Monitoring gości hotelowych na EURO 2012

Przeczytaj także: Przygotowania do Euro 2012 okiem inżynierów

Monitoring gości hotelowych

Identyfikacja i rejestracja osób

Pierwszym formalnym elementem kontaktu osoby z hotelem jest jej rejestracja – zameldowanie. Oczywiście w sytuacji coraz większego zainteresowania usługami rejestracji i rezerwacji z wykorzystaniem internetu, cześć informacji o potencjalnym kliencie – przyszłym – gościu hotelowym, uzyskana zostaje jeszcze przed jego przybyciem.

Zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą o ewidencji ludności i dowodach osobistych, obiekty świadczące usługi hotelarskie zobowiązane są do rejestracji swoich gości, która musi nastąpić do 24 godzin od momentu przybycia osoby (art. 10 ust. 2). Obowiązek ten dotyczy zarówno obywateli polskich, jak również obcokrajowców (art. 23). Podstawą do identyfikacji jest dowód osobisty – w przypadku obywateli polskich, lub inny dokument tożsamości pozwalający na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości, np. paszport, prawo jazdy itp. Za tę czynność odpowiada osobiście kierownik danego obiektu hotelarskiego lub osoby przez niego upoważnione (art. 13). Brak jakiegokolwiek dokumentu tożsamości lub posługiwanie się przez osobę dokumentem sfałszowanym lub innej osoby powinno być niezwłocznie zgłoszone Policji.

Szczególnym przypadkiem dopełnienia obowiązku meldunkowego jest pobyt zorganizowanej grupy (wycieczki). W takiej sytuacji osoba odpowiedzialna za tę grupę składa zbiorczą listę jej członków oraz dokumenty potwierdzające jej formalny charakter i uprawnienia do występowania w jej imieniu (art. 20), a w przypadku cudzoziemców także dokumenty uprawniające do pobytu na terytorium RP (art. 25). Obowiązek ten następuje z chwilą przybycia do obiektu.

Z obowiązku meldunkowego zwolnieni są pod warunkiem wzajemności szefowie i członkowie personelu przedstawicielstw dyplomatycznych oraz urzędów konsularnych państw obcych, łącznie z członkami ich rodzin pozostającymi z nimi we wspólnocie domowej, a także inne osoby na podstawie ustaw, umów lub powszechnie ustalonych zwyczajów międzynarodowych (art. 27).

Dane osobowe gości obiektów hotelarskich muszą być umieszczone w sformalizowanej postaci zbioru. Mając na uwadze nomenklaturę związaną z ochroną danych osobowych, mogą one być przechowywane w zbiorze danych – system komputerowy – lub zbiorze ewidencyjnym – książka zameldowań (art. 44b ust.1).

W zbiorze tym powinny znaleźć się, co najmniej niżej wymienione informacje o osobie (art. 44b ust. 2):

• nazwisko i imię,
• imiona rodziców,
• data i miejsce urodzenia,
• adres miejsca pobytu stałego,
• oznaczenie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, a w tym numer i serię, datę jego wydania, datę ważności oraz oznaczenie organu, który go wydał.

Ponadto w tym zbiorze powinny znaleźć się informacje formalne, takie jak:

• data przybycia,
• data rejestracji (jeżeli jest inna od daty przybycia),
• zamierzony czas trwania pobytu,
• data wyjazdu.

Meldunek gości hotelowych jest pierwszą i podstawową czynnością związaną z procesem identyfikacji i monitoringu osób przebywających i korzystających z usług obiektów hotelowych. Wbrew pozorom prozaiczności pozwala on zdobyć informacje o osobach, które determinują skuteczność i sensowność stosowania pozostałych form monitoringu. Dlatego też poprawność i profesjonalność wstępnej identyfikacji i weryfikacji danych osobowych gości hotelowych stanowi bezwzględne minimum i podstawowy obowiązek administratorów tych obiektów.

Dozór wideo (CCTV)

Monitoring wizyjny jest obecnie najpopularniejszym i najbardziej rozpowszechnionym środkiem monitoringu miejsc, stając się obecnie kluczowym elementem systemów bezpieczeństwa. Jego głównym zadaniem jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa poprzez rejestrację ruchu osobowego, zarówno w aspekcie prewencyjnym, jak również dowodowym.