Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego

dodawaną do dokumentu elektronicznego. Z uwagi jednak na to, iż zapis dźwięku albo
obrazu i dźwięku (w postaci cyfrowej) z przebiegu posiedzenia jawnego jest częścią akt
prowadzonych w postaci tradycyjnej, na papierze, projektodawcy zdecydowali, iż
kwalifikacja powinna być metadaną obligatoryjnie oznaczającą zapis.
Dołączenie do zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia
jawnego innych metadanych niż określone w § 4 ust. 1 nie może wpływać na zmianę
wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.
Wymóg ten jest odpowiednikiem § 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych.
Należy zdać sobie sprawę z tego, iż przechowywane i archiwizowane będą zapisy
dźwięku lub obrazu, a zatem dokumenty elektroniczne w rozumieniu ustawy o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a nie
informatyczne nośniki danych (np. płyty CD, płyty DVD). Stąd konieczność oznaczania
samych zapisów dźwięku lub obrazu metadanymi, umożliwiającymi m. in. wyszukiwanie
konkretnego zapisu w systemie teleinformatycznym, którego częścią jest repozytorium,
pełniące funkcję przechowalni zapisów i „platformy” udostępniającej zapisy innym sądom,
stronom czy uczestnikom postępowania (za pośrednictwem systemu
teleinformatycznego).
Projektowane rozporządzenie nakłada dodatkowy wymóg, by metadane były trwale
połączone z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego w
sposób gwarantujący rozpoznawalność ich zmiany. W tym miejscu należy odnieść się do
bezpiecznego podpisu elektronicznego, którym będzie opatrywany zapis dźwięku albo
obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego. Zgodnie z definicją tego rodzaju
podpisu, zawartą w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. (Dz. U. Nr 130, poz.
1450 z późn. zm.), bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny (a zatem dane
w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z
którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis
elektroniczny - art. 3 pkt 1 tej ustawy), który: a) jest przyporządkowany wyłącznie do
osoby składającej ten podpis, b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej
kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do
składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu
elektronicznego, c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób,
że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Bezpieczny podpis
elektroniczny nie jest zatem gwarantem tego, iż zmiana (uprawniona bądź nieuprawniona)
10

opatrzonych nim danych elektronicznych nie zostanie dokonana, tylko iż dokonana
zmiana zostanie rozpoznana, zauważona i to w zwykłym toku postępowania z zapisem
dźwięku lub obrazu czy metadanymi, bez konieczności korzystania ze specjalnych
urządzeń czy środków technicznych służących do badania autentyczności danych w
postaci elektronicznej.
Opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym musi zostać zarówno zapis
dźwięku albo obrazu i dźwięku, jak i jego metadane. Normy prawne zawarte w projekcie
rozporządzenia są na tyle elastyczne, że umożliwiają dwa scenariusze. Bezpiecznym
podpisem elektronicznym może zostać opatrzony zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku, a
osobno jego metadane. W związku z koniecznością trwałego połączenia metadanych z
zapisem, w takiej sytuacji należałoby opatrzyć jeszcze raz bezpiecznym podpisem
elektronicznym zapis i metadane, podpisane uprzednio. Można również od razu łącznie
opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku i
jego metadane.
Projekt rozporządzenia nie nakłada obowiązku weryfikacji bezpiecznego podpisu
elektronicznego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ale zgodnie z ogólnymi
zasadami wykładni aktów normatywnych będzie to dozwolone. Projektodawcy
rozporządzenia pozostawili swobodę implementacji tego rozwiązania.
Zgodnie z § 5 projektu rozporządzenia, zapis przebiegu posiedzenia jawnego za
pomocą urządzeń utrwalających dźwięk albo obraz i dźwięk sporządza się z zachowaniem
minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań
publicznych, określonych w przepisach odrębnych. Chodzi tu o rozporządzenie Rady
Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212, poz. 1766). Jego Załącznik nr 1 wymienia protokoły
komunikacyjne i szyfrujące umożliwiające wymianę danych z innymi systemami
teleinformatycznymi używanymi do realizacji zadań publicznych, a Załącznik nr 2 - formaty
danych zapewniające dostęp do zasobów informacji udostępnianych za pomocą
systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych. Ponieważ
sądy powszechne są podmiotami publicznymi w rozumieniu ustawy o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, systemy teleinformatyczne
sądownictwa powinny spełniać wymagania nałożone przez tę ustawę i jej akty
wykonawcze.
Zgodnie z § 6 projektowanego rozporządzenia, przed przystąpieniem do utrwalania
dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant musi
11

zidentyfikować się w systemie teleinformatycznym za pomocą bezpiecznego podpisu
elektronicznego. Jeżeli z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant sporządza zapis
obrazu i dźwięku, ma obowiązek utrwalenia w szczególności wizerunku uczestników
postępowania dokonujących czynności procesowych.
Protokolant wprowadza także do systemu teleinformatycznego dane w postaci
elektronicznej dotyczące oznaczenia sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwisk sędziów,
protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu
przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, oznaczenia sprawy, wzmiankę co do
jawności oraz metadane. Po zakończeniu utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku z
przebiegu posiedzenia jawnego protokolant opatruje zapis bezpiecznym podpisem
elektronicznym. Jak wspomniano, podpis ten gwarantuje identyfikację osoby
sporządzającej zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego
oraz rozpoznawalność dokonania jakiejkolwiek zmiany zapisu.
Zgodnie z § 11 projektu rozporządzenia, utrwalony zapis dźwięku albo obrazu i
dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego przechowuje się w repozytorium. Repozytorium
zdefiniowano w projekcie rozporządzenia (§ 2 pkt 6) jako część systemu
teleinformatycznego przeznaczoną do przechowywania i udostępniania zapisów dźwięku
albo obrazu i dźwięku.
Projektodawcy dali możliwość sporządzania w uzasadnionych przypadkach
kolejnych egzemplarzy zapisów, nie przesądzając, czy mają one być sporządzane na
informatycznym nośniku danych, czy w systemie teleinformatycznym. Rozwiązanie takie
podyktowane jest względami jedynie technicznymi (zwłaszcza bezpieczeństwa), nie zaś
procesowymi. Należy wziąć pod uwagę fakt, iż do tej pory posługiwano się tradycyjnymi
aktami sprawy i nie istniała konieczność sporządzania dodatkowych egzemplarzy (kopii)
poszczególnych pism i dokumentów znajdujących się w aktach, jak również całych akt, w
przypadku gdy akta znajdowały się w stanie nienaruszonym. Kodeks postępowania
cywilnego zawiera wprawdzie przepisy dotyczące otworzenia akt, ale tylko takich, które
zaginęły albo uległy zniszczeniu. Wprowadzenie jednak do „papierowych” akt sprawy de
facto dokumentu elektronicznego w postaci zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z
przebiegu posiedzenia jawnego wymaga innego podejścia do przechowywania tej części
akt, ze względów technicznych, a nie procesowych.
Projekt rozporządzenia stanowi, iż utrwalony zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku z
przebiegu posiedzenia jawnego wraz z odnoszącymi się do niego metadanymi
przechowuje się przez okresy wymienione w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z
12

dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U. Nr 46, poz.
443), stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także
spełniając wymogi bezpieczeństwa, w szczególności przed utratą i zniszczeniem zapisów.
Przepis ten realizuje również § 4 ust. 1 in principio rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego
sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518),
wydanego na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach. Stanowi on, iż wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich
metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z
dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Następnie w projekcie rozporządzenia znajdują się dostosowane do specyfiki
sadownictwa normy prawne zaczerpnięte z rozporządzenia w sprawie szczegółowego
sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. A zatem, przechowywanie w
repozytorium zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego do
czasu przekazania ich do archiwum państwowego wymaga w szczególności
przeprowadzania przez prezesów sądów corocznych przeglądów próbki albo wszystkich
zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego Te przepisy
nakazują przeprowadzenie testów na wybranej części bądź wszystkich przechowywanych
zapisach, jeśli jest ich niewiele, które mają na celu sprawdzenie m. in. możliwości
odtworzenia zapisów i rozpoznania zagrożeń związanych z przechowywaniem zapisów,
np. w określonych formatach, za co odpowiedzialni będą prezesi sądów.
Przepis § 12 projektowanego rozporządzenia dotyczy dokonywania uprawnionej
zmiany zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego dla celów
procesowych. Przez pojęcie uprawnionej zmiany rozumie się modyfikacje zapisu dźwięku
albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego, konieczne dla jego prawidłowego
odtworzenia, w szczególności dokonywane za pomocą i urządzeń korygujących lub
wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz. Należy bowiem wziąć pod uwagę możliwość
wystąpienia takiej sytuacji, w której przykładowo, zapis dźwięku nie będzie słyszalny z
uwagi na zaszumienie, nierozpoznawalne podczas dokonywania zapisu, zauważone
dopiero przy jego odtwarzaniu. Ponadto z uwagi na nieprawidłowe działanie urządzeń
utrwalających dźwięk lub obraz zapis przebiegu posiedzenia jawnego może zostać
nieprawidłowo utrwalony, przy czym fakt ten może zostać zauważony już po zakończeniu
przebiegu posiedzenia. Projektodawcy pisząc o „celach procesowych” mają na myśli w
szczególności zapewnienie sądowi możliwości prawidłowego orzekania w sprawie i
13

przeciwstawiają „cele procesowe” „celom przechowywania i udostępniania zapisu stronom
i uczestnikom postępowania” (§ 13 projektu rozporządzenia).
Uprawnionych zmian zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia
jawnego dla celów procesowych dokonuje upoważniony pracownik sądu na ujawnione w
aktach sprawy żądanie przewodniczącego, przed którym odbywało się posiedzenie jawne,
którego przebieg utrwalano za pomocą urządzeń utrwalających dźwięk albo obraz i
dźwięk. Uprawniona zmiana może być dokonana jedynie na kolejnym egzemplarzu zapisu
dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego. Pierwotny zapis musi
pozostać w aktach sprawy. Należy dołączyć do nich również zapis po dokonaniu
uprawnionej zmiany. Przewodniczący odnotowuje w aktach sprawy dokonanie
uprawnionej zmiany. Opis zmiany, podpisany przez upoważnionego pracownika sądu jej
dokonującego, wciąga się do akt sprawy. Uprawniona zmiana nie może wpływać na treść
utrwalonych czynności procesowych dokonanych podczas posiedzenia jawnego, a zatem
jako nieuprawnioną zmianę należy potraktować, co oczywiste, np. zmianę zeznania
świadka. Każda kolejna uprawniona zmiana zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z
przebiegu posiedzenia jawnego dokonywana jest zgodnie z projektowanymi regulacjami §
12, na kolejnym egzemplarzu zapisu.
Jeśli utrwalony zostanie zapis dźwięku i obrazu z przebiegu posiedzenia jawnego,
może zaistnieć konieczność wyodrębnienia zapisu dźwięku celem udostępnienia go na
informatycznym nośniku danych. Takie wyodrębnienie mieści się w kategorii uprawnionej
zmiany.
Zgodnie z § 14 projektowanego rozporządzenia, uprawnionych zmian zapisu
dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego dla celów jego
przechowywania i udostępniania dokonuje się na wniosek upoważnionego pracownika
sądu. W pozostałym zakresie stosuje się przepisy §12, a zatem uprawniona zmiana dla
celów przechowywania i udostępniania zapisu stronom i uczestnikom postępowania może
być dokonana jedynie na kolejnym egzemplarzu zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z
przebiegu posiedzenia jawnego. Pierwotny zapis musi pozostać w aktach sprawy. Należy
dołączyć do nich również zapis po dokonaniu uprawnionej zmiany. Przewodniczący
odnotowuje w aktach sprawy dokonanie uprawnionej zmiany. Opis zmiany, podpisany
przez upoważnionego pracownika sądu jej dokonującego, wciąga się do akt sprawy.
Uprawniona zmiana nie może wpływać na treść utrwalonych czynności procesowych
dokonanych podczas posiedzenia jawnego.
14