Zmiana warunków umowy o pracę nie tylko na piśmie

Przeczytaj także: Porozumienie a wypowiedzenie zmieniające

Pytanie: Przełożony przekazał informacje mailem dotyczące przygotowania aneksu do umowy, w którym od września przyznano pracownikowi podwyżkę wynagrodzenia. Zmiana została dokonana w systemie kadrowo-placowym i aneks został wystawiony jednakże pracownik się po niego nie zgłosił. Po kilku monitach pracownik nadal nie zjawił się, aby podpisać i odebrać aneks pomimo ze był w biurze (pracownik pracuje poza siedzibą pracodawcy).

Nowe warunki zostały rozliczone w liście płac. Jak postąpić w tym przypadku, skoro de facto pracownik nie podpisał aneksu. Czy zatem warunki powinny obowiązywać? Jak postępować w sytuacjach gdy dwie strony zaocznie coś ustalają, ale jedna nie obiera potwierdzenia tego na piśmie?

Odpowiedź: Jeżeli obie strony stosunku pracy chociażby w formie ustanej wyraziły zgodę na zmianę warunków umowy o pracę w zakresie wzrostu obowiązującego pracownika wynagrodzenia, w takim przypadku należy uznać, iż mimo niezachowania formy pisemnej zmiany weszły w życie w ustalonym terminie i obowiązują obie strony stosunku pracy.

Jeżeli pracownik wykonujący pracę poza siedziba pracodawcy nie zgłasza się po odbiór dokumentów, można przekazać je drogą pocztową lub za pośrednictwem firm kurierskich.

1. Zmiana warunków umowy o pracę może być dokonana także bez zachowania formy pisemnej

Zmiana warunków umowy o pracę co do zasady powinna być dokonana na piśmie. Jednakże niezachowanie tej formy nie oznacza nieważności zmian. Na podstawie orzecznictwa Sądu Najwyższego należy stwierdzić, iż forma pisemna w tej sytuacji jest zastrzeżona tylko do celów dowodowych, co oznacza, że jej niezachowanie nie wpływa na ważność dokonanych zmian.

Jeśli zatem obie strony stosunku pracy wspólnie ustaliły (chociażby ustnie, bądź w drodze e-mailowej), iż od września pracownik będzie otrzymywał wyższe wynagrodzenie, należy uznać, iż w ten sposób wyraziły zgodę na zmianę warunków zatrudnienia pracownika. Oznacza to, że zawarły porozumienie zmieniające w zakresie dotychczasowych postanowień umowy o pracę, tyle że nie zachowały formy pisemnej. A zatem mimo niepodpisania przez pracownika aneksu do umowy o pracę należy uznać, iż w sytuacji opisanej w pytaniu strony stosunku pracy na skutek dokonanych czynności (ustne ustalenie zmian wysokości wynagrodzenia) w sposób wystarczający przejawiły wolę dokonania zmiany w zakresie wysokości obowiązującego pracownika wynagrodzenia.

Zdaniem SN: Porozumienie może być zawarte poprzez czynności konkludentne

Zmiana warunków umowy o pracę w części dotyczącej wysokości wynagrodzenia może zostać dokonana nie tylko na skutek wypowiedzenia zmieniającego, o którym mowa w art. 42 k.p., ale także na mocy porozumienia stron. Z kolei porozumienie to może zostać zawarte także poprzez czynności konkludentne. (Wyrok Sądu Najwyższego z 25 lutego 2009 r., II PK 176/08).

2. Pracodawca może przekazać dokumenty pocztą

Aby uniknąć podobnych sytuacji na przyszłość pracodawca może podejmować decyzje w zakresie zmian warunków umowy o pracę w czasie obecności pracownika w firmie, dzięki czemu możliwe będzie jednoczesne złożenie podpisów przez obie strony stosunku pracy. Uzależnienie podjęcie decyzji pracodawcy np. w zakresie zmiany wysokości wynagrodzenia pracownika od obecności pracownika w firmie (np. na spotkaniu z pracodawcą) może być czynnikiem motywującym pracownika do obecności w firmie i złożenia stosowanych podpisów na aneksie do umowy.

Innym rozwiązaniem w przypadku pracowników świadczących pracę w formie telepracy może być przesłanie dokumentów pocztą bądź też za pośrednictwem kuriera, który po złożeniu podpisu przez pracownika może dostarczyć dokumenty z powrotem do firmy.

Podstawa prawna:

• art. 29 § 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• art. 353¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93)w zw. z art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.