Podnoszenie kwalifikacji w ramach podróży służbowej

Przeczytaj także: Umowa szkoleniowa a dodatkowe świadczenia

Pytanie: Pracownik posiada umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, uczęszcza do szkoły w Poznaniu. Czy prawidłowe jest wystawnie delegacji dzień wcześniej niż planowane zajęcia? Na przykład według harmonogramu studiów zajęcia rozpoczynają się od 14 lutego 2011 r. do 18 lutego 2011 r. Do szkoły musi dojechać ponad 200 km, czyli wyjechać musi 13 lutego 2011 r., dzień wcześniej. W jaki sposób rozliczyć daną delegację: od 14 lutego 2011 r. czy 13 lutego 2011 r.?

Odpowiedź: Jeżeli z zawartego z pracownikiem porozumienia albo umowy dotyczącej podnoszenia kwalifikacji zawodowych wynika, że wyjazdy pracownika w celu pobierana nauki rozliczane będą w ramach delegacji służbowej, to nie ma przeszkód, aby pracodawca wystawiał takiemu pracownikowi delegację już w dniu poprzedzającym rozpoczęcie nauki.

1. Wolne na czas dojazdu i odbycia zajęć

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. A zatem gdy zajęcia, na które uczęszcza pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe, odbywają się w trakcie dnia pracy pracownika lub w takim czasie, że pracownik musi wyjść wcześniej z pracy, aby na nie dotrzeć, przysługuje mu zwolnienie z pracy. Czas takiego zwolnienia pracodawca powinien zaewidencjonować jako usprawiedliwioną i płatną nieobecność pracownika w pracy. Za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje bowiem prawo do wynagrodzenia.

2. Można zawrzeć dodatkowe postanowienia

Pracodawca nie musi natomiast, nawet jeżeli pracownik jest nieobecny w pracy przez kilka dni z powodu uczestniczenia w zajęciach, wystawiać mu delegacji. Podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych nie można bowiem uznać za wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Jeżeli jednak pracodawca i pracownik umówili się (np. w zawartym porozumieniu lub umowie), że nieobecność pracownika w pracy spowodowana podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, a także czas przeznaczony na dojazd i powrót z miejsca szkolenia, będą rozliczane jak podróż służbowa, to nie ma przeszkód prawnych, aby wystawiać w tym celu pracownikowi delegację.

W takim przypadku do zasad rozliczania takiej podróży będą mieć zastosowanie przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, chyba że zakład pracy nie jest jednostką budżetową i ma inne, wewnętrzne regulacje. Jeżeli jednak mimo wszystko stosowane jest powyższe rozporządzenie, to dokument delegacji powinien zostać wystawiony pracownikowi w dniu, w którym wyjeżdża on w podróż służbową, niezależnie od tego czy jest to dzień normalnej pracy pracownika, czy też dzień dla niego wolny od pracy.

W opisanym w pytaniu przypadku rozliczenie delegacji powinno zatem obejmować okres od dnia wyjazdu pracownika (13 lutego) do dnia jego powrotu (18 lutego).

Takie działanie pracodawcy może zostać zakwalifikowane jako realizacja ustawowego uprawnienia stanowiącego, iż pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Nieokreślenie w przepisie zasad dokonywania zwrotu kosztów może zatem następować również poprzez przyznanie pracownikowi diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej.

Podstawa prawna:

• art. 103¹ § 2 i § 3, art. 103³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 2, § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.