Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

ważności aktu istotne było podpisanie go przez osoby zgłaszające urodzenie, zgon lub
zamierzające zawrzeć małżeństwo, za wyjątkiem urodzenia lub zgonu zgłaszanego przez
szpital lub inny zakład, oraz przez inne osoby uczestniczące w czynności rejestracji stanu
cywilnego, tj. pełnomocników, świadków, biegłych lub tłumaczy.
W dalszej kolejności w rozdziale 2 uregulowano szczegółowe zasady dokonywania
wpisów w rejestrze stanu cywilnego. Regułą będzie dokonanie wpisu przy użyciu wielkich
liter przy zastosowaniu alfabetu łacińskiego (§ 7 rozporządzenia). Źotychczas istniał jedynie
ogólny wymóg, aby akt stanu cywilnego został sporządzony starannie i czytelnie, zaś
pisownia poszczególnych wyrazów nie mogła budzić wątpliwości i miała być zgodna
z obowiązującą normą ortograficzną. Mając na uwadze, że rozporządzenie dopuszczało
sporządzanie akt stanu cywilnego pismem ręcznym, maszynowym lub przy wykorzystaniu
systemu komputerowego kierownicy urzędów stanu cywilnego stosowali małe i wielkie litery.
Przechodząc do rozwiązań szczegółowych, w § 8 ust. 1 rozporządzenia ustalono, że
daty: urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu oraz znalezienia zwłok będą wprowadzane do
aktu stanu cywilnego zgodnie z regułą podwójnego zapisu, tj. słownie i w nawiasie cyframi
arabskimi w formacie: dzień, miesiąc, rok. Przepis ten w istocie zawiera powtórzenie treści
obecnego § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
26 pa dziernika 1998 r. z modyfikacją dotyczącą rozszerzenia powołanej reguły również na
datę znalezienia zwłok. Wyjątkowo, gdy w dokumentach stanowiących podstawę
sporządzenia aktu stanu cywilnego data zdarzenia będzie figurowała jako okres tego
zdarzenia, uprawnione będzie wprowadzenie do aktu stanu cywilnego tego okresu jako daty
zdarzenia. Z kolei daty inne niż wskazane w § 8 ust. 1 rozporządzenia będą zapisywane
w akcie stanu cywilnego wyłącznie cyframi arabskimi, za wyjątkiem miesiąca, dla którego
będzie prowadzony zapis słowny. Wiek osoby będzie umieszczany w akcie stanu cywilnego
jedynie gdy wystąpiła przeszkoda w ustaleniu dat w rodzaju: urodzenia rodziców dziecka,
urodzenia osób, które zawarły małżeństwo oraz urodzenia osoby zmarłej. Wprowadzenie
uszczegółowionych zapisów usunie luki interpretacyjne, które pojawiały się na tle stosowania
dotychczasowego aktu wykonawczego oraz ujednolici reguły zapisu.
Zgodnie z § 9 rozporządzenia regułą będzie zamieszczanie w akcie stanu cywilnego
nazwisk i imion osób w ich pełnym brzmieniu. Źotychczas dopuszczalna była tradycyjna
pisownia nazwisk, używana przez osobę noszącą określone nazwisko. Imiona i nazwiska
wpisywane były w ich pełnym brzmieniu, bez skrótów. W rozporządzeniu szczegółowo
wskazano, że fakultatywne będzie zamieszczanie w akcie stanu cywilnego nazwiska
i nazwiska rodowego w przypadku wskazanym w ustawie, tj. tylko w sytuacji gdy możliwe
19


będzie ich ustalenie. W § 5 ust. 3 rozporządzenia określono kolejność zamieszczania, jeśli
ustawa tego wymaga, imienia (imion) w treści wpisu o zdarzeniach w rodzaju: urodzenie,
małżeństwo albo zgon. Będą one figurowały w następującym porządku: imię pierwsze, imię
drugie, imiona kolejne, za wyjątkiem pó niejszych wpisów dołączanych do aktu stanu
cywilnego jako wzmianki dodatkowe. W obecnym stanie prawnym przywołane kwestie nie
były dotychczas uregulowane.
Na podstawie § 10 rozporządzenia nazwa miejscowości położonej poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, o pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw
Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej, będzie wprowadzona do aktu
w wersji transkrybowanej w alfabecie łacińskim. Jest to istotna zmiana w stosunku do
aktualnego stanu prawnego, dotychczas nazwa takiej miejscowości zamieszczana była
w akcie stanu cywilnego lub jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim.
Fakultatywne było umieszczanie nazwy państwa obok nazwy miejscowości.
Kolejny przepis zawiera nowe rozwiązania o charakterze czysto realizacyjnym; § 11
ust. 1 rozporządzenia stanowi, że w przypadku niemożności ustalenia danych podlegających
zamieszczeniu w akcie stanu cywilnego pola możliwe do wypełnienia tekstem pozostaną
puste. W aktach stanu cywilnego sporządzanych w postaci papierowej wolne miejsca
w poszczególnych rubrykach aktu, w tym w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie uwag,
były przekreślane, aby uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji w treści aktu.
Z kolei do treści wzmianki ustalonej zgodnie z odnośnymi przepisami ustawy i dołączanej do
aktu, w miejsce dotychczasowych danych rodzica będą wpisywane imię, nazwisko oraz
nazwisko rodowe rodzica dziecka.
W § 8 ust. 1 rozporządzenia wpisano uprawnienie dla pracownika urzędu stanu
cywilnego do przygotowania projektów wpisów stanu cywilnego oraz pó niejszych wpisów
mających wpływ na treść lub ważność aktu stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym,
w którym prowadzony jest rejestr.
W § 8 ust. 2 rozporządzenia proponuje się określenie 4 rodzajów statusów, którymi
zostaną oznaczone w systemie teleinformatycznym projekty wpisów przygotowywanych
przez pracownika urzędu stanu cywilnego. Rozporządzenie przewiduje, że program
informatyczny będzie komunikował o: utworzeniu nowego projektu, zapisaniu projektu
w systemie bez przekazania lub z przekazaniem do kierownika lub zastępcy kierownika
urzędu stanu cywilnego oraz o zwróceniu projektu do poprawy. Powyższe pozwoli zarówno
pracownikowi urzędu jak i kierownikowi na monitorowanie postępu prowadzonej sprawy
i usprawni pracę urzędu.
20


W § 12 rozporządzenia pozostawiono do uznania kierownika urzędu stanu cywilnego
możliwość umieszczenia w sporządzanym akcie stanu cywilnego informacji niepodlegających
zawarciu w tym akcie lub przy tym akcie, a przekazywanych przez tego kierownika do
rejestru PESEL.
Kolejne przepisy rozporządzenia określają zakres informacji, które będą
przechowywane lub zamieszczane przy akcie stanu cywilnego. W § 13 wskazano, że
kierownik urzędu stanu cywilnego dokonując czynności rejestracji urodzenia, małżeństwa
i zgonu będzie obowiązany do określenia trybu sporządzenia tego aktu. Z kolei zgodnie z § 11
rozporządzenia, informacja o obywatelstwie osoby, której akt dotyczy, będzie pochodziła
z chwili sporządzenia tego aktu. Przy akcie stanu cywilnego będą gromadzone również
dodatkowe dane w zakresie niezbędnym do wydania wielojęzycznego odpisu skróconego aktu
stanu cywilnego, o ile będzie można je ustalić, a ustawa nie wymaga ich zamieszczania
w akcie (§ 15 rozporządzenia).

Aktualne numery PźSźL osób, których akt dotyczy, będą figurowały przy akcie stanu
cywilnego na podstawie § 16 rozporządzenia. W przypadku zmiany numeru PźSźL
dokonywanej po sporządzeniu aktu stanu cywilnego w związku ze sprostowaniem daty
urodzenia, zmianą płci lub nadaniem numeru PźSźL na skutek omyłki organu administracji
publicznej mającej wpływ na numer PźSźL lub wprowadzenia w błąd organu administracji
publicznej co do tożsamości osoby, system sam zamieści ten nowy numer przy wszystkich
aktach stanu cywilnego figurujących w rejestrze. W myśl § 17 pole informacyjne przy akcie
stanu cywilnego będzie służyło do zamieszczania ewentualnych notatek i komentarzy.
W związku z wprowadzeniem z dniem 1 stycznia 2015 r. do obrotu prawnego ustawy,
dającej podstawę prawną do ewidencjonowania zdarzeń z zakresu stanu cywilnego
w systemie teleinformatycznym, w oparciu o art. 122 ustawy dotychczasowe akty stanu
cywilnego sporządzone w księdze stanu cywilnego będą podlegały przeniesieniu do rejestru
stanu cywilnego. W § 18 rozporządzenia wprowadzono zapis, którym określono zakres
danych dotyczących przenoszonego aktu stanu cywilnego, które będą podlegały umieszczeniu
w rejestrze.
Zgodnie z § 19 rozporządzenia system teleinformatyczny, przeznaczony do
prowadzenia rejestru stanu cywilnego, będzie posiadał funkcjonalności polegające na
wspieraniu kierownika urzędu stanu cywilnego przy sporządzaniu protokołów, dających
podstawę do rejestrowania zdarzeń z zakresu stanu cywilnego oraz przy składaniu
kierownikowi pisemnego zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie
małżeństwa.
21


W dalszej części rozporządzenia szczegółowo uregulowano czynności wykonawcze
towarzyszące procesowi dokonywania wpisu stanu cywilnego w rejestrze. Zgodnie z § 20
rozporządzenia przy rejestrowaniu zdarzeń z zakresu stanu cywilnego oraz wykonywaniu
innych czynności przy wsparciu tego rejestru wypełnianie danych będzie się odbywało
w oparciu o ten rejestr oraz rejestr PESEL.
W myśl § 21 rozporządzenia wpisanie w rejestrze urodzenia dziecka uwarunkowane
zostało uprzednim sprawdzeniem w oparciu o dane dziecka, czy nie nastąpiła już rejestracja
jego urodzenia. Z kolei w przypadku rejestrowania małżeństwa lub zgonu system sam
zweryfikuje fakt zarejestrowania zdarzenia w oparciu o numery PźSźL osób, które zawarły
małżeństwo lub osoby zmarłej. Wyszukanie w rejestrze aktów stanu cywilnego dotyczących
tego
samego
zdarzenia
zostanie
potwierdzone
wygenerowanym
przez
system
powiadomieniem. Sprawdzenie zasobów rejestru uznań będzie dokonywane przed
dokonaniem wpisu o urodzeniu dziecka niepochodzącego z małżeństwa (§ 22
rozporządzenia).
Kierownik zamieści w rejestrze uznań informację, że matka dziecka, stawając
jednocześnie z mężczyzną składającym oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa, nie
potwierdziła faktu pochodzenia dziecka od tego mężczyzny (§ 23 ust. 1 rozporządzenia).
Jednocześnie system teleinformatyczny dokona automatycznej rejestracji daty, do upływu
której matka dziecka mogła złożyć oświadczenie, że mężczyzna potwierdzający ojcostwo jest
ojcem dziecka. W przypadku niepoświadczenia przez matkę dziecka w okresie 3 miesięcy od
chwili złożenia oświadczenia przez mężczyznę uznającego ojcostwo faktu pochodzenia
dziecka od tego mężczyzny, system teleinformatyczny dokona automatycznej rejestracji
braku ważności uznania ojcostwa dziecka. System teleinformatyczny powiadomi kierownika
urzędu stanu cywilnego o skutecznym dokonaniu wpisu w rejestrze, możliwe będzie również
wykonanie podglądu sporządzonego aktu stanu cywilnego.
Projektodawca w § 26 rozporządzenia wskazał, że w strukturze aktów stanu cywilnego
będą umieszczane dane tego rodzaju, aby było możliwe przekazanie ich do archiwum
państwowego. Pod rządami dotychczasowego rozporządzenia papierowe księgi stanu
cywilnego wraz z aktami zbiorowymi były przekazywane właściwym archiwom państwowym
po upływie 100 lat od zamknięcia księgi stanu cywilnego. Źo tego czasu księgi stanu
cywilnego, akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidze alfabetyczne były
archiwizowane w urzędzie stanu cywilnego, w sposób zapewniający należyte ich
zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.
22


Na podstawie § 27 rozporządzenia ważność aktu stanu cywilnego będzie wyznaczana
z pomocą nadanego mu statusu. W rozporządzeniu przewidziano, że status jawny aktu jest
równoznaczny z sytuacją, gdy do aktu stanu cywilnego nie została dołączona wzmianka
wpływająca na jego ważność. Z kolei akt stanu cywilnego z dołączoną wzmianką wpływającą
na jego ważność, będzie opatrzony następującymi statusami: unieważniony, niejawny albo
skreślony. Status „skreślony” będzie nadawany tylko w przypadku, gdy akt stanu cywilnego
sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej w oparciu o dotychczasowe przepisy
będzie migrowany do rejestru stanu cywilnego prowadzonego w systemie
teleinformatycznym, zgodnie z art. 122 ustawy. Status aktu będzie podlegał zmianie na
unieważniony lub niejawny w przypadkach wskazanych w ustawie.
Przepis zamieszczony w § 28 rozporządzenia stanowi, że wzmianki dodatkowe będą
chronologicznie dołączane do aktu stanu cywilnego. W § 29 rozporządzenia i kolejnych
przepisach zostały rozwinięte i uszczegółowione zasady dołączania wzmianek dodatkowych
do aktu. Przede wszystkim dołączanie wzmianki dodatkowej będzie uwarunkowane
uprzednim wskazaniem rodzaju i nazwy wzmianki oraz podstawy dokonania wpisu.
Określone zostały trzy rodzaje wzmianek dodatkowych, tj. zmieniające treść aktu,
zmieniające status aktu oraz unieważniające inne wzmianki. Przy dołączaniu pierwszej
z wymienionych wzmianek podawane będą dane podlegające zmianie, w odniesieniu do
wzmianki zmieniającej status system teleinformatyczny w oparciu o nazwę wzmianki
przypisze do aktu nowy status, a w przypadku wzmianki dodatkowej unieważniającej inną
wzmiankę wskazywana będzie wzmianka podlegająca unieważnieniu.
Zgodnie z § 31 rozporządzenia, struktura wpisu dokonywanego w formie wzmianki
dodatkowej została podzielona na trzy części, tj. część edytowalną przed sporządzeniem
wzmianki, część nieedytowalną, w której miejsce dotychczasowych danych zajmą nowe
zapisy oraz dodatkowa część przeznaczona na wprowadzenie informacji niezawartych
w pozostałych częściach. W myśl § 32 rozporządzenia system teleinformatyczny wykona
operację rekalkulacji danych na te sprzed sporządzenia unieważnionej wzmianki. Fakt
złożenia podpisu elektronicznego pod wzmianką dodatkową zostanie potwierdzone
stosownym komunikatem.
W przypadku uznania ojcostwa dziecka dokonanego już po sporządzeniu aktu
urodzenia dziecka, rzeczowo właściwy kierownik urzędu stanu cywilnego dołączy do aktu
wzmiankę dodatkową stwierdzającą fakt uznania dziecka (§ 34 rozporządzenia). Kierownik
urzędu analogicznie postąpi w przypadku dołączenia do aktu małżeństwa wzmianki
dodatkowej o ustaniu małżeństwa przez śmierć oraz wzmianki dołączanej do
23