Akta osobowe pracownika

Przeczytaj także: Dane osobowe pracownika a przynależność do partii

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Zgodnie z rozporządzeniem, część C akt osobowych pracownika powinna zawierać wszelkie dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia oraz związane z okresem po jego ustaniu, w tym:

1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
2. dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy;
3. kopię wydanego świadectwa pracy;
4. dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, w przypadku, gdy takie postępowanie jest prowadzone;
6. umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli pracownik i pracodawca zawarli taką umowę;
7. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Każda z trzech opisanych wyżej części powinna na końcu zawierać wykaz wszystkich znajdujących się w niej dokumentów. Wszystkie dokumenty powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane.

Poza aktami osobowymi pracownika pracodawca ma również obowiązek prowadzić:

1. dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 rozporządzenia);
2. kartę ewidencji czasu pracy – w karcie tej musi uwzględnić m.in. pracę w godzinach nadliczbowych, pracę w porze nocnej, pracę w niedziele i święta, dni wolne, dyżury, zwolnienia od pracy czy urlopy pracownika;
3. imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
4. kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 8 rozporządzenia).

Należy pamiętać, że pracodawca, który, mimo obowiązku, nie prowadzi akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji, do której prowadzenie zobowiązuje go ustawa, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i z tego tytułu podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 KP).

Autor: Paulina Wysocka