Podróże służbowe: ograniczenia pracodawcy w zakresie zlecania wyjazdów

Przeczytaj także: Stała delegacja - bez prawa do diet

Ograniczenia wyjazdów – nieliczne wyjątki

Istnieją jednak ograniczenia pracodawcy narzucenia pracownikowi wyjazdu w delegację. Bezpośrednio przepisy Kodeksu pracy tworzą względny zakaz jednostronnego narzucenia pracownikowi wyjazdu w podróż służbową. Dotyczy to wyjazdów:

• kobiet w ciąży (art. 178 § 1 KP),
• pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4 (art. 178 § 2 KP).

Ważne
Wskazane osoby mogą jeździć w delegacje ale niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie od nich zgody na wyjazd.

Pracownica w ciąży może odmówić wyjazdu służbowego
Przepisy nie ustanawiają wymogu stosowania określonej formy do oświadczenia pracownicy w ciąży dotyczącego zgody na wyjazd służbowy. Do celów dowodowych można zalecić stosowanie formy pisemnej, jednak nie jest to w tej konkretnej sytuacji konieczne. Zgodnie z art. 60 KC oświadczenie woli może być złożone przez każde zachowanie, z którego jasno wynika treść tego oświadczenia woli. Sam wyjazd w podróż służbową pracownicy w ciąży może świadczyć o tym, że wyraziła na taki wyjazd dorozumianą zgodę.

Dodatkowo, z przepisów nie można wysnuć ograniczenia co do zakazu odwołania wcześniej wyrażonej zgody, czy też najpóźniejszego momentu, w którym pracownica powinna poinformować pracodawcę o swojej decyzji w zakresie danego wyjazdu. W skrajnych sytuacjach może to stwarzać problem dla pracodawcy.

Przykład
Pracownica miała udać się w delegację, podczas której miała przeprowadzić skomplikowane negocjacje, do których tylko ona w pełni była przygotowana. Na dwa dni przed wyjazdem pracownica przedstawiła pracodawcy zaświadczenie o stanie ciąży i odmówiła wyjazdu w podróż służbową.

Zakaz delegowania pracownicy bez jej zgody zaktualizował się przed wyjazdem – w chwili przedstawienia zaświadczenia o ciąży. Pracownica skorzystała ze swojego uprawnienia do odmowy wyjazdu w delegację. Pomimo tego, że zachowanie takie oceniać można negatywnie (późne dostarczenie zaświadczenia, odmowa wyjazdu w ostatniej praktycznie chwili uniemożliwiająca przygotowanie się do negocjacji przez innego pracownika), nie można wyciągać w stosunku do tej osoby jakichkolwiek konsekwencji dyscyplinarnych. Skorzystanie z uprawnień związanych z ciążą w kontekście delegacji zależy od jej woli.

Nie można postawić pracownicy zarzutu naruszenia art. 8 KP, zgodnie z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Działanie pracownika, które jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, bądź społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa nie podlega ochronie prawnej i tym samym nie można opierać na nim domagania o przyznanie danego uprawnienia. Pracownica jednak – będąc w szczególnie traktowanej przez przepisy sytuacji – skorzystała ze swojego uprawnienia, które nie może być podważane w sytuacjach, gdy korzystanie z niego jego niekorzystne dla pracodawcy. Zauważmy, że podobna sytuacja miałaby miejsce, gdyby pracownica zachorowała.

Ochrona pracownicy w ciąży aktualizuje się z chwilą dostarczenia pracodawcy zaświadczenia o ciąży. Nie ma w tym kontekście żadnego znaczenia zaawansowanie ciąży – każda pracownica w ciąży może odmówić wyjazdu w delegację.

Stan ciąży powinien być stwierdzony zaświadczeniem lekarskim. Żadne przepisy nie obligują jednak pracownicy do przedstawienia tego zaświadczenia w określonym terminie.
W odniesieniu do pracownic w ciąży zwróćmy również uwagę na kwestie czasu pracy. Zgodnie z najpowszechniejszą koncepcją reprezentowaną w literaturze prawa pracy i orzecznictwie podróż służbową wlicza się do czasu pracy w następujący sposób:

• czas przejazdu – do czasu pracy wliczany nie jest, jeżeli pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy i jeśli przypadał on poza normalnymi godzinami pracy danej osoby; w przypadku, gdy pokrywał się z godzinami pracy wliczamy go do czasu pracy;
• czas wykonywania zadań służbowych – podlega wliczeniu do czasu pracy; jeżeli przypada poza normalnymi godzinami pracy delegowanego pracownika stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Przykład
Pracownica otrzymała polecenie odbycia podróży służbowej. Wyjazd miał nastąpić o godz. 11.00. Pracownica pracuje w godz. 7.30–15.30. Delegacja trwała 8 godzin (czyli do godz. 20.00), a czas rozkładał się następująco: od godz. 12.00 do godz. 14.00 – podróż, między godz. 14.00 a 16.00 – załatwianie spraw na rzecz pracodawcy, od godz. 16.00 do godz. 20.00 – powrót.

W tym przypadku czas od wyjazdu do godz. 16.00 jest wliczany do czasu pracy pracownicy – z tego okresu 30 minut przypada poza jej rozkładem czasu pracy, a zatem stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (w tym czasie pracownica wykonywała pracę, więc nie można nie zaliczać tego do czasu pracy). Kolejne 3 godziny do czasu pracy zaliczane nie są, ponieważ był to czas powrotu, podczas którego pracownica nie wykonywała pracy.

Powyższy przykład obrazuje sytuację w dużej mierze przewidywalną, lecz w trakcie podróży służbowej – w odniesieniu do czasu pracy – wystąpić mogą często przypadki ciężkie do przewidzenia. Przedłużenie spotkania, negocjacji, narady, itp. powodować mogą powstanie godzin nadliczbowych.

Powstanie takich sytuacji może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy za naruszanie przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem, dlatego też planując wyjazdy służbowe pracownic w ciąży należy szczególną uwagę zwracać na potencjalną możliwość wystąpienia pracy nadliczbowej i w razie takiego zagrożenia bezwzględnie nie wysyłać w delegacje tych pracownic.