Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

Przeczytaj także: Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Jeżeli pracodawca, który podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub CEIDG nie ma środków finansowych na wskazany okres przechowywania dokumentów, wówczas może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. Jeżeli sąd zaakceptuje wniosek i wyda odpowiednie postanowienie, dokumentację przejmie archiwum państwowe (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.). Przed wydaniem postanowienia sąd rejestrowy zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy, w sprawie stanu majątkowego wnioskodawcy (art. 51u ust. 4 ustawy o archiwach).

Pracodawca, który ma przekazać dokumentację do dalszego przechowywania, powinien ją najpierw uporządkować.

Uporządkowanie obejmuje konieczność ułożenia dokumentów w poszczególnych teczkach w sposób chronologiczny, opisanie ich, opatrzenie ewidencją oraz techniczne zabezpieczenie. Wynika to z art. 51u ust. 6 ustawy o archiwach i § 14 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375).

Informację o firmach zajmujących się odpłatnym przechowywaniem dokumentów można uzyskać w Archiwum Państwowym.

Podmioty, które mogą przejąć obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, są zróżnicowane w zależności od rodzaju pracodawcy. W przypadku likwidacji zakładu pracy dokumentację pracowniczą może przejąć jego następca prawny, organ założycielski lub nadrzędny. Jeżeli pracodawcą była spółdzielnia, likwidator spółdzielni powinien przekazać dokumentację związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, lub, w przypadku braku takiego związku, Krajowej Radzie Spółdzielczej. Firma prywatna może przekazać dokumentację do przechowywania podmiotom, które zajmują się tym za odpłatnością.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.