Lista obecności i ewidencja czasu pracy

Przeczytaj także: Sposoby potwierdzania obecności w pracy

Pytanie: W jednej z publikacji przeczytałam, że obecnie pracodawca może stworzyć jeden dokument, który będzie zastępował zarówno listę obecności, jak i ewidencję czasu pracy i będzie to zgodne z aktualnymi przepisami prawa pracy. Mianowicie wystarczy, że pracodawca zaprowadzi indywidualne listy obecności dla pracowników, w których zobowiąże ich do wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia z podpisem. Czy tak rzeczywiście można postąpić?

Odpowiedź: Od pracodawcy zależy, w jaki sposób pracownicy będą potwierdzali obecność w firmie. W związku z tym pracodawca może zadecydować, że pracownicy będą podpisywać się na ewidencji czasu pracy. Niemniej jednak lista obecności nie może zastąpić ewidencji czasu pracy.

1. Lista obecności to jedna z metod potwierdzania obecności w pracy

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawców obowiązków w zakresie wprowadzania określonych procedur dotyczących potwierdzania obecności pracownika w pracy, np. list obecności. To od decyzji pracodawcy zależy, czy w danym zakładzie będą funkcjonować listy obecności oraz jaką przyjmą formę. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników powinien określić sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy w regulaminie pracy. Pozostali pracodawcy informacje w tym zakresie powinni przekazać pracownikom na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Formalnie nie ma więc przeszkód, aby pracodawca wprowadził w zakładzie indywidualne listy obecności, w których pracownicy będą wpisywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

2. Ewidencja czasu pracy to nie to samo co lista obecności

Na pracodawcy spoczywa natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą w zakresie obejmującym:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym:
• pracę w niedziele i święta,
• w porze nocnej,
• w godzinach nadliczbowych oraz
• w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Tak więc niezależnie od tego, czy u danego pracodawcy stosuje się listy obecności i niezależnie od formy tych list, liczba godzin pracy w danym dniu musi być odnotowana w karcie ewidencji czasu pracy. Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy nie dotyczy jedynie pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Należy zauważyć, że zakres informacji, które powinny zostać wykazane w ewidencji czasu pracy, obejmuje nie tylko wskazanie liczby godzin, jaką pracownik przepracował w danej dobie, ale dotyczy również innych zdarzeń mających wpływ na ustalenie wysokości wynagrodzenia za pracę, jak np. praca w porze nocnej, korzystanie przez pracownika z urlopu czy pełnienie dyżuru. Listy obecności nie mogą więc zastąpić obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 29 § 3, art. 104, art. 104¹ § 1 pkt 9, art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.