Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Załącznik nr 2
Część A
Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału
dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „Ń” do „3”.

0

ZARZ ŹZANIź

00
Ciała kolegialne

01
Organizacja

02
Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

03
Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy

04
Informatyzacja

05
Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje

06
Reprezentacja i promocja

07
Współdziałanie własnej jednostki organizacyjnej z innymi organami lub
jednostkami organizacyjnymi

08
Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii
Europejskiej

09
Kontrole, audyt i szacowanie ryzyka



1

SPRAWY KADROWE

10
Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie i akty prawne dotyczące
zagadnień z zakresu spraw kadrowych

11
Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form
zatrudnienia

12
Ewidencja osobowa

13
Bezpieczeństwo i higiena pracy

14
Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

15
Dyscyplina pracy

16
Sprawy socjalno-bytowe

17
Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna



2

AŹMINISTROWANIź ROŹKAMI RZźCZOWYMI

20
Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie i akty prawne dotyczące
zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

21
Inwestycje i remonty

22
Administrowanie i eksploatacja obiektów
11

23
żospodarka materiałowa

24
Transport, łączność i infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

25
Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne

26
Zamówienia publiczne



3

FINANSź I OBSŁUGA FINANSOWO-KSI GOWA

30
Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie i akty prawne dotyczące
zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych

31
Planowanie i realizacja budżetu

32
Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa

33
Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych

34
Opłaty i ustalanie cen

35
Inwentaryzacja

36
Dyscyplina finansowa

Część B
Wizualizacja budowy wykazu akt.

Symbole klasyfikacyjne
Hasło klasyfikacyjne
Oznaczenie
Uszczegółowienie
I
II
III
IV
kategorii
hasła
rząd
rząd
rząd
rząd
archiwalnej*)
klasyfikacyjnego
1
2
3
4
5
6
7
0



ZARZ ŹZANIź



00


Ciała kolegialne




000

Rada





0000
Organizacja rady
A
w tym akty
powołania,
regulaminy pracy



0001
Posiedzenia rady
A



001

Komisje
A


01


Organizacja




010

Organizacja innych organów
BE10

i jednostek organizacyjnych


011

Organizacja jednostki
A

organizacyjnej
1



SPRAWY KADROWE



10


Regulacje oraz wyjaśnienia,


interpretacje, opinie i akty
prawne dotyczące zagadnień
z zakresu spraw kadrowych
12


100

Własne regulacje, ich projekty
A
m.in. regulamin
oraz wyjaśnienia, interpretacje,
pracy, wykazy
etatów, umowy
opinie i akty prawne dotyczące
zagadnień z zakresu spraw
zbiorowe
kadrowych


101

Otrzymane od organów
BE10
jeżeli regulacje te
i jednostek zewnętrznych
dotyczą
bezpośrednio
regulacje, ich projekty oraz
pracowników
wyjaśnienia, interpretacje,

jednostki to
opinie i akty prawne dotyczące
kwalifikuje się akta
zagadnień z zakresu spraw
spraw ich
kadrowych
dotyczących do
kategorii A


102

Kontakty i wymiana informacji
A

ze związkami zawodowymi
w sprawach kadrowych

11


Nawiązywanie, przebieg


i rozwiązywanie stosunku
pracy oraz innych form
zatrudnienia


110

Zapotrzebowanie i nabór
B2
przy czym okres
kandydatów do pracy
przechowywania
ofert kandydatów
nieprzyjętych i tryb
ich niszczenia wynika
z odrębnych
przepisów


111

Konkursy na stanowiska
BE5
akta osób przyjętych
odkłada się do akt
osobowych; przy
czym dokumentację
posiedzeń komisji
klasyfikuje się przy
odpowiedniej klasie
w ramach grupy
rzeczowej 00
*) W przypadku organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu
terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których nie powstają materiały archiwalne,
odpowiednikiem symbolu A jest symbol BE25.

13
Załącznik nr 3
Przykładowa wizualizacja budowy kwalifikatora dokumentacji.

Numer
Rodzaj dokumentacji
Oznaczenie
Uszczegółowienie kwalifikacji
porządkowy*)
kategorii
archiwalnej
archiwalnej
400
Konstruowanie sprzętu


mechanicznego
400.1
Dokumentacja konstrukcyjna
BE10
okres przechowywania liczy się od daty
modelu
zatwierdzenia dokumentacji
400.2
Dokumentacja konstrukcyjna
A
– egzemplarz podstawowy – A,
prototypu
– kalki i matryce – kategoria B10,
– kopie – kategoria Bc
400.3
Dokumentacja konstrukcyjna
A
– egzemplarz podstawowy –A,
partii próbnej
– kalki i matryce, – kategoria B10,
– kopie – kategoria Bc
400.4
Dokumentacja konstrukcyjna
A
– egzemplarz podstawowy –A,
produkcji seryjnej
– kalki i matryce, – kategoria B10,
– kopie – kategoria Bc
400.5
Źokumentacja oprzyrządowania
BE10
okres przechowywania liczy się od daty
konstrukcyjnego
zatwierdzenia dokumentacji
400.6
Zmiany w dokumentacji
A
– książka partii próbnej, wnioski zmian,
konstrukcyjnej
karty zmian – A,
– książka prototypu – BE10
401
Dokumentacja technologiczna


sprzętu mechanicznego
401.1
Dokumentacja technologiczna
A
– karta procesu technologicznego,
produkcji seryjnej
proces technologiczny – spis operacji,
proces technologiczny – instrukcja
pracy – A,
pozostałe – B10
401.2
Źokumentacja oprzyrządowania
BE10

technologicznego
*) Numer porządkowy konstruuje się z symbolu klasyfikacyjnego klasy w wykazie akt, do której odnosi się
kwalifikator i z kolejnej liczby, począwszy od 1.

14
Załącznik nr 4

Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych
materiałów archiwalnych
przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.


1. Standardy porządkowania tradycyjnych materiałów archiwalnych obejmują:
1.1. ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie tradycyjnych materiałów
archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnegoś
1.2. sprawdzenie sposobu utworzenia jednostek archiwalnych i w miarę potrzeby dokonanie
korekty;
1.3. nadanie układu tradycyjnym materiałom archiwalnym w obrębie jednostek archiwalnychś
1.4. opisanie jednostek archiwalnych na ich opakowaniu poprzez podanie co najmniej:
1.4.1. nazwy organu lub jednostki organizacyjnej, która tradycyjne materiały archiwalne
wytworzyła lub zgromadziła,
1.4.2. tytułu,
1.4.3. okresu, wyrażonego datami rocznymi, tradycyjnych materiałów archiwalnych
w obrębie jednostki archiwalnej,
1.4.4. sygnatury jednostki archiwalnej, wynikającej z ewidencji archiwum państwowegoś
1.5. nadanie układu jednostkom archiwalnym w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego, przy
czym wyodrębnieniu powinny podlegać poszczególne rodzaje tradycyjnych materiałów
archiwalnych.

2. Wykonanie czynności, o których mowa w pkt 1.1.–1.5., odbywa się z uwzględnieniem układu
nadanego przez organ lub jednostkę organizacyjną w momencie wytworzenia lub zgromadzenia
dokumentacji, chyba że taki układ nie był nadany.

3. Standardy ewidencjonowania tradycyjnych materiałów archiwalnych obejmują:
3.1. ustalenie – w zależności od rodzaju tradycyjnych materiałów archiwalnych – czy
przedmiotem jednej pozycji spisu będzie jedna jednostka archiwalna, czy co najmniej dwie
jednostki archiwalne;
3.2. sporządzenie spisu odrębnie dla każdego rodzaju tradycyjnych materiałów archiwalnych
zawierającego:
3.2.1. nazwę organu lub jednostki organizacyjnej posiadającej tradycyjne materiały
archiwalne podlegające przekazaniu do archiwum państwowego,
3.2.2. nazwę zespołu (zbioru) archiwalnego,
3.2.3. określenie rodzaju tradycyjnych materiałów archiwalnych (np. aktowe, techniczne,
kartograficzne, geologiczne, fotograficzne, audiowizualne),
3.2.4. dla każdej pozycji spisu:
3.2.4.1. liczbę porządkową, odpowiadającą kolejnej numeracji jednostek
archiwalnych w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego,
3.2.4.2. oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,
3.2.4.3. tytułu jednostki archiwalnejś
3.2.4.4. okresu, wyrażonego datami rocznymi, materiałów archiwalnych w obrębie
jednostki archiwalnej.

15