Bezpieczne transakcje gospodarcze

Przeczytaj także: Zabezpieczenie wierzytelności - gwarancja bankowa

Wielu przedsiębiorców spotkało się w swojej działalności z sytuacją, w której sprzedali towar czy wykonali usługę, wystawili fakturę, od której odprowadzili należny podatek VAT oraz zaliczkę na podatek dochodowy a mimo to nie otrzymali zapłaty. Nie ma większego problemu, gdy jest to jedna z wielu transakcji, która nie wypłynie na sytuacje finansowa firmy. Gorzej jest jeśli mamy do czynienia z poważną transakcją, która może postawić pod znakiem zapytania dalsze istnienie firmy. Wtedy zaczynamy zastanawiać się jak odzyskać naszą należność. Będzie to o wiele łatwiejsze o ile przewidzieliśmy taką ewentualność i zabezpieczyliśmy się przed jej skutkami.

Prawo cywilne, prawo bankowe czy wekslowe przewiduje różne formy zabezpieczenia wierzytelności. Wachlarz instytucji prawnych służących zabezpieczeniu wierzytelności a tym samym zmniejszeniu ryzyka związanego z transakcją jest bardzo szeroki. Z drugiej jednak strony ryzyka tego w całości wyłączyć się nie da. Można oczywiście wyobrazić sobie sytuację, w której przedsiębiorca postanowi zabezpieczyć transakcję na różne sposoby żądając od kontrahenta szeregu kosztowych zabezpieczeń. Efekt takich żądań może być jednak taki, że kontrahent po skalkulowaniu kosztów ustanowienia zabezpieczeń, które musiałby ponieść zrezygnuje z transakcji albo przejdzie do „konkurencji”, która takich wymagań nie stawia.

Tak jak to zostało wspomniane wachlarz instytucji prawnych służących zmniejszeniu ryzyka związanego z transakcją jest bardzo szeroki. Oczywiście ustanowienie jednych z nich będzie bardziej kosztowne a drugich mniej. Nie oznacza to jednak, że należy rezygnować z tańszych i prostszych form zabezpieczania. Czasami bowiem umiejętne połączenie kilku prostych zabezpieczeń może wpłynąć na ograniczenie ryzyka związanego z transakcją. Generalnie działania zmierzające do zmniejszenia ryzyka związanego z transakcjami gospodarczymi można podzielić na trzy kategorie.

Do pierwszej należy zaliczyć działania „profilaktyczne”. Druga kategoria to zabezpieczenia umowne, trzecia zaś to tzw. zabezpieczenia właściwe.

Do działań „profilaktycznych” zaliczam wszelkie czynności zmierzające do ustalenia sytuacji formalno-prawnej oraz standingu firmowego kontrahenta. Są one podejmowane z reguły na etapie poprzedzającym zawarcie umowy z kontrahentem. Będziemy więc mieli z nimi do czynienia np. po otrzymaniu oferty od kontrahenta, złożeniu przez niego zamówienia lub przed rozpoczęciem negocjacji.

Działanie w tej fazie mogą polegać w szczególności na:

• uzyskaniu aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS, ewidencji działalności gospodarczej) – za aktualny przyjmuje się odpis wydany nie później niż 3 miesiące przed datą okazania;
• uzyskaniu odpisu potwierdzającego nadanie kontrahentowi numeru statystycznego REGON;
• uzyskaniu odpisu dokumentu potwierdzającego nadanie kontrahentowi numeru identyfikacji podatkowej NIP;
• uzyskaniu aktualnego zaświadczenia o braku zaległości podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne;
• uzyskaniu informacji o kontrahencie z Krajowego Rejestru Dłużników;
• zlecenie podmiotowi prowadzącemu usługi w zakresie tzw. wywiadowni gospodarczych uzyskanie informacji na temat kontrahenta.

Działania te umożliwiają przedsiębiorcy uzyskanie niezbędnych informacji o sytuacji formalno-prawnej kontrahenta, osobach uprawnionych do jego reprezentowania, a także informacji o standingu finansowym kontrahenta. Informacje te mogą okazać się bardzo przydatne w dalszej fazie negocjacji. Przede wszystkim dzięki posiadaniu tych informacji można bardziej precyzyjnie określić ryzyko związane z transakcją a co za tym idzie żądać od kontrahenta zabezpieczeń adekwatnych do skali ryzyka. Działania te mają bardzo istotne znaczenie dla zmniejszenia ryzyka związanego z operacjami gospodarczymi, jakkolwiek w praktyce ograniczają się najczęściej do sprawdzenia odpisu z właściwego rejestru kontrahenta.