Jak długo przechowywać wnioski urlopowe?

Przeczytaj także: Rodzina zastępcza a urlop macierzyński

Pytanie: Jak długo należy przechowywać wnioski urlopowe w formie papierowej, które de facto są w systemie kadrowym? Czy jeżeli zniszczę wszystkie wnioski w formie papierowej i będę mieć wszystko w systemie kadrowym bądź w portalu pracowniczym, to wystarczy gwoli ewidencji? Czy przesyłana informacja o urlopie w formie elektronicznej ze strony pracowników, którzy pracują z domu, jest dopuszczalna? Na tej podstawie wnioski rejestrowane są w systemie kadrowym.

Odpowiedź: Przepisy prawa pracy nie określają, w jakiej formie pracownicy powinni składać wnioski urlopowe. Nie ma również zasad regulujących kwestię długości przechowywania wniosków papierowych.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach pracodawca obowiązany jest wziąć pod uwagę wnioski pracowników odnośnie preferowanego terminu wykorzystania urlopu. Przepisy Kodeksu pracy nie określają jednak formy, w jakiej powinny być składane wnioski urlopowe. Kwestia ta powinna zostać uregulowana na szczeblu przepisów wewnątrzzakładowych. W konsekwencji brak jest również regulacji, które określałyby termin przechowywania takich wniosków. To od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie wymagał składania wniosków na piśmie, czy też wybierze inną formę zarządzania wnioskami urlopowymi. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby pracodawca uregulował zasady udzielania urlopów wypoczynkowych wprowadzając elektroniczny system obiegu wniosków urlopowych, w którym zarówno złożenie wniosku, jak i jego akceptacja przez przełożonego następowałaby drogą mailową.

Niezależnie od przyjętej u pracodawcy formy składania wniosków urlopowych fakt wykorzystania urlopu w danym dniu musi być odnotowany w karcie ewidencji czasu pracy. Na każdym pracodawcy spoczywa bowiem obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym:

• pracę:
  
  • w niedziele i święta,
  • w porze nocnej,
  • w godzinach nadliczbowych oraz
  • w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także
• dyżury,
• urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Podstawa prawna:

• art. 149, art. 163 § 1, § 1¹, § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.