Podróże służbowe: nowa wysokość diety w 2013 r.?

Przeczytaj także: Diety krajowe w 2012 r.: nowa wysokość i zasady

Nowe przepisy zawiera projekt z dnia 2 października 2012 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Projekt jest dostępny na stronie resortu pracy.

Zakłada on, że pracownikowi z tytułu odbywanej krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej, będą przysługiwał diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów
2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej
3. noclegów
4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Sposób określania środka transportu w podróży służbowej, jak i zwrotu ponoszonych w związku z tym kosztów, pozostają bez zmian.

Nowością natomiast jest wskazanie w rozporządzeniu przykładowego katalogu innych niezbędnych wydatków ponoszonych w związku z podróżą służbową, określonych i uznanych przez pracodawcę. Otóż będą to opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

Ponadto tak jak obecnie, podróż służbowa w 2013 r. ma być rozliczana przez pracownika w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Do jej rozliczenia winien on załączyć dokumenty w postaci rachunków, faktur czy biletów potwierdzających dane wydatki (za wyjątkiem ryczałtowych). W przypadku ich braku (tj. gdy przedstawienie tychże dowodów nie będzie możliwe spowodowane np. zagubieniem, zniszczenie, kradzieżą), pracownik będzie musiał złożyć w tym zakresie stosowne oświadczenie. Ponadto w uzasadnionych przypadkach pracownik będzie także składał pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów podróży bądź ich wysokość (np. w przypadku, gdy na fakturze za hotel zabraknie informacji, czy zostało zapewnione wyżywienie).

Same diety w 2013 r. mają zostać podwyższone. Dieta krajowa na 2013 r. zgodnie z planowanym rozporządzeniem ma wynosić 30 zł za każdą dobę (obecnie jest to 23 zł). Podobnie jak obecnie, jeżeli podróż służbowa będzie trwać mniej niż 8 godzin, dieta nie będzie przysługiwać, od 8 do 12 godzin pracownik będzie miał prawo do połowy jej wysokości, zaś powyżej 12 godzin będzie ona przysługiwać w pełnej wysokości.

Projekt przewiduje przy tym możliwość obniżenia diety. Otóż będzie ona zmniejszana o koszty bezpłatnego wyżywienia. Śniadanie (podobnie jak kolacja) zmniejszy ją o 25%, zaś obiad o 50%. Chodzi tutaj zarówno o sytuacje, w których pracodawca odrębnie zapewni posiłek, tudzież gdy ten będzie połączony z usługą hotelarską.

Nowością będzie także wprowadzenie ograniczenia w zakresie wydatków na nocleg. Otóż w podróży krajowej pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (a więc 600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca będzie mógł jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wyższej wysokości.

Natomiast pracownikowi, któremu nocleg nie został zapewniony i który nie przedłożył za niego rachunku, będzie przysługiwał ryczał za każdy nocleg w wysokości 150% diety (o ile nocleg będzie trwał minimum 6 godzin pomiędzy 21 wieczorem a 7 rano).

W przypadku podróży zagranicznych przede wszystkim mają zostać zmienione stawki diet oraz limitów noclegowych dla większości państw, jak i rodzaj waluty (z USD na EUR). Dieta ma przysługiwać w wysokości obowiązującej dla docelowego państw podróży zagranicznej. Nowością jest przy tym wprowadzenie zasady, zgodnie z którą w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (co jednak nie będzie miało zastosowania do diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem).

Znowelizowane zostały także przepisy dotyczące zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. Zwrot kosztów będzie następował ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów ubezpieczenia społecznego UE (określonych w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Nie będą podlegały zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W zakresie wypłacania zaliczek w walucie polskiej, jak i jej rozliczania doprecyzowano, według jakiego kursu waluty należy ustalić tę zaliczkę i jej rozliczenie. Przy zaliczkach ma to być średni kurs złotego w stosunku do walut obcych, określony przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej będzie dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, wg średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Nowością będą także zasady odnoszące się do sytuacji, gdy podróż zagraniczna będzie się wiązać z przemieszczeniem pracownika na terytorium kraju. Otóż od 2013 r. przepisy dotyczące podróży krajowej będą tutaj stosowane odpowiednio do ustalania należności pracownika za czas podróży na odcinku krajowym w drodze za granicę jak i w drodze powrotnej (obecnie takich regulacji nie ma).

Warto wspomnieć, że próbę nowelizacji przepisów regulujących należności z tytułu podróży służbowych resort pracy podjął także w roku ubiegłym, a miały one obowiązywać od początku 2012 r. Niestety projekt rozporządzenia nie wszedł w życie.