Zaległe urlopy do końca września

Przeczytaj także: Ekwiwalent za zaległy urlop nawet po upadłości

We wrześniu chociaż jeden dzień urlopu

Pracodawcy analizujący kartoteki urlopowe niejednokrotnie stają przed problemem "zmieszczenia się" z wykorzystaniem zaległego urlopu wypoczynkowego przez danego pracownika w wyznaczonym przez prawo terminie. Czasami zaległości urlopowe są tak duże, że dotrzymanie tego terminu wydaje się niemożliwe. Jednak w wielu przypadkach są to obawy "na wyrost" wynikające z nieścisłego rozumienia regulacji urlopowych. Jak wynika bowiem z art. 168 K.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów (lub przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W przepisie ustawodawca nie posłużył się sformułowaniem "pracownik musi wykorzystać", natomiast mówi o tym, że urlopu zaległego należy udzielić do końca września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca pozostanie więc w zgodzie z art. 168 K.p. nawet wtedy, gdy zaległego urlopu udzieli w ostatnim dniu września danego roku, a jego wykorzystanie "przeciągnie się" na październik.

Urlopy wcześniejsze w starym terminie

Nowy termin udzielania zaległego urlopu, obowiązujący od 1 stycznia 2012 r., wprowadził nieco zamieszania, jeżeli chodzi o wykorzystanie urlopowych zaległości z lat wcześniejszych niż za 2011 r. Nowe przepisy nie udzieliły odpowiedzi na pytanie, czy również takich urlopów zaległych dotyczy wrześniowy termin ich udzielenia. W razie zaakceptowania poglądu, że wrześniowy termin dotyczy wszystkich urlopów zaległych bez względu na to, za jakie lata przysługiwały, może pojawić się problem z przedawnieniem urlopów wypoczynkowych za niektóre lata. Przykładowo, bieg trzyletniego terminu przedawnienia urlopu za 2008 r. rozpoczął się najpóźniej 31 marca 2009 r. i zakończył 31 marca 2012 r. Gdyby przyjąć, że wrześniowy termin na udzielenie urlopowych zaległości dotyczy także urlopów za lata wcześniejsze niż za 2011 r., to w odniesieniu do wypoczynku za 2008 r. oznaczałoby to obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu już przedawnionego. Tymczasem pracodawca ma prawo do odmowy udzielenia takiego urlopu, po skorzystaniu z zarzutu przedawnienia roszczenia.
Dlatego prawidłową jest koncepcja, zgodnie z którą termin wrześniowy dotyczy tylko urlopu zaległego za 2011 r. Ewentualne wcześniejsze zaległości urlopowe należy rozliczyć w granicach czasowych przedawnienia roszczenia o dany urlop, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Należy nadmienić, że prawo nie wprowadza zakazu udzielenia zaległego i przedawnionego już urlopu, a jedynie daje pracodawcy możliwość uchylenia się od tego obowiązku poprzez podniesienie zarzutu przedawnienia roszczenia. Jeżeli jednak pracodawca nie skorzysta z tego zarzutu i udzieli takiego przedawnionego urlopu lub zapłaci za niego ekwiwalent, wówczas nie może domagać się od pracownika lub byłego pracownika zwrotu uzyskanych przez niego z tego tytułu korzyści.

Wymóg udzielenia zaległego urlopu do końca września nie dotyczy urlopu na żądanie. Urlop ten może być udzielony w innym terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Ekwiwalent nie rozwiąże problemu

Jeżeli pracodawca dopuści do nagromadzenia urlopu zaległego za dłuższy okres czasu np. z 2 lat, to dotrzymanie obowiązującego go terminu do jego udzielenia pracownikowi będzie bardzo trudne. Czasami pojawiają się więc pomysły na rozwiązanie takiego problemu poprzez wypłatę odpowiedniej rekompensaty za niewykorzystany wypoczynek. Ekwiwalent zamiast urlopu w naturze wydaje się prostym wyjściem z kłopotliwej i niezgodnej z prawem urlopowym sytuacji. Jednak jego ewentualne zastosowanie doprowadzi pracodawcę do kolejnej kolizji z prawem pracy. Przewiduje bowiem ono wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy tylko w jednym przypadku. Dopiero w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu za urlop. Wcześniej urlop może zostać udzielony i wykorzystany wyłącznie w formie dni (lub, wyjątkowo, godzin) wolnych.