Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

dotychczasowego aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości w przypadku zidentyfikowania
tej zmarłej osoby.
Kolejne trzy przepisy rozporządzenia dotyczą zasad zamieszczania przy akcie stanu
cywilnego przypisków. Przede wszystkim przypiski będą umieszczane w układzie
chronologicznym. Zamieszczenie będzie poprzedzone wyszukaniem w rejestrze treści
odpowiadającej danemu rodzajowi przypisku z zastrzeżeniem edytowalności odpowiednich
pól. Zamieszczenie przypisku do aktu stanu cywilnego będącego we właściwości innego
kierownika urzędu stanu cywilnego, system teleinformatyczny opatrzy stosownym
komunikatem widocznym dla tego kierownika.
Źokument omyłkowo zamieszczony przy innym akcie, zostanie opatrzony przez
kierownika urzędu stanu cywilnego statusem „unieważniony” ( § 40 rozporządzenia).
Zgodnie z § 41 ust. 1 rozporządzenia, po przekazaniu przez podmiot wykonujący
działalność leczniczą karty urodzenia lub karty martwego urodzenia kierownik urzędu stanu
cywilnego lub zastępca kierownika niezwłocznie oznaczy w rejestrze datę, do której fakt
urodzenia dziecka powinien być zgłoszony. Omawiana czynność będzie rejestrowana
w osobnej pozycji w kalendarzu urodzeń. Źo zarejestrowania daty będzie uprawniony
również pracownik urzędu cywilnego. W przypadku bezskutecznego upływu terminu
zgłoszenia urodzenia dziecka, na mocy § 41 ust. 2 rozporządzenia, system teleinformatyczny
wygeneruje powiadomienie o konieczności sporządzenia aktu urodzenia z urzędu.
Zadanie utworzone dla małżeństwa, które może być zawarte będzie wspierane przez
system teleinformatyczny w przygotowaniu dokumentów wymaganych do zawarcia
małżeństwa świeckiego lub wyznaniowego. Fakt sporządzenia zaświadczenia stwierdzającego
brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, znajdzie odzwierciedlenie w rejestrze.
System teleinformatyczny zarejestruje również datę, do której ważne jest zapewnienie o braku
okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (§ 42 rozporządzenia).
Kolejne przepisy rozporządzenia zawarte w rozdziale 4 regulują zasady organizacji
aktów stanu cywilnego w rejestrze.
Zgodnie z § 43 rozporządzenia system teleinformatyczny sam utworzy oznaczenie
aktu stanu cywilnego, bezpośrednio przed podpisaniem wpisu o urodzeniu, małżeństwie
i zgonie. To samo oznaczenie zostanie utworzone dla aktów przeniesionych do rejestru.
Oznaczenie będzie się składało z unikatowej sekwencji znaków, wskazanych w § 43 ust. 2
rozporządzenia. Rozporządzenie przewiduje również przechowywanie przy akcie stanu
cywilnego historycznych danych o akcie.
24


Roczniki urodzeń, małżeństw oraz zgonów będą otwierane i zamykane odrębnie dla
każdego roku kalendarzowego i okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnie z § 45 ust. 2
w związku z § 47 ust. 1 rozporządzenia. Roczniki będą otwierane i zamykane automatycznie
w każdym następującym po sobie roku kalendarzowym, zamknięcie rocznika nie będzie
miało wpływu na możliwość dokonywania operacji w rejestrze w danym roku, a polegających
na dołączaniu do aktów stanu cywilnego wzmianek dodatkowych, zamieszczania przy tych
aktach przypisków, czy dołączania dokumentów do akt zbiorowych (§ 47 ust. 2
rozporządzenia). Konsekwencją zamknięcia rocznika będzie brak możliwości sporządzenia
dla danego roku aktu stanu cywilnego.
Rocznik stanu cywilnego będzie miał specjalne oznaczenie nadawane przez system
teleinformatyczny, którego częściami składowymi będą: siedmioznakowy identyfikator
gminy (okręgu rejestracji stanu cywilnego), dwuznakowy identyfikator urzędu w obrębie
identyfikatora gminy, dwuznakowe: symbol rodzaju aktów stanu cywilnego oraz dodatkowa
wartość (§ 46 ust. 2 rozporządzenia).
§ 51 i następne przepisy rozporządzenia regulują szczegółowo zasady prowadzenia akt
zbiorowych w rejestrze. Numer nadany aktowi stanu cywilnego będzie identyczny jak
oznaczenie akt zbiorowych w rejestrze. Zgodnie z § 52 rozporządzenia co do zasady
podawana będzie pełna nazwa urzędu bez skrótów wraz z identyfikatorem gminy. Wyjątki od
powołanej reguły wprowadzono w kolejnych przepisach rozporządzenia. W sytuacji, gdy
określona zostanie właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż jednego okręgu
rejestracji, dodatkowo podawane będą identyfikatory innych gmin, Z kolei przy określeniu
właściwości kilku urzędów na obszarze jednego okręgu należy podać identyfikator urzędu
w obrębie identyfikatora gminy, Zgodnie z § 57 rozporządzenia, rejestr stanu cywilnego
będzie przechowywał informację o urzędzie, z którego zostały przeniesione roczniki i księgi.
Przewidziano również, że rejestrze będą likwidowane urzędy stanu cywilnego,
w sytuacji gdy urząd ten przestał stanowić odrębny okręg rejestracji stanu cywilnego. Zmiana
taka zostanie opatrzona statusem „zamknięty”.
Z likwidacją zostanie połączone przeniesienie roczników i ksiąg stanu cywilnego
z likwidowanego urzędu do urzędu właściwego dla więcej niż jednego okręgu rejestracji
stanu cywilnego.
Zgodnie z postanowieniami rozdziału 4 kierownik urzędu stanu cywilnego będzie
zlecał innemu kierownikowi dokonanie w rejestrze czynności, egzemplarycznie wskazanych
w § 58 rozporządzenia. Pomyślne przekazanie zlecenia zostanie opatrzone stosownym
komunikatem.
25


W rozdziale 5 rozporządzenia znalazły się zapisy dotyczące wydawania dokumentów
z rejestru stanu cywilnego. W § 62 rozporządzenia przewidziano, że wydawanie dokumentów
będzie następowało przy użyciu wielkich liter, zaś dla daty sporządzenia dokumentu lub jego
wydania, a także gdy dokument wydawany z rejestru będzie opatrzony datą jego ważności
przewidziano system zapisu: dzień, miesiąc, rok zamieszczonych pismem arabskim.
W przypadku daty ważności danego dokumentu stosowany będzie system zapisu cyframi
arabskimi w porządku: dzień, miesiąc, rok. Źokumenty w rodzaju: odpis zupełny aktu stanu
cywilnego albo zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze danych
dotyczących danej osoby, datę urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok
należy zapisać słownie oraz w nawiasie cyframi arabskimi kolejno: dzień, miesiąc, rok. Źla
odpisów skróconych aktów stanu cywilnego albo zaświadczeń innych niż wydawane
z rejestru, daty będą oznaczone cyframi arabskimi również w systemie dzień, miesiąc, rok.
Powołane zasady zapisu nie będą miały zastosowania do wydawania wielojęzycznych
odpisów aktów stanu cywilnego.
Kolejny przepis zawiera normę prawną o charakterze instrukcyjnym. W § 67
rozporządzenia ustalono, że będą wystawiane cztery egzemplarze zaświadczenia
stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa: trzy z nich będą
wydawane osobom zamierzającym zawrzeć związek małżeński.
Projektowane rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.
Przedmiot projektowanej regulacji nie jest objęty prawem Unii źuropejskiej.
Projekt rozporządzenia nie zawiera przepisów technicznych, a zatem nie podlega
notyfikacji Komisji Europejskiej, zgodnie z trybem rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm
i aktów prawnych (Źz. U. Nr 239, poz. 2039, z pó n. zm.).















26


Nazwa projektu
Data sporz dzenia
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu
26.06.2014 r.
prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz sposobu oznaczania aktów
stanu cywilnego.
ródło:

Projekt ustawy – Prawo o aktach stanu
Ministerstwo wiod ce i ministerstwa współpracuj ce
cywilnego, w wersji z dnia ...
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych


Osoba odpowiedzialna za projekt w randze Ministra, Sekretarza
Nr w wykazie prac ………………….
Stanu lub Podsekretarza Stanu

Tomasz Szubiela Podsekretarz Stanu

Kontakt do opiekuna merytorycznego projektu
Karolina Grenda Dyrektor Departamentu Spraw Obywatelskich MSW
22-60-28-450
OCźNA SKUTKÓW RźGULACJI
1. Jaki problem jest rozwi zywany?

Projekt rozporządzenia stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 27 ust. 4 projektu ustawy
– Prawo o aktach stanu cywilnego. Przepis ten nakłada na ministra właściwego do spraw wewnętrznych obowiązek
określenia, w drodze rozporządzenia, sposobu: prowadzenia rejestru stanu cywilnego, oznaczania w nim aktów
stanu cywilnego, prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, zabezpieczania akt zbiorowych
rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w przypadku, o którym mowa
w art. 27 ust. 3 projektu ustawy.
Minister właściwy do spraw wewnętrznych, wydając przedmiotowe rozporządzenie, uwzględni konieczność
zapewnienia kompletności danych zawartych w rejestrze stanu cywilnego i ich przejrzystości, sprawnego
funkcjonowania rejestru stanu cywilnego, ochrony danych osobowych oraz szczególny charakter akt zbiorowych

rejestracji stanu cywilnego.
Ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego reguluje szereg kwestii związanych z rejestrem stanu cywilnego, m.in.
stanowi, że rejestr stanu jest prowadzony przez podmiot uprawniony, tj. ministra spraw wewnętrznych w systemie
teleinformatycznym. Mając na uwadze, że jest to rozwiązanie nieznane dotychczasowemu prawodawstwu,
konieczne jest zatem wydanie aktu wykonawczego wykonującego zapisy ustawy.
Wydanie przedmiotowego rozporządzenia determinowane jest również wejściem do obiegu prawnego z dniem
1 stycznia 2015 r. ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego.

2. Rekomendowane rozwi zanie, w tym planowane narz dzia interwencji, i oczekiwany efekt
Rekomendowanym rozwiązaniem jest określenie w drodze rozporządzenia sposobu prowadzenia rejestru stanu
cywilnego wraz ze sposobem oznaczania w nim aktów stanu cywilnego. Oczekiwanym efektem rozporządzenia jest
zapewnienie kierownikom urzędów stanu cywilnego prowadzenia od dnia 1 stycznia 2015 r. rejestracji stanu
cywilnego w postaci elektronicznej.
Z dniem 1 stycznia 2015 r. wejdzie w życie ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z art. 5
ust. 1 w zw. z art. 145 ustawy, z tą datą wszystkie zdarzenia z zakresu stanu cywilnego będą podlegały
ewidencjonowaniu wyłącznie w rejestrze stanu cywilnego prowadzonym przez ministra właściwego do spraw
wewnętrznych w dedykowanym systemie teleinformatycznym. Konieczność wydania przedmiotowego
rozporządzenia jest zatem następstwem odejścia w nowej ustawie od prowadzenia rejestracji w postaci papierowej
na rzecz gromadzenia zdarzeń z zakresu stanu cywilnego w postaci elektronicznej. W świetle powyższego
zaistniała potrzeba wydania rozporządzenia, którym określony zostanie sposób prowadzenia rejestru stanu
cywilnego w dostosowanym do wymogów ustawowych programie informatycznym. Ponadto nowa
teleinformatyczna formuła centralnego rejestru umożliwi dokonanie oznaczenia aktów stanu cywilnego i roczników
w rejestrze stanu cywilnego, co przyczyni się do szybszego dostępu do gromadzonych w systemie danych.
Dotychczasowe rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 pa dziernika 1998 r.
w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń
i protokołów (Źz. U. Nr 136, poz. 884, z pó n. zm.), dopuszczało równoczesne prowadzenie rejestracji stanu

cywilnego w postaci papierowej oraz w systemie komputerowym, z zastrzeżeniem, że dane zgromadzone
w aplikacji komputerowej mogły być przekazywane jedynie do organu gminy właściwego w sprawach ewidencji
ludności i ograniczone do tych zawartych w odpisach skróconych aktów stanu cywilnego.
27


Na korzyść rekomendowanego rozwiązania przemawia również fakt, że rejestr stanu cywilnego
obsługiwany przez system teleinformatyczny pozwoli na zmniejszenie kosztów ponoszonych przez organy,
a związane z obowiązkiem utrwalania i przekazywania danych w formie papierowej.
źlektroniczny rejestr będzie posiadał funkcjonalności pozwalające na zdalną aktualizację przez kierownika
urzędu stanu cywilnego rejestru PźSźL o zdarzeniach z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Proces ten usprawni
zasilanie rejestru PESEL danymi z zakresu rejestracji stanu cywilnego i w konsekwencji zapewni referencyjność
tego rejestru oraz prawidłową identyfikację obywatela na jego podstawie.
Projektowane regulacje mają przyczynić się do poprawy jakości rejestracji stanu cywilnego, co przełoży
się na podniesienie bezpieczeństwa i pewności obrotu prawnego.
Wejście w życie rozporządzenia jest bezpośrednio związane z wykonaniem projektu pl.IŹ, obejmującego
powiązane ze sobą ściśle obszary: ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego.

3. Jak problem został rozwi zany w innych krajach, w szczególności krajach członkowskich OźCŹ/Uź?
W państwach członkowskich OźCŹ oraz Uź podejmowane są wysiłki na rzecz informatyzacji rejestracji stanu
cywilnego. Źla przykładu w Austrii, Hiszpanii, Holandii, Niemczech, Szwajcarii, we Włoszech, na Słowacji
i Słowenii aktualnie prowadzone są prace dotyczące stworzenia elektronicznej bazy rejestracji stanu cywilnego, przy
czym stopień zaawansowania prac w poszczególnych krajach jest zróżnicowany i niejednolity. W wymienionych
państwach dominuje ogólna tendencja do wprowadzania elektronicznej rejestracji stanu cywilnego oraz budowania
centralnych rejestrów aktów stanu cywilnego. Informatyzacja obszaru rejestracji stanu cywilnego jest procesem
złożonym i stopniowym, zwłaszcza w aspekcie włączania się do niego urzędów, jak również wprowadzania do
systemu danych historycznych. Proces informatyzacji przebiega więc w perspektywie wieloletniej, np. Hiszpania
prowadzi wytężone prace w powołanym obszarze od 2001 roku, w Szwajcarii od 2004 roku funkcjonuje rejestr
centralny, jednak samo zakończenie procesu przeniesienia danych z zakresu rejestracji stanu cywilnego do rzeczonego
rejestru ma zostać sfinalizowane w 2015 roku.

4. Podmioty, na które oddziałuje projekt
Grupa
Wielkość
ródło danych
Oddziaływanie
Obywatele polscy
Trudno oszacować
Informacja ogólnodosteępna
W zakresie gromadzenia
w rejestrze
i udostępniania danych
z rejestru dotyczących
obywateli co do zdarzeń
w rodzaju: urodzenia,
małżeństwa i zgonu.

Minister Spraw
1
Informacja ogólnodostępna
W zakresie prowadzenia
Wewnętrznych
rejestru stanu cywilnego

oraz w zakresie nadzoru
nad rejestracją stanu
cywilnego.

Urzędy stanu
2299
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych W zakresie dokonywania
cywilnego
– własne dane
czynności w rejestrze
z zakresu rejestracji stanu
cywilnego.

Wojewodowie
16
Informacja ogólnodostępna
W zakresie dostępu do

rejestru stanu cywilnego

w ramach sprawowanego
nadzoru.

5. Informacje na temat zakresu, czasu trwania i podsumowanie wyników konsultacji
W ramach konsultacji społecznych i w celu wykonania obowiązku wynikającego z art. 5 ustawy z dnia 7 lipca
2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Źz. U. Nr 169, poz. 1414, z pó n. zm.), projekt
rozporządzenia zostanie zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa
Spraw Wewnętrznych. Projekt rozporządzenia zostanie również przekazany do zaopiniowania Generalnemu
28