Zbiory doraźne a ochrona danych osobowych

Przeczytaj także: Ochrona danych osobowych w Internecie

Kluczem do zrozumienia istoty opisywanego pojęcia jest zrozumienie poszczególnych składników składających się na coś na kształt definicji zbioru doraźnego.

Po pierwsze – zbiory doraźne sporządzane są wyłącznie ze względów technicznych, szkoleniowych lub w związku z dydaktyką w szkołach wyższych (konieczność wystąpienia jednej z ww. przesłanek).

Po drugie – słowem kluczem będzie tu słowo „doraźność”. Jak zatem ją rozumieć? Otóż pod pojęciem tym kryje się sytuacja, w której tworzymy zbiór dla chwilowej potrzeby, w pewnej sytuacji, okolicznościowo. Cel utworzenia zbioru musi być inny niż cel zasadniczy funkcjonowania zbioru (w tym przypadku cel rozpatrujemy jako okoliczność uzasadniającą doraźność). Dalej – doraźność należy rozumieć również w ten sposób, że administrator danych powinien przewidywać termin zakończenia czynności przetwarzania danych w takim zbiorze. Okres przetwarzania powinien być znany przynajmniej w przybliżeniu.

Po trzecie – po wykorzystaniu danych składających się na zbiór doraźny są one niezwłocznie usuwane albo poddawane anonimizacji.

Po czwarte wreszcie – do zbiorów doraźnych zastosowanie mają przepisy rozdziału 5 ustawy o ochronie danych osobowych (zabezpieczenie danych osobowych), przy czym przepis ten wydaje się być wyjątkowo kontrowersyjny, bo oznaczałoby to np. możliwość przetwarzania danych z pominięciem zasad wskazanych w art. 23 ust. 1 lub art. 27 ust. 1 i 2 ww. ustawy. Dlatego też zasadnym wydaje się twierdzenie, że nawet w przypadku zbiorów doraźnych zastosowanie mają – mimo odmiennego brzmienia przepisu – inne postanowienia ustawy o ochronie danych osobowych niż tylko te wskazane w rozdziale 5.

Natomiast nie ma przeszkód, by w ramach zbioru doraźnego przetwarzane były, zgodnie z opisanymi wyżej zasadami, tzw. dane wrażliwe.

I już zupełnie na koniec kilka przykładów zbiorów doraźnych: loterie, konkursy (wyjątek: permanentne istnienie zbioru, w którym zmieniają się tylko dane osób uczestniczących – wówczas jest to zbiór do zgłoszenia do GIODO; uwaga też na laureatów i przechowywanie ich danych z uwagi na np. kwestie podatkowe – też zbiór do zgłoszenia do GIODO), podziękowania.