Świadectwo pracy - co powinno zawierać?

Przeczytaj także: Błędne świadectwo pracy wymaga korekty

Świadectwo pracy jest niezbędnym dokumentem w staraniach o nową pracę, służy do udokumentowania spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych, potwierdza staż pracy. Jest również jednym z dokumentów wymaganych przy rejestracji w powiatowym urzędzie pracy.

W związku z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. W trakcie rozmów konsultanci Zielonej Linii często spotykają się z pytaniami dotyczącymi tego, jak ma wyglądać świadectwo pracy i ile czasu ma pracodawca na jego wydanie.

Termin na wydanie świadectwa pracy

Termin wydania świadectwa pracy określają Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania oraz Kodeks pracy.

Jeśli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Świadectwo należy wydać w dniu upływu terminu 24 miesięcy. Gdyby jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę, którą nawiązano przed upływem 24 miesięcy miało nastąpić po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę. Ponadto pracownik pozostający w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie terminowej umowy o pracę może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej z tych umów lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania. Ustawa obliguje pracodawcę do wydania świadectwa pracy w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia przez pracownika pisemnego wniosku.
W treści rozporządzenia doprecyzowano, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeśli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w terminie wskazanym przez Kodeks pracy i rozporządzenie nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty, albo doręcza je w inny sposób.

Treść świadectwa

W treści świadectwa pracy występują informacje obligatoryjne i fakultatywne. Te ostatnie podawane są wyłącznie na żądanie pracownika. Znajdują się tam między innymi informacje o posiadanym stażu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych przez niego stanowiskach czy pełnionych funkcjach, kwalifikacjach i uprawnieniach pracowniczych itp. Świadectwo pracy zawiera wyłącznie informacje wyliczone w art. 97 § 2 Kodeksu pracy. Należy pamiętać, iż dokument ten ma ściśle informacyjny charakter, zatem nie wolno w nim zamieszczać innych informacji, zwłaszcza jakichkolwiek ocen czy uwag, zarówno pozytywnych, jak i krytycznych. Świadectwo powinno zawierać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące:

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.

Wzór druku świadectwa pracy stanowi załącznik do rozporządzenia. Zawiera on wszystkie dane, jakie powinny być przez pracodawcę zamieszczone w świadectwie pracy, dlatego wskazane jest korzystanie z tego wzoru.

Możliwość żądania sprostowania

Jeśli świadectwo pracy zostało wypełnione błędnie lub niekompletnie przez pracodawcę, pracownik w ciągu siedmiu dni od daty wydania świadectwa ma możliwość zwrócenia się o jego sprostowanie. Gdy jego wniosek nie zostanie uwzględniony, przysługuje mu, w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Pracownik może również dochodzić roszczeń w przypadku niemożności znalezienia zatrudnienia, spowodowanej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni.

Za niewydanie świadectwa pracy pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od tysiąca do 30 tys. zł. Pracownikowi z kolei przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Orzeczenie o odszkodowaniu stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa.

Źródło:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 z późn. zm.)

Agnieszka Jastrzębska,