Zatrudnianie osób niepełnosprawnych. O co musi zadbać firma?

Przeczytaj także: Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej. O czym powinien wiedzieć pracodawca?

I. Dedykowana ustawa i Kodeks pracy

Kwestie związane z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych reguluje Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Odpowiednie zastosowanie mają też przepisy Kodeksu pracy. Tworzenie stanowisk pracy dla niepełnosprawnych daje pracodawcom wiele korzyści, takich jak refundacja kosztów ich stworzenia, dofinansowania związane z rehabilitacją zawodową, czy zwroty kosztów modernizacji obiektów, ale wiąże się również z koniecznością spełnienia określonych prawem wymogów.

II. Zatrudnianie niepełnosprawnych – korzyści dla pracodawców i warunki ich uzyskania

1. Zwolnienie z PFRON

Każdy przedsiębiorca zatrudniający co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, nieosiągający 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest zobowiązany do comiesięcznych wpłat na PFRON. Może więc zwolnić się z obowiązku uiszczania tych wpłat, jeśli zatrudni co najmniej 2 osoby niepełnosprawne (6% z 25 = 1,5). Jeśli zatrudnia 20 osób na pełen etat i 10 na pół etatu, co również daje wymiar 25 osób w pełnym czasie pracy, to 6% próg zwolnienia z PFRON zapewni zatrudnienie 1 osoby niepełnosprawnej w pełnym wymiarze czasu pracy i 1 w niepełnym.

Pracodawcy, którzy osiągną ww. 6% wskaźnik, zobowiązani są składać Zarządowi PFRON:

• informacje miesięczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych - do 20. dnia miesiąca następnego (oraz informacje roczne - do dnia 20 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy ta informacja);
• informacje ewidencyjne zgłoszeniowe lub informacje aktualizacyjne - do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym stali się podmiotami zobowiązanymi do składania miesięcznych informacji, o których mowa w pkt a), a nie podlegali zgłoszeniu w informacji ewidencyjnej zgłoszeniowej ani zgłoszeniowej deklaracji ewidencyjnej wpłat na PFRON, lub dane we wcześniejszych tych informacjach uległy zmianie.

2. Dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON

Po spełnieniu określonych w Ustawie wymogów, pracodawca może (wg stawek obowiązujących w 2024 roku) uzyskać z PFRON miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego w wysokości:

• 2400 zł - w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności pracownika;
• 1350 zł - w przypadku umiarkowanego stopnia niepełnosprawności pracownika;
• 500 zł - w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności pracownika.

Dodatkowo, jeśli dofinansowanie dotyczy pracownika ze schorzeniem szczególnym, czyli orzeczoną chorobą psychiczną, upośledzeniem umysłowym, całościowym zaburzeniem rozwojowym lub epilepsją, i/lub niewidomego, to powyższe kwoty zwiększa się odpowiednio o:

• 1200 zł,
• 900 zł,
• 600 zł.

Kwota miesięcznego dofinansowania nie może jednak przekroczyć 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej - 75% tych kosztów.

3. Zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń i zakupu urządzeń

Stosownie do art. 26 Ustawy, pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osoby niepełnosprawne: a) bezrobotne lub poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu, i/lub b) pozostające w zatrudnieniu u niego, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez niego lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy, może starać się z PFRON o zwrot kosztów:

• adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych,
• adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,
• zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających,
• rozpoznania przez służby medycyny pracy ww. potrzeb zakupów, autoryzacji i adaptacji.

Maksymalnie pracodawca może uzyskać zwrot w wysokości dwudziestokrotnego przeciętnego wynagrodzenia za każde przystosowane stanowisko pracy. Co ważne, zwrotowi podlegają wyłącznie koszty poniesione przez pracodawcą przed dniem podpisania ze starostą umowy o zwrot (w przypadku gdy pracodawcą jest starosta, umowy zawiera Prezes Zarządu PFRON). Dodatkowo, kwota zwrotu kosztów poniesionych w związku z rozpoznaniem potrzeb osób niepełnosprawnych nie może przekraczać 15% kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych. Opinię warunkującą zwrot, na temat przystosowania lub o spełnieniu wymogów BHP, wydaje Państwowa Inspekcja Pracy.

4. Zwrot kosztów pracowników wspomagających osoby niepełnosprawne

Pracodawca może również ubiegać się z PFRON o zwrot miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy (w wysokości iloczynu kwoty najniższego wynagrodzenia i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu i miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu), a także kosztów szkolenia tych pracowników (w wysokości 100% kosztów szkolenia, nie więcej jednak niż równowartość kwoty najniższego wynagrodzenia).

Liczba godzin przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu nie może przekraczać liczby godzin odpowiadającej 20% liczby godzin pracy pracownika w miesiącu.

III. Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną?

Pracodawcy muszą pamiętać, że już na etapie rekrutacji, organizacji stażu, zobowiązani są do przestrzegania zasady niedyskryminacji i stworzenia osobom z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności warunków podobnych do tych oferowanych osobom bez takiego orzeczenia. Zgodnie bowiem z art. 183a § 1 Kodeksu pracy, pracownicy powinni być równo traktowani także w zakresie nawiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, w szczególności bez względu na niepełnosprawność. Jak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 6 października 2021 r., przykładem naruszenia zasady niedyskryminacji jest niezatrudnienie kandydata ze względu na jego chorobę, pomimo że dostarczył on orzeczenie lekarskie, które stanowi o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.

IV. Pracownik, który stał się niepełnosprawny w okresie zatrudnienia

Poza procesem rekrutacji na wolne stanowisko, pracownik może stać się osobą niepełnosprawną także już po jego zatrudnieniu, także w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej (niepełnosprawność może nastąpić w wyniku schorzeń nabytych poza pracą). Jeśli utracił on zdolność do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku, pracodawca zobligowany jest zorganizować odpowiednie stanowisko pracy z zapewnieniem dostępności podstawowego zaplecza socjalnego, nie później niż w okresie trzech miesięcy od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy. W przeciwnym razie, w dniu rozwiązania z nią stosunku pracy pracodawca będzie zobowiązany do wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w wysokości 15-krotnego przeciętnego wynagrodzenia za pracownika. Pracodawca zwolniony jest z tego obowiązku, jeśli wykaże, że wyłączną przyczyną wypadku przy pracy było naruszenie przepisów BHP przez pracownika z jego winy lub jego stanu nietrzeźwości (w praktyce pracodawcy nie muszą tego robić, bo taki pracownik zostaje wcześniej zwolniony dyscyplinarnie). Na zgłoszenie gotowości pracownik ma miesiąc, liczony od dnia, w którym uznano go za osobę niepełnosprawną.

V. Stopnie niepełnosprawności

Istotny jest stopień niepełnosprawności, który może także ulec zmianie w trakcie trwania stosunku pracy. Różnicuje on zarówno zakres obowiązków, jak i korzyści pracodawcy związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Im wyższy, tym większe benefity dla zatrudniającego, ale i szerszy zakres dodatkowych uprawnień zatrudnionego, o czym pracodawcy również muszą pamiętać. Dlatego w pierwszej kolejności przedsiębiorcy powinni ocenić i ustalić, dla osób o jakim stopniu niepełnosprawności są w stanie stworzyć warunki pracy. Nie tylko by móc czerpać odpowiednio wyższe korzyści, ale i by nie narazić się na sankcje związane z niedochowaniem tych warunków.

Opis stopni niepełnosprawności zawiera art. 4 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: Ustawa). Do lekkiego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę o naruszonej sprawności organizmu, powodującej w sposób istotny obniżenie zdolności do wykonywania pracy, w porównaniu do zdolności, jaką wykazuje osoba o podobnych kwalifikacjach zawodowych z pełną sprawnością psychiczną i fizyczną, lub mająca ograniczenia w pełnieniu ról społecznych dające się kompensować przy pomocy wyposażenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze lub środki techniczne. Do umiarkowanego - osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych. Do znacznego - osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji.

Zaliczenie do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudniania u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, jeśli pracodawca przystosuje stanowisko pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej, lub gdy chodzi o wykonywanie pracy zdalnej. Ocena co do spełnienia warunków przystosowania stanowiska należy do Państwowej Inspekcji Pracy.

VI. Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności

Co istotne, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zobligowany jest dostarczyć pracownik. Jeśli więc takiego orzeczenia nie posiada, nie może domagać się od pracodawcy spełniania wobec niego wymogów związanych z określonym stopniem niepełnosprawności. A te ustalają powiatowe (w pierwszej instancji) i wojewódzkie (w drugiej) zespoły ds. orzekania o niepełnosprawności. (już na etapie zatrudnienia pracodawca widzi po otrzymanych kwestionariusz czy on jest niepełnosprawny, jak coś to poprawić kwestionariusz, jeśli nie dostanie orzeczenia, to musi poprawić kwestionariusz – bo porządek w papierach musi być po stronie pracodawcy)