Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Obowiązek prowadzenia pracowniczej dokumentacji osobowej i płacowej

Powołane przepisy nie obejmują tak istotnych kwestii jak, zakres prowadzonej dokumentacji, sposób jej gromadzenia i przechowywania (w tym okres przechowywania), udostępniania dokumentów do wglądu, a także postępowania z dokumentacją pracowniczą w przypadku likwidacji pracodawcy czy przejmowania zakładu przez innego pracodawcę. Problematyka ta jest przedmiotem odrębnych regulacji. I tak, aktem prawnym określającym jakie dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników pracodawca zakłada i prowadzi jest rozp. MPiPS 28.5.1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Stosownie do przepisów § 8 pkt 2 tego rozp. pracodawca zakłada i prowadzi, odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Szczegółową treść oraz formę takiej karty a także komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej sporządzenie i przechowywanie ustala pracodawca.

Prawo wglądu w dokumentację

Należy podkreślić, że zgodnie z przepisami art. 85 § 5 KP, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zatem, chociaż nie wynika to wprost z przepisów, dokumentacja płacowa, nawet wtedy gdy na bieżąco jest prowadzona w formie elektronicznej, powinna przybrać formę pisemną. Tylko taka bowiem forma gwarantuje pracownikowi oraz organom kontrolnym realizację prawa wglądu w dokument.

Stosownie do powołanych przepisów KP, prawo wglądu w dokumentację przysługuje wyłącznie pracownikowi, co oznacza, że udostępnianie takich dokumentów innym osobom, które nie są do nich uprawnione, jest bezprawne. Wynagrodzenie stanowi bowiem informacje poufne i korzysta z ochrony przewidzianej dla dóbr osobistych. Ujawnienie informacji o zarobkach pracownika innym osobom może uzasadniać odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych.

Wobec powyższego, przekazywanie pracownikowi odcinka list płac zawierającego wszystkie składniki wynagrodzenia powinno następować w warunkach zapewniających ochronę jego dóbr. Odbiór takiego odcinka, np. w sekretariacie i pokwitowanie tego faktu na zbiorczej liście płac sporządzonej przez pracodawcę, na której znajdowałyby się nazwiska wszystkich pracowników oraz przysługujące im kwoty wynagrodzenia stanowi naruszenie tej ochrony. Informacje takie mają charakter danych osobowych w rozumieniu ustawy z 29.8.1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.).

Należy pamiętać, że udostępnianie informacji o wynagrodzeniu pracownika związkom zawodowym podlega także ocenie w zakresie ochrony dóbr osobistych pracownika. Zgodnie ze stanowiskiem SN, zawarte w art. 8, 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy z 23.5.1991 r., o związkach zawodowych (Dz.U. Nr 55, poz. 234 ze zm.) uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 KC (uchwała składu 7 sędziów SN z 16.7.1993 r., sygn. akt I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2).

Regulacje prawne dotyczące kwestii zakładania i przechowywania dokumentacji płacowej pracowników należy oceniać nie tylko przez pryzmat obowiązków pracodawcy ale także, a może przede wszystkim, pod kątem ochrony interesów pracowniczych w okresie zatrudnienia oraz po jego zakończeniu. W czasie zatrudnienia pracownik ma prawo zwracać się do pracodawcy o wydanie zaświadczeń o wysokości pobieranego wynagrodzenia, które są potrzebne do załatwiania różnych spraw osobistych pomimo, iż taki obowiązek pracodawcy nie wynika wyraźnie z treści przepisów.