Ustawa o sygnalistach - na co zwrócić uwagę przy jej wdrażaniu?

Przeczytaj także: Ustawa o ochronie sygnalistów a obowiązki pracodawcy

21 czerwca br., Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw dnia 24 czerwca br. Podstawą polskiej ustawy są zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. Polska miała czas na ich implementację do 17 grudnia 2021 r. W związku z tym część polskich pracodawców już wcześniej zaczęła opracowywać wewnętrzne procedury w swoich firmach czy instytucjach, jednak bez polskiej ustawy, która wdraża do naszego porządku prawnego zapisy unijnej dyrektywy, nie mogli tego procesu zakończyć. Teraz pracodawcy mają tylko 3 miesiące na opracowanie stosownych procedur ochrony sygnalistów lub ich weryfikację pod kątem zgodności z polską ustawą. Obowiązek ten spoczywa zarówno na podmiotach prywatnych, jak i publicznych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób mogą, ale nie muszą wdrożyć w swoich organizacjach przepisów ww. ustawy.

KONSULTACJE, PROCEDURY, REJESTR

Ustawa o sygnalistach nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Nieustanowienia procedury albo ustanowienie jej z naruszeniem istotnych wymogów wskazanych w ustawie podlega karze grzywny.

Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę w procesie wdrażania postanowień ustawy, podpowiada ekspertka z agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacjami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje powinny być prowadzone z zakładową organizacją związkową. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Co ciekawe, ustawa określa czas prowadzenia takich konsultacji - mają one trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni liczonych od przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury. - podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości w firmie należy określić m.in.:

• Kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych - może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna działająca u pracodawcy (np. konkretny dział), konkretna osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dyrektor HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna);
• Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które będą upoważnione do prowadzenia działań następczych (m.in. weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą), tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – pracodawcy mogą sami zdecydować czy takie zgłoszenia przyjmować czy nie.

Zgodnie z ustawą, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Przy ustalaniu sposobów zgłaszania naruszeń warto wziąć pod uwagę rodzaj zakładu pracy oraz personel, jaki pracodawca zatrudnia, tak aby zgłoszenia nie były dla nich utrudnione. Formularz on-line, który sprawdzi się w przypadku pracowników biurowych, może być utrudnieniem dla np. pracowników produkcyjnych. W tym drugim przypadku lepszym rozwiązaniem może być umieszczenie skrzynki, do której będzie można wrzucać zgłoszenia. Przy czym powinna się ona znajdować w miejscu nieobjętym monitoringiem kamer. – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

Oprócz wyznaczenia odpowiednich kanałów zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości, pracodawcy muszą sporządzić oczywiście odpowiednią dokumentację czy dostosować swoje systemy IT. Ekspertka z agencji Trenkwalder podkreśla, że nie mniej ważna jest kampania informacyjna wewnątrz firmy, której celem będzie prawidłowe zaznajomienie pracowników z opracowanymi procedurami, np. poprzez zorganizowanie szkolenia, na którym zostanie pracownikom wytłumaczony cel wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń i główne założenia ustawy o ochronie sygnalistów.

Pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog naruszeń wskazanych w ustawie i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pracownicy muszą zostać powiadomieni, że tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe w takim przypadku. – mówi Dominika Domiańska-Drzyzga.

PRACOWNICY TYMCZASOWI A USTAWA O OCHRONIE SYGNALISTÓW

Pracownicy tymczasowi zostali wprost objęci przepisami ustawy. Pracownik tymczasowy będzie mógł zgłosić naruszenie zarówno w agencji pracy tymczasowej, jak i u pracodawcy użytkownika - w zależności od tego, którego podmiotu naruszenie dotyczy.

Ważne jest, aby pracownicy tymczasowi zostali przez agencję pracy tymczasowej prawidłowo poinstruowani nie tylko, jakie naruszenia, ale też do którego z podmiotów zgłaszać. Przy czym zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, powinni opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek zgłoszenia przez pracownika tymczasowego naruszenia dotyczącego drugiej strony. – wskazuje Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska. – Wątpliwości może budzić odpowiedź na pytanie, który z podmiotów – agencja pracy tymczasowej czy pracodawca użytkownik powinien wliczyć do stanu osób zatrudnionych pracowników tymczasowych. W mojej ocenie należy przyjąć, że liczbę pracowników tymczasowych powinna uwzględnić agencja pracy tymczasowej, jako formalny pracodawca. – dodaje Dominika Domiańska-Drzyzga.

Wdrożenie zapisów ustawy o ochronie sygnalistów może być odbierane przez pracodawców jako swego rodzaju rewolucja czy dodatkowe obciążenie. Pracodawcy powinni jednak spojrzeć na obowiązek wdrożenia postanowień w swoich organizacjach przez pryzmat korzyści, jakie mogą się z tym wiązać dla organizacji.

Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji pozwoli na podjęcie odpowiednich działań naprawczych oraz uniknięcie konsekwencji prawnych czy finansowych. Może też zapobiec utracie renomy organizacji. – podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.