Dokumenty urzędowe - rodzaje

Przeczytaj także: Legalizacja zagranicznych dokumentów - apostille

Akt notarialny

Jest nie tyle rodzajem dokumentu, co szczególną formą dokumentu urzędowego potwierdzającego dokonanie określonej czynności prawnej. Sporządza się go, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub strony umowy wyrażają taką wolę. Jest konieczny na przykład przy umowie darowizny, umowie sprzedaży nieruchomości, w przypadku umowy o dziale spadku lub przy spisywaniu statutu spółki. Niedochowanie wymaganej przepisami notarialnej formy dokumentu powoduje nieważność całej czynności prawnej. Jak sugeruje nazwa, dokument notarialny sporządza notariusz w obecności biorących udział w akcie stron.

Zaświadczenie

Najogólniej mówiąc, jest to dokument potwierdzający jakiś fakt lub stan. Może wydać go urząd lub osoba czy instytucja prywatna. Zaświadczenie urzędowe wydaje urząd według swoich kompetencji prawnych, w trybie przewidzianym przez Kodeks postępowania administracyjnego. Zaświadczenia urzędowe wydaje się:

• gdy wymaga tego przepis prawa lub jest to niezbędne jakiejś osobie ze względu na jej interes prawny,
• na wniosek zainteresowanej osoby

Zaświadczenia wydawane są przez osobę fizyczną lub prawną w związku z pełnioną przez nią funkcją lub prowadzoną działalnością. Przykładem może być zaświadczenie od pracodawcy o zatrudnieniu lub o osiąganych dochodach i odprowadzanych składkach, które jest wymagane przez takie instytucje, jak np. banki lub przedszkola.

Spółdzielnie mieszkaniowe mogą wydać zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami, a szkoła może poświadczyć ukończenie przez kogoś nauki w tej placówce. O ile tryb i termin wydawania zaświadczeń w przypadku urzędów regulują przepisy prawa, to w przypadku jednostek prywatnych nie ma wiążących przepisów.
Oświadczenie

To pojęcie pojawia się przede wszystkim w prawie cywilnym oraz w postępowaniu administracyjnym. Pierwszy przypadek dotyczy oświadczenia woli, czyli przejawu woli ludzkiej zmierzającego do wywołania skutku prawnego w postaci powstania, zmiany czy ustania stosunku prawnego. Złożenie oświadczenia woli nie zawsze wymaga formy pisemnej. Według Kodeksu cywilnego każde zachowanie człowieka w dostateczny sposób wyrażające jego wolę może być uznane za jej oświadczenie. Będzie nim więc na przykład również słowo lub gest.

Kolejnym typem są oświadczenia składane przez osobę fizyczną, dotyczące stanu faktycznego. Właściwe przepisy prawne nakładają obowiązek składania np. oświadczenia majątkowego przez funkcjonariuszy państwowych lub oświadczenia lustracyjnego przez posłów. Przeciętnego obywatela bardziej jednak powinna zainteresować nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego. Kpa od czerwca 2011 r. pozwala na zastąpienie zaświadczeń wydawanych przez urzędy przez oświadczenie osoby zainteresowanej. Ta forma dotyczy na przykład oświadczenia o dochodach, o uczęszczaniu dziecka do szkoły lub na studia, o braku propozycji zatrudnienia czy o wielkości gospodarstwa rolnego. Oświadczenie wnioskodawca składa w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem, pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Wniosek (podanie)

Jest to forma, jaką wykorzystujemy, ubiegając się w urzędzie o uzyskanie dokumentu, prawa lub innej formy działania z jego strony. Często podania można składać jedynie w postaci obowiązującego formularza, który należy prawidłowo wypełnić. W innym wypadku wniosek w ogóle nie zostanie przyjęty lub będzie rozpatrzony negatywnie. Czasami jednak wystarczy sformułować prośbę własnymi słowami, właściwie ją zaadresować i podpisać, a taki dokument zostanie przez urząd przyjęty.

Potwierdzenie zgodności

Może dotyczyć zgodności podpisu lub kserokopii dokumentu z oryginałem. Poświadczenia autentyczności podpisu może dokonać jedynie notariusz. Stwierdzenia (poświadczenia) zgodności z oryginałem dokumentu przez siebie wydanego dokonują urzędy administracji publicznej. Dokonuje się tego za pomocą pieczęci i podpisu osoby upoważnionej. Można również wnioskować o urzędowe poświadczenie daty (jest to tak zwana data pewna).

Powyższa lista nie wyczerpuje funkcjonujących w Polsce rodzajów dokumentów. Dobrze jest zwracać baczną uwagę, jaki „papier” jest od nas wymagany, aby móc skutecznie załatwić swoją sprawę urzędową.

Magdalena Kijowska,