Legalizacja zagranicznych dokumentów - apostille

Przeczytaj także: Dokumenty urzędowe - rodzaje

Zwolnienia i wyjątki

Zwolnione z obowiązku legalizacji będą dokumenty pochodzące z państw, które są sygnatariuszami umowy dwustronnej lub wielostronnej, której stroną jest także Polska. Umowy takie lub konwencje przewidują zwolnienie z legalizacji dokumentów objętych zakresem danej umowy lub też przewiduje uproszczoną formułę legalizacyjną.

Polska jest stroną umów między innymi z Austrią, Rosją, Ukrainą i Włochami, zwalniającą z legalizacji dokumentów w różnym zakresie przedmiotowym, w zależności od ustaleń danej umowy.

Ponadto Polska jest stroną różnego rodzaju konwencji znoszących wymóg legalizacji, takich jak Europejska Konwencja o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych z dnia 7 czerwca 1968 roku sporządzona w Londynie, Konwencja nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzona w Atenach 15 września 1977 roku (tzw. Konwencja Ateńska), czy też Konwencja o doręczaniu zagranicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych sporządzona w Hadze w roku 1965.

Mocą Konwencji Ateńskiej, której stroną jest Polska z wymogu legalizacji zwolnione są dokumenty pochodzące z obiegu prawnego pomiędzy Polską a na przykład Austrią, Francją, Hiszpanią, Holandią, Luxemburgiem, Portugalią, Turcją czy Włochami.

Procedura legalizacyjna

Jeżeli dokument urzędowy nie jest zwolniony z obowiązku legalizacyjnego na mocy wyżej wspomnianych umów dwustronnych lub konwencji wymagana jest jego legalizacja. Istnieją trzy rodzaje klauzul legalizacyjnych w zależności od rodzaju dokumentu.

Legalizacja pełna to taka, w której konsul potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci urzędowej oraz zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia. Ta forma legalizacji wymagana jest tylko przy niektórych rodzajach dokumentów, takich jak akty notarialne czy akty stanu cywilnego. Kolejna forma legalizacji to legalizacja skrócona, w której konsul potwierdza, że dokument został wydany zgodnie z prawem miejsca jego wystawienia. Inny rodzaj klauzuli legalizacyjnej, to stwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci urzędowej, złożonej na danym dokumencie.