E-mail marketing: jak nie zostać spamerem?

Przeczytaj także: E-mail marketing: newslettery są skuteczne

Firmowe newslettery i oferty handlowe, to jedne z najprostszych do zrealizowania form reklamy internetowej. Tego typu treści marketingowe można rozesłać nawet za pomocą zwykłego programu pocztowego. Jednak przeprowadzenie skutecznej i jednocześnie zgodnej z prawem kampanii mailingowej, wymaga solidnych przygotowań. Zanim przystąpimy do działań, warto dowiedzieć się czym według prawa, jest informacja handlowa. Znajomość możliwości i zakresu jej wykorzystania, pozwoli uniknąć poważnych błędów.

Czy zgadza się Pan na przesłanie oferty na 50-procentową zniżkę na produkt X?

W myśl ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną informacją handlową jest każda wiadomość pośrednio lub bezpośrednio promująca towary, usługi, bądź wizerunek przedsiębiorcy. Zgodnie z polskim prawem, odbiorca musi najpierw wyrazić zgodę na jej otrzymanie. Często jednak dochodzi do nadużyć. Przedsiębiorcy rozsyłają wiadomość z prośbą o wyrażenie zgody na otrzymywanie oferty, która już nosi znamiona informacji handlowej. Warto wiedzieć, że stosowanie takich praktyk jest czynem nieuczciwej konkurencji i grożą za to konsekwencje prawne, a także finansowe. Treść samej oferty również podlega stosownym regulacjom. Przede wszystkim należy zawrzeć w niej nazwę firmy, na której zlecenie jest rozpowszechniana oraz jej adresy elektroniczne. Podobnie w przypadku, gdy robimy to w imieniu własnej firmy, również musimy podać jej pełną nazwę oraz dane kontaktowe. Należy też wyraźnie zaznaczyć zakres promocji, a w szczególności: obniżki cen, nieodpłatne świadczenia pieniężne lub rzeczowe i inne korzyści związane z reklamowanym produktem. Zgodnie z przepisami, musimy też jednoznacznie określić warunki niezbędne do ich uzyskania.

Kto chciałby przeczytać moją wiadomość?

Sprawą podstawową jest ustalenie adresatów wiadomości. Mając te informacje, można zlecić jej rozesłanie wyspecjalizowanej firmie. Świadcząc takie usługi musi ona posiadać zgodę wszystkich odbiorców, na przesyłanie treści reklamowych. Kolejną metodą jest zakup bazy adresowej i rozesłanie do niej reklam. W bardziej komfortowej sytuacji są właściciele sklepów internetowych, którzy mogą wykorzystać do tego celu listę adresów swoich klientów oraz osób, które zapisały się do newslettera. Zanim jednak wyślą do nich wiadomość powinni upewnić się, czy wyraziły one zgodę na otrzymywanie takich treści. Z danych zebranych przez serwis RzetelnyRegulamin.pl wynika, że w praktyce, tylko co trzeci e-sklep spełnia wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.

"Sklepy internetowe i portale, które chcą pozyskać dane osobowe do celów marketingowych, często robią to w sposób niezgodny z prawem. Nagminne jest tzw. domniemanie zgody, czyli założenie, że jeśli ktoś dokonał rejestracji w serwisie, to będzie również chciał otrzymywać newsletter lub oferty handlowe. Błędem jest także wymuszanie zgody, czyli uzależnianie rejestracji, od udzielenia pozwolenia na otrzymywanie treści marketingowych. Zdarza się również, że akceptacja regulaminu serwisu jest połączona z pozwoleniem na otrzymywanie treści marketingowych w jednym zapisie, nie pozostawiając wyboru internaucie – wyjaśnia Rafał Stępniewski, ekspert z RzetelnyRegulamin.pl. Za stosowanie wymienionych praktyk grozi kara do 50 tys. złotych dla administratora danych osobowych, 200 tys. dla firmy oraz nawet 2 lata pozbawienia wolności.

Skąd macie mój adres?

To pytanie pojawia się bardzo często w przypadku kampanii marketingowych, realizowanych za pomocą baz adresowych, kupionych od firmy zewnętrznej. W takiej sytuacji, przedsiębiorca ma obowiązek ujawnić skąd pozyskał adres użytkownika oraz w jaki sposób do tego doszło. Wymusza to art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, który nakłada taki obowiązek.

Nie chcę otrzymywać twoich wiadomości!
Pamiętajmy, że nawet najbardziej lojalny klient, może po pewnym czasie chcieć zrezygnować z otrzymywania treści reklamowych.

Zadaniem sklepu lub serwisu internetowego jest umożliwienia mu wypisania się z newslettera. Musi zrobić to bezwarunkowo. Polskie prawo nie precyzuje, w jaki sposób powinno się to odbywać. Nie określono też czasu, w jakim należy wykonać tę czynność. Ważne tylko, by użytkownik nie otrzymał już kolejnej wiadomości – mówi Rafał Stępniewski. W praktyce serwisy rozwiązują ten problem na dwa sposoby. Pierwszy, wygodniejszy dla użytkownika, polega na zamieszczeniu specjalnego linku na końcu wiadomości, którego kliknięcie spowoduje automatyczną rezygnację. W przypadku mniej zaawansowanych systemów mailingowych lub ręcznego rozsyłania wiadomości, użytkownik proszony jest o odpowiedź na wiadomość słowem: „wypisz”, „nie” lub np. „rezygnacja”.

Ochrona danych, a sprawy formalne

Należy pamiętać, że newsletter jest usługą świadczoną drogą elektroniczną i w związku z tym powinien być opisany w regulaminie sklepu czy też serwisu. Sam zbiór danych osobowych, czyli np. bazę adresów odbiorców, należy natomiast zarejestrować u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Jest to czynność bezpłatna, jednak by móc ją wykonać, należy wdrożyć w firmie politykę bezpieczeństwa. To ona określa procedury i opisuje w jaki sposób sklep lub serwis administruje, przetwarza i chroni dane osobowe. Do obowiązków administratora należy również udostępnienie szyfrowanego połączenia podczas przesyłania danych osobowych, a także monitorowanie kto i kiedy je wprowadzał oraz modyfikował.

Poszanowanie praw użytkowników do wglądu, korekty, a także możliwości usunięcia swoich danych osobowych z baz teleadresowych, jest obecnie bardzo istotną kwestią. Rosnąca liczba spraw sądowych, związanych z naruszeniami w tym zakresie, nie pozostawia wątpliwości, że nie wolno tego bagatelizować.