Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

W razie stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do KRS lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku pracodawcy, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana.

Na podstawie przepisów rozporządzenia z 1.6.2004 r., w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej (Dz.U. Nr 142, poz. 1503) rozpoczęło działalność Archiwum z siedzibą w Milanówku (adres: 05-822 Milanówek, skr. Pocztowa 164, ul. Stefana Okrzei 1, tel. 0-22 792-12-64). Do zadań tego archiwum należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.

Ponadto stosownie do przepisów art. 51z ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Postępowanie z dokumentacją w razie likwidacji pracodawcy będącego państwową jednostka organizacyjną

Zgodnie z §11 rozp. MK z 16.9.2002 r., w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, w przypadku ustania działalności pracodawców należących do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, dokumentację niearchiwalną jaką jest dokumentacja płacowa, przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.

Postępowanie z dokumentacją płacową w razie likwidacji pracodawcy będącego spółdzielnią

W zakresie postępowania z dokumentacją likwidowanych spółdzielni mają zastosowanie przepisy rozp. MS z 4.4.1995 r., w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni lub organizacji spółdzielczych (Dz.U. Nr 47, poz. 248). W myśl tych przepisów, likwidator spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych przechowuje i odpowiednio zabezpiecza księgi i dokumenty tych podmiotów, a po uporządkowaniu tej dokumentacji, stosownie do zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji obowiązujących w danej spółdzielni oraz organizacji spółdzielczej, przekazuje:

• materiały archiwalne - właściwej jednostce państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
• dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął - związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub organizacja spółdzielcza, a jeżeli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji - Krajowej Radzie Spółdzielczej,
• dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania w likwidowanej spółdzielni oraz organizacji spółdzielczej już upłynął - na makulaturę.