Zarząd spółki: prokura a pełnomocnictwo

Przeczytaj także: Zakaz prokury łącznej z członkiem zarządu spółki

Pytanie: W jaki sposób ma sprawnie funkcjonować dwuosobowy zarząd (reprezentacja dwuosobowa) podczas dłuższego urlopu jednego z członków zarządu i to w odległym zakątku świata? Jest orzeczenie SN, sygn. akt III CZP 68/06, zgodnie z którym zarząd może udzielić pełnomocnictwa jednemu członkowi, ale tylko do poszczególnych czynności, czyli do zawarcia np. konkretnych umów. Co się stanie, jeśli pojawią się nowe sprawy, o których przed urlopem nie było mowy? Nie ma zgody wspólnika na jednoosobową reprezentację każdego z członków zarządu lub też na reprezentację spółki przez prokurenta. Czy możliwy byłby następujący zapis w umowie spółki:

„Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych spółki oraz podpisywania umów i zaciągania zobowiązań w imieniu spółki upoważniony jest prezes zarządu jednoosobowo, a w przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy do reprezentacji spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu łącznie lub członka zarządu łącznie z prokurentem lub członka zarządu łącznie z pełnomocnikiem działającym w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa”.

Dodam, że w KRS widnieją zapisy dopuszczające takie rozwiązania. Niemniej, nie wiem czy może tu być dowolna praktyka różnych sądów. Mając powyższe na uwadze, proszę o radę, w jaki sposób zapewnić zarządowi sprawne funkcjonowanie w czasie dłuższego urlopu.

Odpowiedź: Najprościej byłoby powołać trzeciego członka zarządu, pozostawiając reprezentację dwuosobową. Innym sposobem jest ustanowienie prokury łącznej, tzw. nieprawidłowej, polegającej na tym, że do reprezentacji spółki prokurent byłby upoważniony, ale wyłącznie z członkiem zarządu. W ten sposób nawet czasowa nieobecność jednego członka zarządu nie utrudniałaby prowadzenia spraw spółki.

Natomiast przedstawione przez Panią rozwiązanie powinno być uznane przez sąd rejestrowy za prawidłowe. Wprawdzie większość komentarzy milczy na ten temat, ale np. komentarz Roberta Pabisa wskazuje, że: „Za dopuszczalne należy uznać wykonanie reprezentacji łącznej w drodze współdziałania członka zarządu z pełnomocnikiem spółki. Jest to jednak możliwe o tyle, o ile możliwość taką wyraźnie przewiduje umowa spółki”. Oznacza to, że elementem koniecznym dla proponowanej przez Pana zmiany jest zmiana umowy spółki. Wyglądałoby to w praktyce następująco: zarząd spółki, przy założeniu reprezentacji dwuosobowej, udzieliłby pełnomocnictwa osobie trzeciej. Pełnomocnik ten byłby upoważniony do reprezentacji spółki wyłącznie z członkiem zarządu.

Różnice między prokurą a pełnomocnictwem

Prokurentem może zostać tylko osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokurentem może być ustanowiony także wspólnik spółki handlowej. Powołanie prokurenta w spółce kapitałowej wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a w spółce osobowej zgody wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki.

Prokura powinna zostać udzielona na piśmie pod rygorem nieważności. Prokurent nie potrzebuje pełnomocnictwa w szczególnej formie do czynności, dla których taką formę zastrzeżono, z wyjątkiem zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości – w tych przypadkach wymagane jest udzielenie pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do rejestru przedsiębiorców. Zgłoszenie udzielenia prokury powinno określać jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej także sposób jej wykonywania.

Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, z wyjątkiem zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości – w tych przypadkach wymagane jest udzielenie pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Prokurent może zatem składać i przyjmować wszelkie oświadczenia woli związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, zawierać umowy w imieniu przedsiębiorstwa czy dokonywać czynności sądowych, np. wnieść pozew w imieniu reprezentowanego przedsiębiorstwa. Prokurent nie może reprezentować spółki w postępowaniu karnym (pełnomocnikiem może być tylko osoba wykonująca zawód adwokata) oraz rejestrowym (niezbędne jest działanie zarządu). Prokura nie obejmuje czynności, które nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa przez mocodawcę. Przy składaniu oświadczeń woli w imieniu przedsiębiorstwa prokurent składa własnoręczny podpis zgodnie ze znajdującym się w aktach rejestrowych wzorem podpisu, wraz z dopiskiem wskazującym na prokurę, chyba że z treści dokumentu wynika że działa jako prokurent.

Prokura może być udzielona jednej bądź kilku osobom:

• łącznie (prokura łączna), wymagane jest wtedy współdziałanie wszystkich prokurentów bądź niektórych z nich – według zasad ustalonych przez mocodawcę,
• oddzielnie, każdy prokurent działa samodzielnie.