Jak sprawdzić prawidłowość reprezentacji firmy?

Przeczytaj także: Pełnomocnictwo a prokura

Pytanie: Przed zawarciem umowy handlowej z nowym kontrahentem należy skompletować pakiet dokumentów pozwalających zweryfikować informacje związane z drugą stroną umowy, jak np. zaświadczenie z ewidencji działalności, odpis z KRS, pełnomocnictwa, wzory podpisów (czy są wymagane?), kopie dokumentów dotyczących NIP, REGON, wgląd do umowy spółki cywilnej itp. Czy moglibyście Państwo omówić ten temat w szerszym zakresie, tak aby ustrzec się problemów z późniejszym egzekwowaniem zobowiązań w sądzie ze względu na nieprawidłowości zawarte w umowie?

Odpowiedź: Jeszcze przed określeniem sposobu reprezentacji danego podmiotu należy ten podmiot dokładnie i prawidłowo określić. Zaniedbanie w tym zakresie może być bardzo kosztowne, skutkujące oddaleniem lub odrzuceniem powództwa o zapłatę.

Przykładowo Stokrotka sp. z o.o., Firma Usługowa Stokrotka sp. z o.o. czy Stokrotka Adam Lipiński to zupełnie różne podmioty. W dwóch pierwszych przypadkach mamy do czynienia ze spółką z o.o. (o różnych firmach), a w trzecim przypadku z osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalnością gospodarczą.

Gwoli ścisłości, prawidłowe i pełne oznaczenie tego ostatniego w umowie powinno brzmieć np. tak:

---

„Adam Lipiński, zam. ...................... legitymujący się dowodem osobistym seria ......... nr ............................., PESEL ....................., prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Stokrotka Adam Lipiński pod adresem ................................., NIP ........................, REGON ..........................., wpisany do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta ............. pod numerem ................”.

---

Prawidłowe oznaczenie stron umowy

Kłopoty sprawia często także prawidłowe oznaczenie strony w przypadku spółki cywilnej. Spółka cywilna nie jest samodzielnym bytem prawnym (osobą prawną), a jedynie umową prawa cywilnego. Stroną są więc wspólnicy spółki, a nie ona sama. Ponieważ najczęściej wspólnicy prowadzą działalność gospodarczą, w takiej sytuacji należy po prostu wymienić po kolei tych wspólników (zgodnie ze wzorem wskazanym wyżej), a następnie "podsumować", np. w taki sposób: "prowadzący razem umowę spółki cywilnej pod firmą [?] na podstawie umowy spółki cywilnej z dnia [?]".

Warto sprawdzić umowę spółki

Jak Państwo słusznie zauważyli, ponieważ spółki cywilne nie są rejestrowane w żadnym publicznym rejestrze, konieczne jest otrzymanie przez Państwa (przynajmniej do wglądu) umowy spółki wraz ze wszystkimi aneksami do niej. Dobrze jest także zawrzeć w umowie postanowienie, w którym wspólnicy spółki oświadczają, że przedstawiona umowa spółki cywilnej (mogąca np. stanowić załącznik do kontraktu) obowiązuje w tej treści na dzień zawarcia umowy.

Brak obowiązku rejestracji tych spółek w publicznie dostępnym rejestrze (jakim jest np. KRS) powoduje, że tak naprawdę umawiając się z osobami podającymi się za wspólników spółki cywilnej nigdy nie można mieć 100% pewności, że są oni tymi, za których się podają (mogli zawrzeć aneks do umowy spółki cywilnej dosłownie 5 minut przed podpisaniem kontraktu z Państwem).

Reprezentacja osoby prawnej

Wpisując stronę umowy będącą osobą prawną należy prawidłowo oznaczyć osoby reprezentujące tę osobę prawną. Wymaga to wskazania ich z imienia i nazwiska wraz z podaniem funkcji, którą pełnią (np. prezes zarządu).

Należy także zwrócić uwagę na to czy osoby, których podpisy znajdą się w umowie, posiadają pełną zdolność do czynności prawnych lub przynajmniej zdolność ograniczoną, jeżeli w danym przypadku, zgodnie z Kodeksem cywilnym, będzie ona wystarczająca. W przypadku czynności prawnych wyliczonych w art. 37 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (np. zbycie nieruchomości) konieczne jest uzyskanie zgody małżonka Państwa kontrahenta lub przynajmniej potwierdzenie przez niego tej umowy po jej zawarciu.