Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

pryzmat głównie swojego zasobu archiwalnego (vide art. 28 pkt 7 ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach). Wobec Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, który koordynuje działalność archiwalną na terenie państwa oraz
prowadzi współpracę międzynarodową w zakresie spraw archiwalnych (vide art. 21
ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy), formułowane są oczekiwania, by podejmował analogiczne jak
archiwa państwowe działania w skali ogólnopolskiej i międzynarodowej.
Niezbędna jest także zmiana przepisu art. 21 ust. 2 ustawy archiwalnej. W obecnym
brzmieniu daje on Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych jednoznaczne
uprawnienia do wykonywania kontroli tylko jednostek organizacyjnych wchodzących
w skład państwowej sieci archiwalnej w zakresie wykonywania przepisów ustawy
(państwowa sieć archiwalna jest określona w art. 22 ust. 1). Natomiast z art. 22 ust. 2
wynika, że działalność archiwalną prowadzą także jednostki z powierzonym zasobem
archiwalnym oraz państwowe i samorządowe biblioteki przechowujące materiały
archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego. Dzięki tej zmianie
znikną trudności interpretacyjne związane z tak sformułowanym przepisem
w kontekście art. 4 i art. 18 ust. 1 ustawy, tym bardziej że archiwa państwowe posiadają
np. uprawnienia kontrolne w stosunku do jednostek z powierzonym zasobem
archiwalnym, a Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych – nie. Projektowane
przepisy nie zmienią natomiast zakresu kompetencji Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych w stosunku do kontroli archiwów wyodrębnionych. Nadal taką kontrolą
archiwa wyodrębnione nie będą obejmowane.
5. Uściślenie przepisów dotyczących statusu pracowników zatrudnionych w Naczelnej
Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych
Istnieje konieczność nadania nowego brzmienia przepisu art. 40 ustawy archiwalnej, ze
względu na jego dezaktualizację. W archiwach państwowych pracownicy zatrudniani są
przede wszystkim na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej
(Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.). Tylko niewielka ich część zatrudniana jest na
podstawie przepisów ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów
państwowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 269). Dodatkowo zatrudnianie pracowników
naukowych nie może być już regulowane przepisami ustawy z dnia 25 lipca 1985 r.
o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993, z późn. zm.),
ponieważ zostały one uchylone w 2010 r.
11

Z tego względu w art. 40 ust. 1 zaproponowano, aby prawa i obowiązki pracowników
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwów państwowych, do których nie
mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej,
określały przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów
państwowych. W art. 40 ust. 2 zaproponowano natomiast, że zarówno w Naczelnej
Dyrekcji Archiwów Państwowych, jak i w archiwach państwowych, do pracowników
naukowych będą stosowane niektóre przepisy ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r.
o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618, z późn. zm.), a w zakresie
wynagradzania – przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów
państwowych. Do pracowników naukowych będą miały więc zastosowanie następujące
przepisy ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych:
1) art. 39 ust. 2 – wykluczający istnienie stosunku podległości służbowej między
małżonkami oraz osobami pozostającymi ze sobą w stosunku pokrewieństwa do
drugiego stopnia włącznie lub powinowactwa pierwszego stopnia oraz w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli;
2) art. 41 – dotyczący urlopu wypoczynkowego w wymiarze 36 dni w ciągu roku;
3) art. 42 – wskazujący, że pracownikiem naukowym ww. podmiotów może być
osoba posiadająca wymagane kwalifikacje naukowe, określone w art. 43,
a podstawowym jej obowiązkiem jest realizacja celów i zadań ww. podmiotów,
w tym prowadzenie działalności naukowej i rozwojowej;
4) art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 – określający, że pracownikiem naukowym może być
osoba zatrudniona na stanowisku: profesora zwyczajnego, profesora
nadzwyczajnego, adiunkta i asystenta;
5) art. 43 ust. 2 – wskazujący, że na stanowisku profesora zwyczajnego może być
zatrudniona osoba posiadająca tytuł naukowy profesora;
6) art. 43 ust. 3 – wskazujący, że na stanowisku profesora nadzwyczajnego może być
zatrudniona osoba posiadająca tytuł naukowy profesora, stopień naukowy doktora
habilitowanego lub stopień naukowy doktora;
7) art. 43 ust. 5 – zgodnie z którym na stanowisku adiunkta może być zatrudniona
osoba posiadająca stopień naukowy doktora;
8) art. 43 ust. 6 – zgodnie z którym na stanowisku asystenta może być zatrudniona
osoba posiadająca tytuł zawodowy magistra lub równorzędny;
12

9) art. 44 ust. 1 – odnoszący się do kwestii nawiązania stosunku pracy z pracownikami
naukowymi na podstawie umowy o pracę;
10) art. 44 ust. 5 pkt 1–4 i 6 – zgodnie z którym do obowiązków pracownika
naukowego należy realizacja zadań statutowych ww. podmiotów, w szczególności
poprzez:
a) twórczą działalność naukową polegającą na rozwiązywaniu problemów
naukowych;
b) wprowadzanie do praktyki wyników badań naukowych lub prac rozwojowych;
c) podnoszenie swoich kwalifikacji;
d) upowszechnianie osiągnięć nauki, w tym poprzez publikacje oraz aktywny
udział w życiu naukowym;
e) udział
w pracach organizacyjnych ww. podmiotów związanych
z prowadzonymi badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi oraz
działalnością dydaktyczną lub artystyczną;
11) art. 47 ust. 5 – statuujący zakaz prowadzenia przez pracownika naukowego
w okresie trwania stosunku pracy działalności konkurencyjnej;
12) art. 59 i art. 60 ust. 1 – odnoszący się do zawieszenia pracownika naukowego
i skutków zawieszenia.
6. Doprecyzowanie zabezpieczenia dokumentacji osobowej i płacowej po wykreśleniu
przedsiębiorcy ją przechowującego z rejestru
W obowiązującym stanie prawnym istnieje problem, jak zabezpieczyć dokumentację,
która była odpłatnie przechowywana przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność
w tym zakresie, który został wykreślony z rejestru tej działalności i nie dokonał
stosownego rozliczenia dokumentacji, a doprowadził do tego, że zagraża jej zniszczenie
lub utrata. Powyższa kwestia zgłoszona została przez Związek Województw RP.
W art. 51h dodano przepisy, dające Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych
prawo do wydania decyzji nakazującej złożenie takiej dokumentacji we wskazanym
archiwum państwowym oraz regulujące kwestie kosztów z tym związanych.
7. Zmiany porządkujące i redakcyjne
Pierwsza zmiana o charakterze redakcyjnym dotyczy art. 9 ustawy archiwalnej,
w którym zaproponowano zmianę polegającą na wykreśleniu wyrazów „archiwum
państwowe wyodrębnione” i zastąpieniu ich wyrazami „archiwum wyodrębnione”.
13

Z kolei wprowadzenie w art. 5 ust. 1 pkt 2 pojęcia „dokumentacji niearchiwalnej”
skutkuje koniecznością zapewnienia spójności terminologicznej innych przepisów
ustawy archiwalnej. W związku z powyższym dokonano korekty przepisów art. 21
ust. 1 pkt 4, art. 28 ust. 1 pkt 4, art. 34 ust. 1 i art. 36 ust. 2 pkt 2.
Zmiana art. 5 skutkuje również koniecznością dokonania korekty w art. 51u ust. 2
poprzez zmianę odesłania.
Zmiany objęły jeszcze takie kwestie, jak:
1) zastąpienie wyrazu „ewidencja” przez „ewidencjonowanie” przy określaniu
działalności archiwalnej (art. 21 ust. 1 pkt 4, art. 23 oraz art. 28 ust. 1 pkt 2);
2) dostosowanie przepisów, zawartych w rozdziale 4a i 4b ustawy, do
znowelizowanych przepisów Prawa upadłościowego i naprawczego oraz przepisów
o ewidencji działalności gospodarczej (art. 51c ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1, art. 51i
pkt 3 i 4, art. 51p ust. 6, art. 51u ust. 2 oraz art. 51z ust. 1).
Projekt przewiduje zmianę art. 24 ustawy archiwalnej. Zmiana wynika z potrzeby
dostosowania art. 24 ust. 1 tej ustawy do treści art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 i 1646), tak aby w ramach
kompetencji organizatorskich ministra właściwego do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego, jakie posiada w stosunku do archiwów państwowych,
możliwe było łączenie archiwów państwowych, a nie tylko ich tworzenie
i likwidowanie (archiwa państwowe prowadzą działalność jako państwowe jednostki
budżetowe). Ponadto modyfikacja przepisu znajduje uzasadnienie w diagnozach stanu
sieci archiwów państwowych, obejmującej szereg jednostek organizacyjnych, których
skala działalności predestynuje je raczej do roli oddziałów zamiejscowych większych
ośrodków, mających znaczenie regionalne. Obecnie małe placówki mają ograniczone
możliwości działania z powodu niewystarczających zasobów ludzkich
i kompetencyjnych oraz uzależnione są od dużych archiwów (np. poprzez wspólne
komisje metodyczne, wsparcie w zakresie działań konserwatorskich). W tej sytuacji
niezbędne jest, aby właściwy minister został wyraźnie wyposażony w uprawienie do ich
łączenia. Tego rodzaju rozwiązania organizacyjne sprzyjałyby bardziej efektywnemu
wykorzystaniu ograniczonej ilości kadr znajdujących się w archiwach, które mogłyby
być, przy wzrastających obowiązkach, skierowane do innych zadań.
Projekt przewiduje również zmianę art. 44 ustawy archiwalnej. Zgodnie z § 18
rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
14

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167,
poz. 1375) przepisy § 13–17 stosuje się do przejmowania materiałów archiwalnych
jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 42 ustawy, tj. niepaństwowych
jednostek organizacyjnych. Kwestią bezsporną pozostaje, że przepis tego typu nie może
zostać zamieszczony w nowym brzmieniu aktu wykonawczego wynikającego z art. 5
ust. 2 ustawy archiwalnej, przede wszystkim ze względu na zakres podmiotowy tego
aktu. Dla zachowania dotychczas obowiązującego stanu prawnego niezbędne jest
stworzenie podstawy prawnej dla tego typu regulacji w odniesieniu do materiałów
archiwalnych przejmowanych przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek
organizacyjnych. Utrzymanie obowiązującego stanu prawnego pozostaje zarówno
w interesie niepaństwowych jednostek organizacyjnych, jak i archiwów państwowych.
Brak tego typu regulacji stworzyłby bowiem swoistą niepewność po stronie
ww. podmiotów co do tego, w jakim trybie możliwe jest przekazanie materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych. Mógłby też skutkować niemożnością
wykonania obowiązków, o których mowa w art. 44 ustawy archiwalnej.
8. Przepisy dostosowujące i przejściowe
Do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy,
a dotyczących uzgadniania jednolitych rzeczowych wykazów akt z Naczelnym
Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum
państwowego, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
i brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się przepisy ustawy archiwalnej
w brzmieniu dotychczasowym (art. 2 projektu).
W związku z dodaniem w art. 44 ust. 4 ustawy archiwalnej konieczne było uzupełnienie
projektu o przepis przejściowy dotyczący przekazania do archiwów państwowych
materiałów archiwalnych (art. 3) przez podmioty określone w art. 42 ustawy
archiwalnej.
W związku z rezygnacją z instytucji zgody generalnej przewiduje się pozostawienie bez
rozpatrzenia wniosków o wyrażenie zgody generalnej (art. 5 projektu). Zgody wydane
przed dniem wejścia w życie ustawy w nowym brzmieniu zachowują ważność przez
okres, na jaki zostały wydane (art. 4 projektu).
Podobnie moc obowiązującą do czasu wydania nowych zachowają jednolite rzeczowe
wykazy akt i instrukcje kancelaryjne oraz archiwalne (art. 6 i art. 7 projektu).
15