Konkursy i loterie a dane osobowe

Przeczytaj także: Ocena skutków przetwarzania danych dla ich ochrony

Nie wnikając w szczegóły, chciałbym zaznaczyć, że zbiór doraźny, zgodnie z obowiązującą ustawą o ochronie danych osobowych, to zbiór utworzony doraźnie, wyłącznie ze względów technicznych, przy czym składające się na niego dane osobowe, po ich wykorzystaniu, są niezwłocznie usuwane albo poddane anonimizacji (usunięciu tych informacji, które umożliwiają identyfikację konkretnej osoby fizycznej). I jako modelowy przykład takich zbiorów podaje się właśnie loterie czy konkursy. Ich zaletą jest to, że nie trzeba ich zgłaszać do GIODO, firma natomiast musi zadbać o ich bezpieczeństwo, a także – choć tu brak wyraźnego przepisu prawa – o ich legalne pozyskanie.

Zbieranie danych osobowych w celach marketingowych w 6 krokach:

1. Ustal sposób pozyskiwania danych osobowych np. konkurs, loteria
2. Przygotuj zgodny z prawem formularz konkursowy (klauzule, obowiązek informacyjny)
3. Opracuj regulamin konkursowy
4. Jeśli będziesz korzystał z pomocy firm trzecich przy przetwarzaniu danych, podpisz z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych
5. Zgłoś zbiór danych do GIODO
6. Możesz zaczynać zbierać dane osobowe

Przez konkurs do bazy marketingowej

Pojawia się jednak jeden zasadniczy problem. Firmy nie po to organizują konkursy czy loterie, by za chwilę pozbywać się danych (chyba, że działanie takie ma wyłącznie wizerunkowy charakter). Dane te później (po zakończeniu konkursu czy loterii) mają najczęściej służyć dla celów marketingowych, a także do przesyłania informacji handlowych. Krótko mówiąc, jest to jedna z metod służących do stworzenia bazy marketingowej. Taka baza bez wątpienia będzie wymagała zgłoszenia do GIODO. Zanim jednak przystąpimy do rejestracji, powinniśmy dopełnić kilku wymogów już na etapie przygotowywania konkursu lub loterii.

Zbieraj legalnie

Przede wszystkim ustalmy cel, dla jakiego te dane – poza oczywiście samym konkursem – będą wykorzystywane. Od tego bowiem uzależnione jest dobranie właściwej przesłanki, która zalegalizuje zbieranie danych. Przesłanki te zostały zebrane w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Przyjmując zatem, że chcemy te dane wykorzystać potem w celach marketingowych, powinniśmy sięgnąć po dwie przesłanki, które wymienia wyżej przytoczony przepis, a mianowicie zgodę na przetwarzanie danych (będzie nam potrzebna po to, by móc wykorzystać dane dla celów marketingowych) oraz po przesłankę, zgodnie z którą przetwarzanie danych jest dopuszczalne, jeżeli jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną (rozstrzygnięcie konkursu).

Informuj

Formularz uczestnictwa w konkursie powinien ponadto zawierać tzw. obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ww. ustawy. Oznacza to, że organizator konkursu ma obowiązek poinformować osobę fizyczną, której dane pozyskuje, o swej nazwie i siedzibie, wskazać cel dla którego pozyskuje dane (uczestnictwo w konkursie, marketing), pouczyć o prawie dostępu do danych oraz możliwości ich poprawiania, a także wskazać czy ich podanie ma charakter dobrowolny czy też istnieje jakiś prawny obowiązek (konkretny przepis z którego to wynika) ich podania.