Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

– 10 –
13) opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych
nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona,
nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości;
14) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;
15) informację o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej
kontroli;
16) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego protokołu;
17) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz
o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;
18) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;
19) podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli;
20) podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty
podpisania protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania protokołu
kontroli – wzmiankę o tym fakcie.
3. Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli,
może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole
kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.
4. Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole
kontroli, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy zastrzeżeń
i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności kontrolne.
5. W przypadku stwierdzenia, że zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole
kontroli są zasadne w całości lub w części, kontroler zmienia lub uzupełnia protokół
kontroli.
6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole
kontroli w całości kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu
kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie
przyczyn odmowy.
8. W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler dołącza do niego
pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
9. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki
kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.
– 11 –
Art. 21c. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 2 miesięcy od
dnia otrzymania protokołu kontroli, przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej
wystąpienie pokontrolne.
2. Wystąpienie pokontrolne zawiera:
1)
oznaczenie wydającego wystąpienie;
2)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
3)
podstawę prawną kontroli;
4)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
5)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
6)
zakres i przedmiot kontroli;
7)
ocenę działalności jednostki kontrolowanej w zakresie objętym kontrolą, w tym
stwierdzone nieprawidłowości;
8)
zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości;
9)
termin usunięcia nieprawidłowości lub termin opracowania harmonogramu
realizacji zaleceń i jego wdrożenia;
10) podpis wydającego wystąpienie;
11) datę podpisania wystąpienia.
3. Wystąpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki
kontrolowanej także w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli;
kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany wykonać zalecenia zawarte
w wystąpieniu pokontrolnym.
4. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne zastrzeżenia do oceny i zaleceń
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe wyjaśnienia
i przedstawić dodatkową dokumentację.
5. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 21 dni od dnia
otrzymania zastrzeżeń:
1)
zmienia wystąpienie pokontrolne i zmienione wystąpienie wraz z uzasadnieniem
przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej – w przypadku stwierdzenia
zasadności całości lub części zastrzeżeń albo
2)
odmawia zmiany wystąpienia pokontrolnego i swoje stanowisko wraz
z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej – w przypadku
nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości.
– 12 –
6. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie określonym w wystąpieniu
pokontrolnym, informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o sposobie
wykonania zaleceń zawartych w tym wystąpieniu i działaniach podjętych w celu
usunięcia nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia takich działań.
7. Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych występuje do organu
nadrzędnego nad jednostką kontrolowaną albo organu sprawującego nad nią nadzór
z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzających do usunięcia
stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.
Art. 21d. 1. Łączny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym
obejmujący również dodatkowe czynności kontrolne, o których mowa w art. 21b ust. 4,
nie może w roku kalendarzowym przekraczać 30 dni roboczych.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do kontroli przeprowadzanej w archiwach
państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.”;
7)
art. 23 otrzymuje brzmienie:
„Art. 23. Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie,
przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie
i
udostępnianie materiałów
archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.”;
8)
w art. 24 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
w drodze rozporządzenia, tworzy lub łączy archiwa państwowe oraz ustala ich siedziby
i zasięg działania albo likwiduje archiwa państwowe, kierując się potrzebą zapewnienia
prawidłowej organizacji archiwów państwowych przez dostosowanie ich liczby,
charakteru, wielkości i właściwości miejscowej do ilości przechowywanych materiałów
archiwalnych, a także racjonalnego gospodarowania środkami finansowymi oraz
mieniem archiwów państwowych.”;
9)
art. 28 otrzymuje brzmienie:
„Art. 28. 1. Do zakresu działania archiwów państwowych należy:
1)
kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;
2)
gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie
i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;
3)
kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego
zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną
– 13 –
w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1, bez
względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub
dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione;
4)
wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji
przechowywanych materiałów, a także wydawanie zaświadczeń na podstawie tych
materiałów;
5)
prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki
i dziedzin pokrewnych;
6)
popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie
działalności informacyjnej;
7)
wykonywanie zadań określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach lub w przepisach odrębnych.
2. Archiwum państwowe, za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, może powierzyć innemu archiwum państwowemu przeprowadzenie
kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3.
3. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa
w ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może
wydawać zarządzenia.
4. Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a–21d stosuje się
odpowiednio.”;
10) w art. 29:
a)
w ust. 1 w pkt 6 uchyla się lit. d,
b)
uchyla się ust. 6;
11) w art. 31 w ust. 1 uchyla się pkt 5;
12) w art. 32 uchyla się ust. 2 i 3;
13) w art. 34 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, są
obowiązani zapewnić:
1)
gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie
materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób
podległych im archiwów zakładowych;
– 14 –
2)
klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji
niearchiwalnej, a także przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym
archiwom państwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.”;
14) w art. 36 w ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
„2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem
dokumentacji niearchiwalnej;”;
15) po art. 36 dodaje się art. 36a w brzmieniu:
„Art. 36a. Jeżeli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury
terenowe, archiwum zakładowe lub składnicę akt można utworzyć odrębnie dla każdej
takiej struktury, o ile spełnia ona co najmniej jedno z następujących kryteriów:
1)
jest zorganizowaną, wyodrębnioną i samodzielną całością położoną w miejscu
zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest
działalność;
2)
prowadzi działalność o zasięgu regionalnym i dla potrzeb regionalnych;
3)
posiada dokumentację przydatną dla potrzeb określonych w art. 16 ust. 1 na
terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.”;
16) art. 40 otrzymuje brzmienie:
„Art. 40. 1. Prawa i obowiązki pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych i archiwów państwowych, do których nie mają zastosowania przepisy
o służbie cywilnej, określają przepisy o pracownikach urzędów państwowych.
2. W Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych
można zatrudniać pracowników naukowych. Do pracowników naukowych stosuje się
przepisy art. 39 ust. 2, art. 41, art. 42, art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 oraz ust. 2, 3, 5 i 6,
art. 44 ust. 1 i ust. 5 pkt 1–4 i 6, art. 47 ust. 5, art. 59 i art. 60 ustawy z dnia 30 kwietnia
2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112,
poz. 654 i Nr 185, poz. 1092), a w zakresie zasad wynagradzania – przepisy
o pracownikach urzędów państwowych.”;
17) w art. 44 dodaje się ust. 4 w brzmieniu:
„4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po
zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze
rozporządzenia, określi warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych
materiałów archiwalnych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42,
w przypadkach określonych w ust. 1–3, uwzględniając wartość historyczną