Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Przewiduje się także 3-letni okres na uregulowanie kwestii dalszego przechowywania
materiałów archiwalnych przez sukcesorów podmiotów, których działalność ustała.
Jeżeli w tym okresie nie podejmą żadnych działań, materiały archiwalne będą musiały
bezzwłocznie zostać przekazane do archiwów państwowych (art. 8 projektu).
W art. 9–12 projektu uregulowano całość materii związanej z rezygnacją z działania
archiwów wyodrębnionych w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania
w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa.
Również zmiany w art. 40 ustawy archiwalnej wpływają na konieczność wprowadzenia
przepisów przejściowych i dostosowujących w tym zakresie (art. 13 projektu). Przede
wszystkim pracownik naukowy zatrudniony w archiwum państwowym przed dniem
wejścia w życie projektowanej ustawy może w terminie 6 miesięcy rozwiązać stosunek
pracy bez wypowiedzenia. Natomiast archiwa państwowe będą musiały także w ciągu
6 miesięcy dostosować strukturę podległości służbowej pracowników do wymogów
przepisów art. 39 ust. 2 ustawy o instytutach badawczych.
Przewiduje się, że ustawa wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po
upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Akt wykonawczy wydany na podstawie art. 5
ust. 2 ustawy archiwalnej wejdzie w życie z dniem wejścia w życie omawianej
nowelizacji ustawy archiwalnej. Analogiczną zasadę przyjęto dla aktów prawnych,
wydawanych na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy archiwalnej.
Zawarte w projekcie regulacje nie stanowią przepisów technicznych w rozumieniu
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu
funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. Nr 239,
poz. 2039, z późn. zm.), dlatego też projekt nie podlega procedurze notyfikacji.
Przedmiot projektowanej regulacji nie jest objęty prawem Unii Europejskiej.



16

OCENA SKUTKÓW REGULACJI

1. Podmioty, na które oddziałuje projekt
Projekt ustawy będzie oddziaływał na:
1) urzędy obsługujące organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne,
w których utworzono komórki organizacyjne wykonujące zadania w zakresie
obronności i bezpieczeństwa państwa;
2) organy państwowe, w szczególności Ministra Obrony Narodowej, Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego, Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;
3) państwowe jednostki organizacyjne, w szczególności archiwa państwowe,
Centralne Archiwum Wojskowe;
4) organy jednostek samorządu terytorialnego wszystkich szczebli;
5) samorządowe jednostki organizacyjne;
6) podmioty świadczące usługi w zakresie odpłatnego przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej.
2. Wyniki przeprowadzonych konsultacji
Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie
stanowienia prawa (Dz. U. Nr 169, poz. 1414, z późn. zm.) projekt ustawy został
udostępniony na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Rządowego Centrum
Legislacji w zakładce Rządowy Proces Legislacyjny, na stronach Biuletynu Informacji
Publicznej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w zakładce Projekty aktów
prawnych oraz na stronie internetowej Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Nie wpłynęło żadne zgłoszenie lobbingowe odnoszące się do projektu.
Przedmiotowy projekt został skierowany do konsultacji:
1) z Radą Archiwalną;
2) ze związkami zawodowymi:
a) Niezależnym Samorządnym Związkiem Zawodowym „Solidarność”,
b) Ogólnopolskim Porozumieniem Związków Zawodowych,
c) Forum Związków Zawodowych,
d) Sekretariatem Kultury i Środków Przekazu KK NSZZ „Solidarność”,
e) Federacją Związków Zawodowych Pracowników Kultury i Sztuki,
f) Sekcją Krajową Pracowników Archiwów Państwowych NSZZ „Solidarność”;
17

3) z organizacjami pracodawców:
a) Polską Konfederacją Pracodawców Prywatnych „Lewiatan”,
b) Pracodawcami Rzeczypospolitej Polskiej,
c) Związkiem Pracodawców Business Centre Club,
d) Związkiem Rzemiosła Polskiego;
4) z organizacjami pozarządowymi:
a) Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich,
b) Stowarzyszeniem Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości,
c) Stowarzyszeniem Archiwistów Kościelnych w Polsce,
d) Polskim Towarzystwem Archiwalnym,
e) Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Archiwistów,
f) Polskim Towarzystwem Historycznym,
g) Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Pełnomocników Ochrony Informacji
Niejawnych;
5) z ogólnopolskimi organizacjami jednostek samorządu terytorialnego:
a) Unią Metropolii Polskich,
b) Unią Miasteczek Polskich,
c) Związkiem Gmin Wiejskich RP,
d) Związkiem Miast Polskich,
e) Związkiem Powiatów Polskich,
f) Związkiem Województw RP.
Projekt został przedłożony do rozpatrzenia także przez Komisję Wspólną Rządu
i Samorządu Terytorialnego, która zaopiniowała go pozytywnie. Projekt uzyskał
również pozytywną opinię Rady Archiwalnej.
Spotkał się także z poparciem ze strony trzech organizacji archiwalnych,
tj. Stowarzyszenia Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości, Ogólnopolskiego
Stowarzyszenia Archiwistów oraz Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Trzy
pozostałe organizacje poinformowały, że nie zgłaszają uwag.
W ramach konsultacji społecznych postulaty zmian do projektu zostały przedstawione
przez pięć organizacji.
Polskie Towarzystwo Archiwalne (zwane dalej „PTA”) zasygnalizowało pakiet uwag
dotyczących postępowania z dokumentacją, w tym materiałami archiwalnymi,
w Polskiej Akademii Nauk w świetle projektu nowelizacji. PTA postulowało
18

uwzględnienie w odpowiednich przepisach art. 5 i art. 6 ustawy archiwalnej sytuacji
jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym, a w szczególności wpisania do ustawy
archiwalnej norm prawnych, wynikających z aktu powierzenia PAN przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych prawa do gromadzenia i przechowywania
materiałów archiwalnych. Wyjaśniając, zwrócono uwagę, że powierzenie, przewidziane
w art. 38 ustawy archiwalnej, ma charakter indywidualny, a szczegółowe warunki
powierzenia określone są w akcie powierzenia. Nie jest więc zasadne wprowadzanie do
aktu prawa powszechnie obowiązującego regulacji wynikających z rozstrzygnięć
indywidualnych. Uwzględniono jednak postulat przywołania w art. 5 ust. 1 pkt 1
przepisu art. 38, z którego wynika, że zasada przekazywania materiałów archiwalnych
po upływie 25 lat nie dotyczy tych jednostek organizacyjnych, które posiadają
powierzony zasób archiwalny, chyba że upłynął czas powierzenia.
Szereg uwag do projektu ustawy złożonych zostało przez Urząd Marszałkowski
Województwa Lubuskiego za pośrednictwem Związku Województw RP. Uwagi te
dotyczyły sposobu uregulowania zagadnień w art. 5 i art. 6 ustawy archiwalnej.
Głównym postulatem było przeniesienie do ustawy archiwalnej dotychczasowych
przepisów, zawartych w obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Kultury
z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Pojawiła się także
propozycja usunięcia przepisów zawartych w art. 6 ust. 2a–2c ustawy archiwalnej,
a także postulat całkowitej modyfikacji zasad w zakresie wprowadzania instrukcji
kancelaryjnych i archiwalnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt, a także
kwalifikatorów dokumentacji. Dodatkowo Związek Województw RP przedstawił
postulaty zmian w ustawie, takie jak wprowadzenie outsourcingu w zakresie
przechowywania dokumentacji podmiotów państwowych i samorządowych oraz
modyfikację przepisów art. 51h ustawy archiwalnej. Odpowiadając na powyższe uwagi,
zauważono, że większość przedłożonych propozycji nie jest zgodna z zaakceptowanymi
wcześniej założeniami lub też wykracza poza ich ramy. Uznano jednak za zasadną
modyfikację art. 51h ustawy. Poza tym dotychczasowy sposób uregulowania niektórych
zagadnień w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. był trudny
w prawidłowej realizacji zarówno po stronie podmiotów publicznych, ich sukcesorów,
jak i archiwów państwowych. Nie znaleziono także uzasadnienia dla odstąpienia od
19

rezygnacji z aktu wykonawczego, wynikającego z art. 6 ust. 2a–2c ustawy archiwalnej
dotyczącego spraw kancelaryjnych i archiwalnych w organach administracji
samorządowej i państwowej. Przepisy te zostały wprowadzone w ramach nowelizacji
ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne na
wyraźny wniosek organów ww. administracji.
Stowarzyszenie Archiwistów Polskich wyraziło jedynie zaniepokojenie odnośnie do
wskazania przepisem ustawowym, iż podstawą budowy jednolitych rzeczowych
wykazów akt jest system dziesiętny. W zakresie tej kwestii zauważono, że od 1963 r.
obowiązują w zakresie zagadnień kancelaryjnych i archiwalnych regulacje
wprowadzające jako obowiązkowe kwestie klasyfikacji dokumentacji w systemie
dziesiętnym. Klasyfikacja ta zresztą nie ma charakteru archiwalnego, tylko
kancelaryjny. Klasyfikacji dokonuje się bowiem w momencie narastania dokumentacji
w trakcie załatwiania i rozstrzygania spraw, a nie w trakcie jej porządkowania
w archiwum. Tę czynność archiwiści raczej określają mianem systematyzacji. Ze
względu na to, że nowelizacja nie wprowadza nowych rozwiązań w zakresie
postępowania z dokumentacją, tylko je porządkuje i usprawnia w celu umożliwienia
pełnego wdrożenia systemów EZD, nie jest zasadne dokonywanie zmian
w proponowanym zakresie.
Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości zaproponowało
dookreślenie w ustawie sposobu składania odwołań od zaleceń pokontrolnych
i wnoszenia skarg do odpowiedniego sądu wojewódzkiego. W odpowiedzi podniesiono,
że czynności kontrolne oraz dokumentacja z tym związana podlegają kontroli sądów
administracyjnych, ale wynika to z odrębnych przepisów, a nie z ustawy archiwalnej.
Stowarzyszenie wnosiło także o wprowadzenie przepisu o obligatoryjnym zatrudnieniu
archiwisty w instytucjach, które wytwarzają materiały archiwalne, oraz określeniu
statusu zawodowego archiwistów zatrudnionych w archiwach zakładowych. W tym
zakresie zauważono, że celem obecnej nowelizacji nie jest regulowanie statusu
wszystkich archiwistów, choć dostrzega się taką potrzebę, gdyż w tym zakresie
planowana jest kompleksowa nowelizacja prawa archiwalnego.
Ze strony Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Archiwistów pojawiły się dwa postulaty:
ograniczenie prawa kontrolera do swobodnego poruszania na terenie siedziby jednostki
kontrolowanej oraz skrócenie okresów sporządzania dokumentów pokontrolnych.
Pierwszą uwagę uwzględniono przez stosowną modyfikację art. 21a ust. 4 pkt 1 ustawy.
20