Umowy na zastępstwo a świadectwo pracy

Przeczytaj także: Zatrudnienie w kilku placówkach a świadectwo pracy

Pytanie: Kiedy według obowiązujących przepisów należy wystawić świadectwo pracy w następującym przypadku: zatrudniliśmy 15 kwietnia 2011r. osobę na umowę na zastępstwo długotrwale chorego pracownika, który wrócił do pracy w 1 sierpnia 2011 r. W czasie trwania tej umowy (w lipcu) inny pracownik na takim samym stanowisku złamał nogę, więc przewidywano długotrwały pobyt na zwolnieniu lekarskim. Podjęto decyzję, aby na jego miejsce zatrudnić na zastępstwo z dniem 1 sierpnia 2011r. właśnie tę osobę, która w okresie od 15 kwietnia 2011 r. do 31 lipca 2011 r. zastępowała długotrwale chorego pracownika. Osoba ta otrzymała drugą umowę na zastępstwo od 1 sierpnia 2011 r. Pomiędzy obiema umowami na zastępstwo nie było ani jednego dnia przerwy.
Kiedy pracownikowi zatrudnionemu na zastępstwo należy wystawić świadectwo pracy? Czy należy wystawić dwa odrębne świadectwa, czy jedno wspólne po zakończeniu całego zatrudnienia?

Odpowiedź: Co do zasady w opisanej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany do wystawienia pracownikowi jednego świadectwa pracy obejmującego oba zakończone okresy zatrudnienia w momencie upływu 24 miesięcy od dnia zawarcia pierwszej z umów na zastępstwo.

1. Przy umowie na zastępstwo - jedno świadectwo pracy po upływie 24 miesięcy

Nowelizacja Kodeksu pracy zmieniająca zasady wydawania pracownikom świadectw pracy weszła w życie 21 marca 2011 r. Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie:

• umowy o pracę na okres próbny,
• umowy o pracę na czas określony (w tym tzw. umowy na zastępstwo) lub
• umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy

pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu 24 miesięcy licząc od dnia zawarcia pierwszej z umów terminowych.

Ważne! Od zasady jest wyjątek

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu - wówczas świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy (czyli po okresie dłuższym niż 24 miesiące).

Przykład:
Pracodawca nawiązał z pracownikiem umowę czas określony od 1 stycznia 2011 do 31 stycznia 2012 r. i kolejną od 1 lutego 2012 do 31 marca 2013 r. W takiej sytuacji, mimo iż 24 miesiące od momentu nawiązania pierwszej z umów mijają 31 grudnia 2012 r., to w związku z trwaniem w tym czasie kolejnej umowy o pracę, pracodawca będzie zobowiązany do wydania świadectwa pracy obejmującego oba okresy zatrudnienia dopiero 31 marca 2013 r. tj. w momencie zakończenia drugiej z umów.

Zatem w przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracodawca powinien wydać pracownikowi jedno świadectwo pracy obejmujące okres zatrudnienia na podstawie obu umów terminowych po 24 miesiącach licząc od dnia zawarcia pierwszej umowy na zastępstwo.

2. Pracodawca może wydać świadectwo pracy także przed upływem 24 miesięcy

Pracodawca może także nie czekać z wydaniem świadectwa do upływu 24 miesięcznego okresu tj. do 14 kwietnia 2013 r. i wydać je od razu po rozwiązaniu drugiej - tj. trwającej obecnie - umowy na zastępstwo, szczególnie w sytuacji, gdy nie będzie planował dalszego zatrudniania pracownika. Wcześniejsze wydanie świadectwa pracy nie będzie bowiem naruszać interesów pracownika, przepisy nie przewidują też żadnych sankcji dla pracodawcy, który wyda pracownikowi zbiorcze świadectwo przed upływem okresu 24 miesięcy.

3. Na wniosek pracownika świadectwo pracy wydaje się w ciągu 7 dni

Należy pamiętać, że pracownik może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej z umów terminowych lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika. Oznacza to, że nawet w trakcie trwania obecnej umowy o pracę zawartej na czas zastępstwa pracownik może zawnioskować o wydanie świadectwa pracy obejmującego okres poprzedniej, zakończonej już umowy na zastępstwo.

Podstawa prawna:

• art. 97 § 11, § 12, § 13 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94)

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.