dokumentacją
umieszcza się również metadane w rozumieniu § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517), pism
w postaci papierowej.
§ 7. Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią
A, zwane dalej "aktami spraw kategorii A", i akta niestanowiące takich materiałów,
oznaczane kategorią B, zwane dalej "aktami spraw kategorii B".
§ 8. Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania we właściwym sądzie
administracyjnym przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§ 9. Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania we właściwym sądzie
administracyjnym podlegają zniszczeniu,
§ 10. Przepisy dotyczące warunków i trybu przechowywania, przekazywania do
archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw stosuje się odpowiednio do ksiąg
i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych.
§ 11. 1. Do akt spraw kategorii A zalicza się:
1) akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;
2) akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub
ze względu na występujące w sprawie osoby;
3) akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących
systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;
4) akta spraw, w których sąd administracyjny skierował pytanie prawne do Trybunału
Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;
5) akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej
Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia
prawnego
budzącego
poważne
wątpliwości
w
konkretnej
sprawie
sądowoadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie
wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;
6) akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2–5, z każdego roku
i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd administracyjny, przewidzianych
w wykazie symboli spraw sądowoadministracyjnych.
2.
Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:
1) pkt 1 – dokonuje w ciągu 2 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracownik
odpowiedzialny za archiwum zakładowe;
2) pkt 2–5 – dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący wydziału,
sędzia sprawozdawca lub inny wyznaczony przez przewodniczącego sędzia;
3) pkt 6 – dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 17.
3. Do kategorii A zalicza się również te księgi i urządzenia ewidencyjne, które stanowią
repertoria i skorowidze.
4. Przewodniczący wydziału, sędzia sprawozdawca lub inny wyznaczony przez
przewodniczącego sędzia zalicza akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne,
niewymienione w ust. 1 i 3, do kategorii B.
2
5. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie
zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych.
§ 12. 1. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do
kategorii A przechowuje się w sądzie administracyjnym przez okres 30 lat.
2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie administracyjnym:
1) przez 10 lat – gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;
2) przez 5 lat – gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.
3. Księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii B przechowuje się przez
10 lat.
§ 13. 1. Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczy się od początku roku
kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane
z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres
przechowywania akt spraw liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.
3. Okres
przechowywania
ksiąg
i
urządzeń
ewidencyjnych
spraw
sądowoadministracyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po
roku zamknięcia danej księgi lub urządzenia ewidencyjnego.
§ 14. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje
się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób
postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.
§ 15. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego lub
do zniszczenia wydaje prezes sądu.
§ 16. Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie
i na warunkach, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§ 17.1. Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję
w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy
sędzia.
2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt
spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas
przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt
spraw zaliczonych do kategorii A.
3. Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu
zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.
4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi
sądu do zatwierdzenia.
5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.
§ 18. Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych
z wykonaniem orzeczenia, nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do
zniszczenia.
§ 19. Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora
właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach, określonych w przepisach
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3
§ 20. Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zalicza
się, w terminie dwóch lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia, do odpowiednich
kategorii archiwalnych, o których mowa w § 7-12, według przepisów tego rozporządzenia.

§ 21. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.





PREZYDENT RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ





PREZES RADY MINISTRÓW







4
UZASADNIENIE
Rozporządzenie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego z art. 12a § 8 P.p.s.a.,
w brzmieniu ustalonym przez art. 4 pkt 1 ustawy z dnia - o zmianie ustawy o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw
(Dz. U. poz. ...).
Upoważnienie ustawowe dotyczy trzech kwestii: określenia sposobu tworzenia akt
sądowoadministracyjnych (art. 12a § 1), przetwarzania akt sądowoadministracyjnych (art. 12a
§ 1a i § 1b) i kwestii przechowywania akt wszystkich zakończonych prawomocnie spraw
sądowoadministracyjnych oraz ich przekazywania do właściwych archiwów państwowych
albo zniszczenia (art. 12a § 3 i 4).
Przepisy § 1 – 10 określają przedmiot rozporządzenia, sposób tworzenia i przetwarzania
akt, w tym również z zastosowaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją, określenie
kategorii akt sądowoadministracyjnych oraz odesłanie do odpowiedniego stosowania
przepisów do ksiąg biurowych i urządzeń ewidencyjnych.
Przepisy § 11 – 14 wskazują zasady zaliczania akt spraw sądowoadministracyjnych do
określonych kategorii i okresy przechowywania akt oraz ksiąg i urządzeń ewidencyjnych.
Z kolei § 15 – 19 określa warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania
archiwom państwowym akt spraw sądowoadministracyjnych.
Rozwiązania przyjęte w tym zakresie są zbieżne z rozwiązaniami przyjętymi
w sądownictwie powszechnym.
W przepisach przejściowych i końcowych przyjęto, że akta spraw zakończonych, których
nie zaliczono do odpowiedniej kategorii lub nie wskazano okresu ich przechowania,
kwalifikuje się według przepisów rozporządzenia (§ 20).
Proponowane rozwiązania oparto na dotychczas obowiązujących przepisach
tj. Rozporządzeniu Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r.
w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich
sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. Nr 89, poz. 505).
Zmiany w odniesieniu do poprzednio obowiązującego rozporządzenia dotyczą przede
wszystkim kwestii wykorzystania instrumentów informatycznych przy tworzeniu akt
sądowoadministracyjnych.




5
Nie zamieszczono przepisu uchylającego rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw
sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie
Administracyjnym, z uwagi na treść § 126 ust. 1 Zasad techniki prawodawczej.
Przyjęto standardowe vacatio legis, tj. wejście rozporządzenia w życie po upływie 14 dni
od dnia ogłoszenia (por. § 45 ust. 1 pkt 1 w zw. z § 132 Zasad techniki prawodawczej).







































07/08-kt
6