Brak pisemnej umowy o pracę

Przeczytaj także: Świadectwo pracy a umowa bezterminowa

Pytanie: Pracownik został zatrudniony 1 października 1981 r. na umowę o pracę na czas określony 3 lat. Po tym czasie został zatrudniony na czas nieokreślony od 1 października 1984 r., jednakże w aktach osobowych pracownika nie ma tej umowy. Pracownik twierdzi, że nie otrzymał w tym czasie żadnej pisemnej umowy. W okresie tych 30 lat pracy był on wyznaczany na różne stanowiska, otrzymywał podwyżki, na co są stosowne dokumenty. W najbliższym okresie przejdzie na emeryturę i pojawia się problem, jak należy wpisać stosunek pracy do świadectwa pracy? Jak obecnie pracodawca może naprawić takie niedopatrzenie, jeśli sytuacja dotyczy kilku pracowników? Czy w takiej sytuacji wystarczy obecnie przekazać pracownikom informację o warunkach zatrudnienia, a może należy podpisać umowę o pracę?

Odpowiedź: Mimo niezachowania pisemnej formy umowy o pracę, od 1 października 1984 r. pracownik pozostawał w zatrudnieniu na podstawie bezterminowej umowy o pracę. W momencie rozwiązania stosunku pracy pracodawca powinien wystawić pracownikowi świadectwo pracy potwierdzające cały okres zatrudnienia.

Obecnie pracodawca powinien na piśmie potwierdzić wszystkim pracownikom fakt zawarcia umowy (ze wskazaniem stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków) oraz przekazać im informacje o warunkach zatrudnienia, jeśli takiego dokumentu dotychczas nie otrzymali.

1. Brak pisemnej umowy o pracę nie powoduje jej nieważności

Kodeks pracy określa, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Forma pisemna zastrzeżona została jako forma dla celów dowodowych, co oznacza, że jej niezachowanie nie skutkuje nieważnością samej umowy o pracę. Obecnie przepisy przewidują, że jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

W stanie prawnym obowiązującym w 1984 r. przepisy nie określały terminu na potwierdzenie warunków umowy o pracę, lecz stwierdzały jedynie, że jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, zakład pracy powinien niezwłocznie potwierdzić pracownikowi na piśmie rodzaj umowy i jej warunki.

2. Mimo braku umowy pracownikowi należy wydać świadectwo pracy

Z pytania wynika, że pracodawca nie wywiązał się z obowiązku sporządzenia umowy o pracę w formie pisemnej ani nie potwierdził jej warunków na piśmie w późniejszym terminie. Okoliczność ta nie wpływa jednak w żaden sposób na fakt, iż pracownik od ponad 30 lat pozostaje w zatrudnieniu świadcząc pracę na rzecz pracodawcy (za jego wolą i wiedzą), a tym samym stosunek pracy łączący strony jest stosunkiem opartym na umowie o pracę na czas nieokreślony (okoliczność ta mogłaby zostać potwierdzona w postępowaniu przed sądem pracy, co jednak w tej sytuacji - w związku z brakiem sporu między stronami - jest zbędne). Brak umowy nie stanowi więc żadnej przeszkody dla wydania pracownikowi świadectwa pracy. W świadectwie należy wskazać okres zatrudnienia od 1 października 1981 r. do dnia rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę.