Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw

w części
pokryte poprzez wykorzystanie następujących rozwiązań
przewidujących finansowanie wskazanych działań:
– projekt pn. „Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem
i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację
i wdrożenie idei „jednego okienka”” (UEPA) realizowany w ramach
Priorytetu V Program Operacyjny Kapitał Ludzki – Dobre rządzenie,
w ramach którego planuje się wdrożenie 570 procedur elektronicznych,
– projekt powszechne e-usługi dla administracji publicznej na platformie
ePUAP (przewidziany w Planie Działań na 2012 r. Program Operacyjny
Kapitał Ludzki, Działanie 5.2. – Poddziałanie 5.2.2.), który przewiduje
finansowanie na ten cel po wskazaniu katalogu możliwych do sfinansowania
wzorów i formularzy,
– licencje pozostające w posiadaniu CPI (539), przeznaczeniem których jest
rozszerzenie funkcjonalności dostępnej w bezpłatnym programie Adobe
Reader o wypełnianie i zapisywanie danych w formularzu PDF lokalnie,
dodawanie i zapisywanie komentarzy, dołączanie podpisów cyfrowych,
dynamiczne załączanie barcode oraz integrację z usługami sieciowymi.
Korzyści: zwiększenie liczby spraw, które mogą być inicjowane na drodze
elektronicznej dzięki wzorom elektronicznym i formularzom generującym
dokumenty elektroniczne według wzoru. Dokładne określenie liczby spraw,
które zostaną przeniesione na drogę elektroniczną, nie jest możliwe;
4) Wprowadzenie zmian w Kodeksie postępowania administracyjnego i Ordynacji
podatkowej
a) Rozszerzenie dostępu strony do akt sprawy drogą elektroniczną na wszystkie
dokumenty w nich się znajdujące w oparciu o mechanizmy systemów
elektronicznego zarządzania dokumentami, o ile określony podmiot ma
wdrożony taki system oraz podejmie decyzję udostępniania akt w ten
sposób. Decyzja podmiotu posiadającego EZD w tym zakresie nie będzie
determinowana przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne i zależy jedynie od kierownika danej
jednostki.
Koszty: proponowane zmiany nie wymagają wdrożenia w podmiotach
publicznych systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
43

w celu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w danym podmiocie
(brak jest prawnego wymogu posługiwania się EZD, do decyzji kierownika
danej jednostki pozostaje wybór sposobu dokumentowania załatwiania
spraw – tradycyjny lub w EZD). Proponowana zmiana ma na celu
stworzenie podstawy prawnej do umożliwienia wglądu w akta sprawy drogą
elektroniczną tych organów, w których został już wdrożony system EZD.
Stosowanie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją staje się
coraz bardziej powszechne w administracji publicznej. Badanie „Wpływ
cyfryzacji…” wskazuje, że w 2012 r. w 46% przebadanych jednostek
funkcjonował system EZD (wzrost o 5 punktów procentowych
w porównaniu z 2011 r.), w tym w 44% urzędów gmin, 54% urzędów
powiatowych oraz 43% urzędów marszałkowskich. Z uwagi na szeroki
zakres badania oraz brak innych analiz w tym zakresie, można przyjąć, że
jest to odsetek reprezentatywny dla wszystkich podmiotów podlegających
KPA.
Brak jest analogicznych badań dla organów podatkowych: urzędów i izb
skarbowych oraz celnych. Jednak w przypadku tych grup podmiotów
planowane jest wdrożenie jednolitych narzędzi zarządzania dokumentacją.
W ramach projektu e-Podatki do 2015 r. ma powstać jednolity system EZD
dla wszystkich urzędów i izb skarbowych w Polsce. Natomiast w przypadku
urzędów i izb celnych w tym roku rozpoczyna się projekt wdrożenia
Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami, który docelowo ma
objąć wszystkie te jednostki. Zakończenie projektu planowane jest na
2014 r.
Korzyści: pełniejsza oraz bardziej efektywna realizacja prawa strony do
wglądu w akta własnej sprawy,
b) Dalsza informatyzacja czynności w postępowaniu administracyjnym, dla
których w obecnym stanie prawnym zastrzeżona jest forma pisemna
(np. dopuszczenie
formy elektronicznej wezwania na rozprawę,
ustanowienia pełnomocnictwa, składania zeznań i wyjaśnień).

9) Informacje, dotyczące systemów EZD w urzędach i izbach skarbowych oraz urzędach i izbach celnych,
uzyskane na podstawie rozmów z przedstawicielami Ministerstwa Finansów.
44

Koszty: brak konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów, bowiem już
w obecnym stanie prawnym podmiot publiczny zobowiązany jest zapewnić
możliwość przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez
wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw
należących do jego zakresu działania.
Korzyści: zapewnienie obywatelom i przedsiębiorcom możliwości
ustanowienia drogą elektroniczną m. in. pełnomocnictwa, składania zeznań
i wyjaśnień drogą elektroniczną, co w znaczny sposób przyśpieszy realizację
tych czynności w ramach prowadzonych postępowań,
c) Koszty i korzyści uruchomienia portalu podatkowego
Uruchomienie portalu podatkowego obniży koszty poboru podatków
zarówno po stronie administracji podatkowej, jak i podatników, poprzez
zastąpienie tradycyjnych kanałów komunikacji z zastosowaniem
dokumentów papierowych kanałem elektronicznym. Zgodnie ze Studium
Wykonalności Projektu e-Deklaracje 2 zakłada się, że w wyniku realizacji
projektu 15 mln użytkowników uzyska dostęp do e-usług administracji
podatkowej poprzez portal podatkowy. Biorąc pod uwagę liczbę podatników
korzystających z e-usług administracji podatkowej, liczbę składanych
e-deklaracji, korzyści po stronie podatników z tytułu oszczędności czasu,
korzyści po stronie administracji podatkowej z tytułu oszczędności czasu,
korzyści z tytułu oszczędności papieru, wynagrodzenie pracowników
administracji podatkowej, to całkowita korzyść z tego tytułu wyniesie w
2015 r. 459,9 mln zł (źródło: Studium Wykonalności Projektu
e-Deklaracje 2 przygotowane przez firmę PriceWaterhouseCoopers).
Portal podatkowy zostanie zbudowany w ramach podpisanej w dniu 1 lutego
2013 r. umowy z firmą Sygnity na „Budowę, wdrożenie i utrzymanie
systemu e-Podatki”. Wartość umowy współfinansowanej przez UE
w ramach 7 osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka to
232 mln zł. Szacowane koszty budowy portalu podatkowego w ramach
ww. umowy to około 10,5 mln zł;
5) Wprowadzenie możliwości wystawiania na ePUAP usług przez podmioty inne
niż podmioty publiczne w rozumieniu ustawy o informatyzacji realizujące
zadania publiczne za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji
45

Koszty: wystawianie usług przez te podmioty będzie odbywało się za zgodą
ministra właściwego do spraw administracji na wniosek tych podmiotów,
w związku z czym w przypadku złożenia takiego wniosku podmioty te powinny
uwzględniać pokrycie ewentualnych kosztów związanych z podejmowanym
działaniem z własnych środków budżetowych.
Korzyści: zwiększenie liczby i rodzajów usług dostępnych na ePUAP
(wystawianych np. przez Pocztę Polską, banki). Większa liczba i różnorodność
usług dostępnych na platformie ePUAP przyczyni się do upowszechnienia
profilu zaufanego, a więc pośrednio również do większego wykorzystania przez
obywateli usług e-administracji;
6) Wprowadzenie trybu konkursowego dla dofinansowywania przez ministra
właściwego do spraw informatyzacji przedsięwzięć informatyzacyjnych
Koszty: środki finansowe w przedmiotowym zakresie są corocznie przydzielane
Ministrowi Administracji i Cyfryzacji w ramach rezerwy celowej cz. 83 poz. 29
– środki na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz
upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu. W poprzednich
latach kwoty te kształtowały się następująco:
– 2013 r. – 31 580 tys. zł,
– 2012 r. – 31 580 tys. zł,
– 2011 r. – 30 500 tys. zł,
– 2010 r. – 25 200 tys. zł,
– 2009 r. – 25 200 tys. zł,
– 2008 r. – 35 000 tys. zł,
– 2007 r. – 38 000 tys. zł.
Korzyści: umożliwienie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji
wpływu na rozwój obszarów z zakresu informatyzacji, które wymagają
dofinansowania. Umożliwi to wypełnianie luk informatyzacyjnych;
7) Zmiana przepisów ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi
a) Wdrożenie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
w wojewódzkich sądach administracyjnych
Koszty: w kwestii szacunku kosztów proponowanego rozwiązania, możliwe
jest przedstawienie skali nakładów na wprowadzenia EZD w urzędach
46

o określonej wielkości (wskazane poniżej, na podstawie informacji
z urzędów wojewódzkich), jednak dokładne określenie kosztów, które będą
musiały zostać poniesione przez sądy, jest bardzo trudne do oszacowania na
obecnym etapie. Są one między innymi uzależnione od ostatecznego
kształtu przyjętych rozwiązań prawnych, których realizacja będzie
wymagała wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
wspomagającego dotychczasowy sposób prowadzenia akt sprawy sądowej
w sądach administracyjnych, i wskazania dla przedmiotowego systemu
funkcjonalności niezbędnych dla dokumentowania przebiegu załatwiania
spraw zależnie od przyjętego zakresu proponowanych zmian. System będzie
wymagał wdrożenia w 18 jednostkach sądów administracyjnych.
Określenie całkowitego kosztu wymaga również przeglądu procedur
i prowadzonych spraw, a także funkcjonującego w jednostkach
oprogramowania oraz sprzętu (projekt może, ale nie musi, wymagać
dodatkowych inwestycji w tym zakresie). Koszty wdrożenia mogą się
różnić także w zależności od funkcjonalności wdrażanego systemu oraz
odsetka przeszkolonych pracowników. Specyfika pracy sądów
administracyjnych wymaga więc zaprojektowania indywidualnego systemu,
dostosowanego do potrzeb oraz kształtującego się stanu prawnego.
Możliwe jest jednak wskazywanie skali nakładów, koniecznych do
wprowadzenia EZD w jednostce o określonej wielkości. Przykładowo,
koszty wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją
autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w 13 urzędach
wojewódzkich szacuje się na ok. 24 mln zł (sfinansowane z projektu
e-Urząd Wojewódzki)). W ramach projektu m.in. przekazano sprzęt oraz
licencje oraz przeszkolono użytkowników (do 30 użytkowników w ramach
jednostki). Zatrudnienie w urzędach objętych projektem w 2011 r. wyniosło
ponad 7150 etatów.

10) Na podstawie danych uzyskanych z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz informacji na temat
projektu „Zintegrowana Platforma Obsługi Przedsiębiorców przez Urzędy Wojewódzkie e-Urząd
Wojewódzki.”
11) Na podstawie danych uzyskanych z Departamentu Służby Cywilnej KPRM.
47