Kiedy zmiana terminu lub przerwanie urlopu?

Przeczytaj także: Przerwanie urlopu pracownika: obowiązek czy możliwość?

Przesunięcie urlopu na wniosek pracownika

Ocena, czy przyczyny wskazane we wniosku przez pracownika są na tyle ważne, że uzasadniają przesunięcie urlopu, należy do pracodawcy. Nie ma on obowiązku uwzględnienia prośby podwładnego. Ostateczna decyzja o zmianie terminu wykorzystania urlopu zależy więc od uznania pracodawcy.

Natomiast nowy termin udzielenia niewykorzystanego urlopu trzeba uzgodnić z pracownikiem. Nie powinno się jednak bez ważnej przyczyny przesuwać zaległego urlopu poza marzec kolejnego roku kalendarzowego (nawet jeśli pracownik sam o to wnioskuje).

Przesunięcie urlopu z inicjatywy pracodawcy

Przesunięcie urlopu może też nastąpić z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jeśli zostaną spełnione łącznie 2 warunki:

1. przesunięcie terminu urlopu spowodowane jest szczególnymi potrzebami pracodawcy,
2. nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Uwaga!
Okoliczności uzasadniające konieczność przesunięcia terminu zaplanowanego urlopu nie mogą być znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu. Przesunięcie terminu urlopu powinno być zatem uzasadnione sytuacją, której pracodawca wcześniej nie przewidywał - np. dodatkowe zamówienie powodujące konieczność zwiększenia produkcji czy choroba pracownika, który miał pełnić zastępstwo w czasie planowanego urlopu pracownika. Termin udzielenia przesuniętego urlopu trzeba uzgodnić z pracownikiem.

O takim przesunięciu urlopu decyduje samodzielnie pracodawca, powinien jednak poinformować pracownika o przyczynie przesunięcia. Informację tę należy przekazać pracownikowi w sposób przyjęty u danego pracodawcy (nie ma wymogu informowania pracownika na piśmie). Pracownik musi podporządkować się decyzji przełożonego, zaś ewentualny spór powstały na tym tle mógłby zostać rozstrzygnięty jedynie na drodze sądowej.

Chociaż obowiązujące przepisy nie przewidują zwrotu kosztów powstałych w związku z przesunięciem terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy, to przyjmuje się, że w takim przypadku należy przez analogię stosować przepis zobowiązujący pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w razie odwołania go z urlopu.

Przykład:
Jeśli pracownik już opłacił wyjazd, a pracodawca przesunął mu termin urlopu, to powinien zwrócić pracownikowi wszystkie koszty, które wiążą się bezpośrednio z zaplanowanym wypoczynkiem, a których ten odzyskał, np. koszty rezerwacji hotelu czy zakupionych biletów (także dla członków rodziny pracownika, jeśli wskutek odwołania ci również zrezygnowali ze wspólnego wyjazdu).

Nie trzeba natomiast zwracać kosztów zakupionego przez pracownika na okoliczność tego wyjazdu sprzętu (np. kosztów zakupu roweru, nart) - ponieważ wydatek ten nie wiąże się bezpośrednio tylko z tym konkretnym wyjazdem (rower czy narty mogą się jeszcze przydać pracownikowi w przyszłości).

Obligatoryjne przesunięcie urlopu

Poza przesunięciem urlopu na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy są też przypadki, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Przepis wprost wymienia kilka takich sytuacji:

• czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe,
• urlop macierzyński.

Nie jest to jednak katalog zamknięty, co oznacza, że poza wymienionymi, również inne okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika zobowiązują pracodawcę do przesunięcia zaplanowanego urlopu.


www.KadryOnline.pl - Serwis specjalistów ds. personalnych. Praktyczne wskazówki dotyczące prawa pracy, najświeższe interpretacje przepisów, informacje o zmianach prawnych, bezpłatne biuletyny e-mailowe.