Podejmowanie uchwał zarządu spółki na odległość

Przeczytaj także: Zakaz prokury łącznej z członkiem zarządu spółki

Pytanie: W spółce od niedawna zarząd jest dwuosobowy. W umowie spółki, odnośnie reprezentacji jest zapis, że wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu łącznie lub członka zarządu łącznie z prokurentem. W regulaminie zarządu zapisano możliwość podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Problemem jest organizacja pracy zarządu podczas urlopu jednego członka zarządu. Czy prawidłowa byłaby następująca procedura:

1. Na ostatnim posiedzeniu zarządu przed urlopem zamieszczony zostaje zapis w protokole dotyczący opisu zasad zwoływania i odbywania posiedzeń, podejmowania uchwał podczas urlopu jednego członka zarządu (przewiduje taką możliwość regulamin zarządu: „kolejne posiedzenie zarządu może być także zwołane przez zarząd w drodze odpowiedniego ustalenia zaprotokołowanego w trakcie poprzedniego posiedzenia zarządu”).
2. Wykorzystanie techniki porozumiewania się na odległość, tzn. telefonu oraz maila w celu przekazania informacji o zwołaniu posiedzenia, porządku obrad i projektach uchwał. Odbycie posiedzenia nastąpiłoby przy wykorzystaniu skype’a. Oznaczałoby to, że w głosowaniu brałby udział cały zarząd. Jednak wątpliwości budzi kwestia podpisu pod uchwałą i protokołem. Regulamin stanowi, że uchwała, jak również protokół powinien zawierać podpisy obecnych na posiedzeniu członków zarządu. Czy może wystarczy stosowna adnotacja w miejscu podpisu?
3. Czy w uchwale, w której podjęto decyzję o zawarciu jakiejś umowy można udzielić pełnomocnictwa np. dyrektorowi handlowemu (albo jednemu członkowi zarządu, temu który jest na miejscu) do podpisania tej konkretnej umowy?

Jakie dokumenty w opisanej sytuacji powinien otrzymać kontrahent? Czy istnieje jeszcze jakiś inny sposób poradzenia sobie z opisaną sytuacją?

Odpowiedź: W opisanej sytuacji protokół powinien podpisać obecny członek zarządu, a także należy sporządzić właściwą adnotację, że posiedzenie zarządu odbyło się przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Jeżeli w Państwa regulaminie zarządu jest zapis, że po powrocie członka zarządu uzupełnia on swój podpis np. na kolejnym posiedzeniu, wówczas po powrocie powinien umieścić swój podpis pod protokołem i uchwałami.

W jakiej formie powinno być udzielone pełnomocnictwo?

W myśl Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej powinno być udzielone w takiej samej formie, w jakiej dokonuje się tej czynności. Jeżeli więc umowa będzie zawierana na piśmie, wtedy także pełnomocnictwo do podpisania umowy powinno mieć formę pisemną. Pełnomocnictwo jest dokumentem podpisywanym przez mocodawcę, który upoważnia pełnomocnika do wykonanania konkretnej czynności prawnej, w tym przypadku do podpisania umowy.

Najprostszym rozwiązaniem byłoby udzielenie przez dwóch członków zarządu pełnomocnictwa osobie trzeciej do podpisania umowy. Trzeba jednak pamiętać, że w uchwale, w której podjęto decyzję o zawarciu jakiejś umowy, nie można udzielić jednocześnie pełnomocnictwa np. dyrektorowi handlowemu do podpisania tej konkretnej umowy.

Pełnomocnictwo muszą podpisać obaj członkowie zarządu!

Nie da się uniknąć konieczności złożenia podpisu przez drugiego członka zarządu, ponieważ obowiązek ten wynika z zasady reprezentacji, a pełnomocnictwo jest dokumentem, nie zaś uchwałą. Najlepszym wyjściem jest napisanie stosownego pełnomocnictwa przez członka zarządu i wysłanie go kurierem lub pocztą do spółki.

W pełnomocnictwie członek zarządu powinien upoważnić inną osobę, np. dyrektora handlowego do podpisania w jego miejsce umowy. Takiego samego pełnomocnictwa powinien udzielić drugi członek zarządu lub podpisać się na tym samym dokumencie. Osoba pełnomocnika będzie więc wyposażona w pełnomocnictwo udzielone zgodnie z dwuosobową reprezentacją. W tej sytuacji kontrahentowi powinno się okazać dokument pełnomocnictwa i dołączyć go do umowy.

Podstawa prawna:

• art. 99 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.).

Więcej informacji o zmianach przepisów przydatnych w zarządzaniu spółką z o.o. oraz o tym jak zyskać bezpieczeństwo na stanowisku członka zarządu, znajdziesz w poradniku "Doradca Prezesa spółki z o.o."