Delegowanie kierowców po zmianach. Jak ich rozliczać?

Przeczytaj także: Nowa ustawa o delegowaniu kierowców: koszty pracodawcy spadły nawet o 500 zł

Sierpniowe zmiany są kolejnymi, które zasadniczo wpłynęły na zarobki kierowców. Od lutego 2022 roku kierowcy wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów nie są w podróży służbowej. To oznacza, że diety i ryczałty przestały być dominującymi składowymi w ich wynagrodzeniach, co z kolei wymusiło zdecydowane zwiększenie pensji zasadniczej.

Delegacja wyłącznie w kraju

Obecnie o podróży służbowej możemy mówić jedynie w kontekście przewozu Polska – Polska, co wynika ze specyfiki ustawy o czasie pracy kierowców.

Zgodnie z jej aktualnymi zapisami, przez podróż służbową kierowcy rozumie się bowiem każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych, polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego lub wyjazdu w celu wykonania przewozu drogowego, poza wskazane wcześniej miejscowości/miejsca. Takim kierowcom przysługują diety i ryczałty zgodnie z Kodeksem Pracy i rozporządzeniem, a wspomniane świadczenia są zwolnione z podatków i składek – tłumaczy Beata Gądek, ekspertka TC Kancelarii Prawnej.

Bez diet, ale z większym wynagrodzeniem

Pakiet Mobilności przewiduje objęcie kierowców przepisami o delegowaniu pracowników w odniesieniu do wszystkich rodzajów przewozu, w tym kabotażu. Konsekwencją tego jest zasada, że kierowcom w transporcie międzynarodowym nie wypłaca się diet ani ryczałtów, ale mają prawo do wynagrodzenia obowiązującego w państwie, w którym wykonywana jest usługa.

Przewidziano częściowe zwolnienia z podatków i składek:

• w zakresie ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych – przepisy dot. osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą;
• w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – przepisy dot. pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Od 19 sierpnia 2023 r. rozszerzeniu uległ zakres świadczeń, które można odliczyć od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Do tej pory możliwość odliczenia dotyczyła równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju za każdy dzień pobytu określonej w przepisach z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Do dni pobytu za granicą nie wlicza się urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie i urlop bezpłatny. Jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 h – odliczenie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Aktualnie w przypadku kierowców międzynarodowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie wlicza się kwoty stanowiącej równowartość kwoty 60 euro za każdy dzień pobytu, z zastrzeżeniem że tak ustalony przychód nie może być niższy niż przeciętne wynagrodzenie – tłumaczy Beata Gądek.

Płace i warunki pracy w delegacji

Do należności stanowiących zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów zaliczyć można nocleg, podróż do miejsca rozpoczęcia przewozu, udokumentowane wydatki oraz korzystanie z urządzeń sanitarnych. Jak mówi ekspertka z TC Kancelarii Prawnej, wynagrodzenie za pracę kierowcy może być płatne w 2 ratach:

• Z dołu, w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (kiedy miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, zaś kiedy miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości przeciętnego wynagrodzenia)
• Z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później niż do 21 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Są to stałe, z góry ustalone terminy.

Zasadą w przypadku delegowania jest obowiązek zapewnienia określonych warunków zatrudnienia zgodnie z prawem państwa oddelegowania. Przewoźnik delegujący kierowcę na terytorium Polski zapewnia warunki nie mniej korzystne niż wynikające z Kodeksu pracy. Jeżeli kierowca wykonuje przewóz kabotażowy w Polsce, to za czas pracy przysługuje mu wynagrodzenie zgodne z polskim prawem. Warunki zatrudnienia kierowców kontroluje PiP. Kwestie związane z nawiązywaniem i rozwiązywaniem umów o pracę w przypadku delegowania do państw UE będą rozstrzygane według przepisów państwa wysyłającego.

Delegowanie zgodnie z przepisami

Delegowanie łączy się z konkretnymi obowiązkami administracyjnymi:

Podstawą jest zgłoszenie go najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania podając nazwę, adres, dane kontaktowe zarządzającego transportem, dane dot. kierowcy, rozpoczęcie umowy, daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania kierowcy, rodzaj przewozu i numery rejestracyjne pojazdów. Dodatkowo, delegowany musi mieć przy sobie dokumenty potwierdzające jego status, w tym kopię zgłoszenia delegowania, dokumenty transportowe i zapisy tachografu. Ich forma może być papierowa lub elektroniczna. – wyjaśnia Beata Gądek z TC Kancelarii Prawnej.

Kierowca, który nie jest w stanie okazać powyższych dokumentów na kontroli, musi liczyć się ze słonymi karami, nakładanymi zarówno na kierowcę, jak i przewoźnika.

Brak dokumentów może skutkować nałożeniem kary od 4.000 do 7.000 zł – tłumaczy ekspertka TC Kancelarii Prawnej – Wyposażenie kierowcy w przerobioną lub podrobioną kopię zgłoszenia delegowania albo przerobione lub podrobione potwierdzenie delegowania niesie za sobą ryzyko nałożenia kary w wysokości 7.000 zł. Z kolei zgłoszenie przez przewoźnika informacji niezgodnych ze stanem faktycznym jest zagrożone karą w wysokości nawet 4.000 zł – dodaje.

Nowe przepisy dotyczące delegowania poprawiły sytuację polskich kierowców, jednak dla polskiego sektora transportu mogą oznaczać osłabienie na rynku międzynarodowym. Jego istotnym atutem były mniejsze koszty przewozów, wynikające między innymi z niższego wynagrodzenia polskich kierowców w stosunku do tych z zachodu Europy. Obecnie muszą oni otrzymywać wynagrodzenie adekwatne nie do kraju ich pochodzenia, ale miejsca wykonywania przewozu. Ten zabieg, choć może zaszkodzić polskiemu sektorowi TSL, de facto wyrównuje szanse wszystkich europejskich przewoźników na bardzo konkurencyjnym rynku przewozów międzynarodowych.