Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

2. Dla zamieszczonych przy akcie stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu
cywilnego sporządzonych w formie dokumentu elektronicznego, akt zbiorowych rejestracji
stanu cywilnego zamieszczonych jako odwzorowania cyfrowe oraz opisów dokumentów
niesporządzonych w postaci dokumentów elektronicznych, przechowuje się informacje o:
postaci dokumentu, jego rodzaju i typie, dacie i oznaczeniu dokumentu, nazwie organu, który
sporządził dokument, statusie dokumentu, dacie i osobie, która zamieściła dokument przy
akcie stanu cywilnego, oznaczeniu aktu stanu cywilnego, którego dokument dotyczy.
§ 38. 1. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego zamieszcza się w rejestrze po sporządzeniu
aktu stanu cywilnego, dołączeniu do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej albo
zamieszczeniu przy akcie przypisku.
2. Sporządzając akt stanu cywilnego, można dołączyć dokumenty, które w chwili
sporządzenia aktu stanu cywilnego są przekształcane przez system na akta zbiorowe
rejestracji stanu cywilnego.
§ 39. 1. Jeżeli wzmianka dodatkowa jest dołączana do aktu stanu cywilnego na podstawie
innego aktu stanu cywilnego sporządzonego w rejestrze, nie wymaga się zamieszczenia
w aktach zbiorowych odpisu aktu stanu cywilnego, który stanowił podstawę tej wzmianki.
2. W przypadku, gdy przypisek jest zamieszczany przy akcie stanu cywilnego w wyniku
sporządzenia w rejestrze aktu stanu cywilnego lub dołączenia do aktu stanu cywilnego
wzmianki dodatkowej, nie wymaga się gromadzenia w aktach zbiorowych dokumentu
stanowiącego podstawę przypisku.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, zamieszcza się przy akcie notatkę, o której
stanowi § 17, zawierającą oznaczenie innego aktu stanu cywilnego w rejestrze. Notatki nie
zamieszcza się, jeśli z treści wzmianki albo przypisku wynika to oznaczenie.
§ 40. Źla dokumentu zamieszczonego omyłkowo w aktach zbiorowych rejestracji stanu
cywilnego przy niewłaściwym akcie, status tego dokumentu zmienia się na oznaczający jego
unieważnienie.
§ 41. 1. Po przekazaniu przez podmiot wykonujący działalność leczniczą karty urodzenia albo
karty martwego urodzenia system rejestruje w kalendarzu urodzeń w rejestrze datę, do której
powinno nastąpić zgłoszenie urodzenia dziecka na podstawie wprowadzonej niezwłocznie
przez kierownika urzędu stanu cywilnego daty sporządzenia karty. Wprowadzenia daty może
dokonać również pracownik urzędu stanu cywilnego.
9


2. Po upływie terminu do zgłoszenia urodzenia dziecka system powiadamia o konieczności
sporządzenia aktu urodzenia w trybie określonym w art. 54 ust. 2 ustawy.
§ 42. Jeżeli w zapewnieniu o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa została
zamieszczona adnotacja o wyznaczeniu daty zawarcia związku małżeńskiego, system
w kalendarzu małżeństw rejestruje datę, do której jest ważne zapewnienie.
Rozdział 3
Organizacja aktów stanu cywilnego
§ 43. 1. Przed podpisaniem wpisu o urodzeniu, małżeństwie, zgonie system tworzy
oznaczenie aktu stanu cywilnego.
2. Oznaczenie aktu stanu cywilnego składa się kolejno z siedmioznakowego identyfikatora
gminy, stanowiącej okręg rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym rejestrem
urzędowym podziału terytorialnego kraju, dwuznakowego identyfikatora urzędu stanu
cywilnego w obrębie ww. identyfikatora, dwuznakowego symbolu rodzaju aktu stanu
cywilnego, pięcioznakowego unikalnego numeru aktu, czteroznakowego roku, w którym akt
jest sporządzany.
3. Unikalny numer aktu jest nadawany przez system.
§ 44. 1. Oznaczenie, o którym mowa w § 43, otrzymują również akty stanu cywilnego
przeniesione do rejestru.
2. Przy akcie stanu cywilnego, sporządzonym w wyniku przeniesienia aktu do rejestru,
przechowuje się historyczne oznaczenie tego aktu.
§ 45. 1. Akty stanu cywilnego w rejestrze sporządza się w rocznikach.
2. Oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego i okręgu rejestracji stanu cywilnego
w rejestrze otwiera się rocznik urodzeń, małżeństw oraz zgonów.
§ 46. 1. Roczniki są otwierane przez system z początkiem roku kalendarzowego.
2. Oznaczenie rocznika tworzone jest przez system i składa się kolejno z: siedmioznakowego
identyfikatora gminy, stanowiącej okręg rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym
rejestrem urzędowym podziału terytorialnego kraju, dwuznakowego identyfikatora urzędu
stanu cywilnego w obrębie ww. identyfikatora, dwuznakowego symbolu rodzaju aktów stanu
cywilnego, których dotyczy dany rocznik, roku, którego dotyczy dany rocznik oraz
dwuznakowej dodatkowej wartości.
10


§ 47. 1. Roczniki są zamykane przez system z końcem roku kalendarzowego.
2. Zamknięcie rocznika nie wpływa na możliwość dołączania do aktów stanu cywilnego
wzmianek dodatkowych, zamieszczania przy tych aktach przypisków, czy dołączania
dokumentów do akt zbiorowych.
3. Zamknięcie rocznika powoduje brak możliwości sporządzenia dla danego roku aktu stanu
cywilnego.
§ 48. 1. Akty stanu cywilnego przeniesione do rejestru z dotychczasowych ksiąg stanu
cywilnego prowadzi się w rejestrze w księgach stanu cywilnego.
2. Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał przeniesienia otwiera w rejestrze księgi
stanu cywilnego w celu połączenia w niej aktów przeniesionych z dotychczasowej księgi.
§ 49. Otwarcie księgi następuje wraz z przeniesieniem pierwszego aktu stanu cywilnego
z dotychczasowej księgi aktu stanu cywilnego, a zamknięcie, gdy zostały z danej księgi
przeniesione wszystkie akty stanu cywilnego lub po upływie przewidzianych dla danego
rodzaju ksiąg okresów do ich przechowywania określonych w art. 127 ustawy.
§ 50. 1. Do oznaczania w rejestrze ksiąg stanu cywilnego odpowiednio stosuje się przepis
§ 46 ust. 2.
2. Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego dokonał przeniesienia aktów stanu cywilnego
z więcej niż jednej księgi danego rodzaju w danym roku, księgi oznacza się obligatoryjnie
dwuznakową dodatkową wartością, pozwalającą na ich odróżnienie w rejestrze.
§ 51. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, niezależnie od postaci, w której są
sporządzone, oznacza się numerem nadanym aktowi stanu cywilnego.
§ 52. Oznaczenie urzędu stanu cywilnego zawiera jego pełną nazwę bez stosowania skrótów
wraz z identyfikatorem gminy, stanowiącej okręg rejestracji stanu cywilnego, zgodnym
z krajowym rejestrem urzędowego podziału terytorialnego kraju.
§ 53. 1. W przypadku, gdy została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej
niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego, podaje się dodatkowo identyfikatory innych
gmin, które po zmianie okręgu rejestracji stanu cywilnego pozostają we właściwości danego
urzędu stanu cywilnego.
11


2. W przypadku, gdy została określona właściwość kilku urzędów stanu cywilnego w jednym
okręgu rejestracji stanu cywilnego, podaje się dwuznakowy identyfikator urzędu stanu
cywilnego w obrębie identyfikatora gminy.
§ 54. Oznaczając urząd stanu cywilnego, system otwiera roczniki stanu cywilnego, o których
mowa w § 46, i powiadamia o oznaczeniu urzędu stanu cywilnego wraz z jego danymi oraz
otworzonymi rocznikami.
§ 55. Gdy została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż jednego
okręgu rejestracji stanu cywilnego, kierownik urzędu stanu cywilnego w gminie, która
przestała stanowić odrębny okręg rejestracji stanu cywilnego, zamyka otwarte na dany rok
kalendarzowy roczniki, zmieniając ich status na zamknięty. Zamknięcie rocznika wymaga
podania powodu.
§ 56. 1. Jeżeli została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż jednego
okręgu rejestracji stanu cywilnego, w rejestrze likwiduje się urzędy stanu cywilnego,
właściwe dla gmin, które przestały stanowić odrębny okręg rejestracji stanu cywilnego,
zmieniając ich status na zamknięty oraz zmieniając dane urzędu stanu cywilnego, który
będzie właściwy dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego. Przepis § 53 ust. 2
stosuje się odpowiednio.
2. Przy likwidacji, o której mowa w ust. 1, w rejestrze dokonuje się przeniesienia roczników
i ksiąg stanu cywilnego z likwidowanych urzędów stanu cywilnego do urzędu stanu
cywilnego, który będzie właściwy dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego.
3. W przypadku, gdy została określona właściwość kilku urzędów stanu cywilnego w jednym
okręgu rejestracji stanu cywilnego, roczniki oraz księgi stanu cywilnego utworzone dla aktów
stanu cywilnego przeniesionych do rejestru podlegają kierownikowi urzędu stanu cywilnego,
który został wskazany w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy.
§ 57. Po przeniesieniu rocznika albo księgi stanu cywilnego w rejestrze przechowywana jest
informacja o urzędzie stanu cywilnego, z którego nastąpiło przeniesienie tego rocznika albo
księgi.
12


Rozdział 4
Zlecenia w rejestrze
§ 58. W rejestrze kierownik urzędu stanu cywilnego zleca innemu kierownikowi urzędu stanu
cywilnego w szczególności:
1)
przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru;

2)
dołączenie do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej;

3)
przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru wraz z dołączeniem wzmianki dodatkowej

do tego aktu albo zamieszczeniem przypisku przy tym akcie po jego przeniesieniu.
§ 59. Po przekazaniu zlecenia do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, system
powiadamia o przekazaniu zlecenia do wskazanego urzędu stanu cywilnego.
§ 60. 1. Po wydaniu decyzji o zmianie imienia lub nazwiska obowiązek, o którym mowa
w art. 13 ustawy z dnia 17 pa dziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Źz. U. Nr 220,
poz. 1414, z pó n. zm.), realizuje się w ramach zlecenia.
2. W zleceniu, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się decyzję o zmianie imienia lub
nazwiska jako odwzorowanie cyfrowe, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu
elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za
pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu przekazuje się ją w tej formie.
Rozdział 5
Szczegółowe zasady wydawania dokumentów na podstawie rejestru
§ 61. 1. Wydawanie dokumentów na podstawie rejestru odbywa się przy użyciu wielkich liter.
§ 62. 1. Źatę sporządzenia albo wydania dokumentu zamieszcza się cyframi arabskimi
w kolejności dzień, miesiąc, rok.
2. Jeżeli przepisy prawa określają termin ważności dokumentu lub zaświadczenia, ,datę
ważności dokumentu zamieszcza się cyframi arabskimi w kolejności dzień, miesiąc, rok.
3. W przypadku wydawania odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego albo zaświadczenia
o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze danych dotyczących wskazanej osoby,
datę urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza się słownie
oraz w nawiasie cyframi arabskimi w kolejności dzień, miesiąc, rok. Przepis § 8 ust. 2 i 3
stosuje się odpowiednio.
13