Podróż służbowa a ewidencja czasu pracy

Przeczytaj także: Lista obecności zamiast ewidencji czasu pracy?

Pytanie: Czy wyjazd służbowy i jego czas trwania należy ewidencjonować w miesięcznej ewidencji czasu pracy w polu "czas nieobecności w pracy"? Czy ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w miesięcznej karcie ewidencji czasu pracy, czy wystarczy prowadzić roczną kartę ewidencji czasu pracy, w której nie ma wyszczególnionego pola - "delegacje służbowe"?

Odpowiedź: Podróży służbowej - jako takiej - nie uwzględnia się w ewidencji czasu pracy. Czas podróży służbowej jest albo czasem pracy - i z tego tytułu zamieszcza się go w ewidencji czasu pracy lub się go nie wlicza do czasu pracy i wówczas nie podlega uwzględnieniu w ewidencji. Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie karty miesięcznej - może to być karta roczna.

Podróży służbowej nie zaznacza się osobno w ewidencji

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Nie ma zatem potrzeby ewidencjonowania samej podróży służbowej poprzez utworzenie osobnej takiej rubryki lub w rubryce dotyczącej nieobecności pracownika w pracy.

W ewidencji wpisuje się godziny czasu pracy przypadające w podróży służbowej

Natomiast w ewidencji czasu pracy uwzględnia się te godziny podróży służbowej, które są wliczane do czasu pracy, tzn. te, które przypadają na godziny pracy pracownika wynikające z rozkładu czasu pracy oraz czas przeznaczony na wykonanie zadania będącego celem podróży służbowej. Jeżeli będą one przekraczać normę czasu pracy, stanowić będą pracę nadliczbową. Zamieszcza się je w ewidencji czasu pracy w części dotyczącej godzin pracy pracownika. Ale nie trzeba osobno zaznaczać, że czas pracy przypadał w ramach podróży służbowej. Natomiast w sytuacji podróży służbowej, niewliczanej do czasu pracy, nie będzie ona miała żadnego odzwierciedlenia w ewidencji czasu pracy. Czas trwania podróży służbowej nie jest bowiem czasem pracy, jeżeli podczas podróży pracownik nie wykonuje pracy. Zatem dojazdu do miejsca delegowania oraz powrotu nie wlicza się do czasu pracy, z tym jednak, że do czasu pracy wlicza się godziny podróży, które przypadają w czasie normalnych godzin pracy zatrudnionego, wynikających z rozkładu czasu pracy w miejscu stałej pracy.

Przykład:
Pracownik pracuje w stałym rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku od godz. 8.00 do godz. 16.00. Został wysłany w czwartek do innego miasta w celu wykonania czynności służbowej. Wyjechał o 14.00, a dotarł na miejsce o 17.00 i wykonywał pracę do 19.00. Powrócił do domu o 22.00. W ewidencji czasu pracy wpisuje się pracę przez 8 godzin (czas podróży służbowej między 14.00 a 16.00 wlicza się do czasu pracy) oraz 2 godziny pracy w miejscu docelowym jako pracę nadliczbową.

Ewidencja czasu pracy nie musi być w formie karty rocznej

Ewidencja czasu pracy ma być prowadzona w formie imiennej karty. Przepisy nie określają wzoru karty, ani sposobu, w jaki należy ją prowadzić. A zatem może ona być prowadzona w dowolnej formie, pod warunkiem, że zawiera wszystkie niezbędne informacje. Każdy pracodawca sam ustala wzór karty w zależności od potrzeb wynikających m.in. ze stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy. Nie wskazano też okresu, na który sporządza się taką ewidencję. Należy jednak mieć na uwadze rolę, którą spełnia ewidencja czasu pracy, tj. prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Jeżeli z charakteru pracy i innych czynników wynika, że prowadzenie karty rocznej ewidencji czasu pracy jest wystarczające, tj. umożliwia rozliczenie czasu pracy w celu ustalenia np. wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, w przyjętych okresach wypłaty wynagrodzenia, pracodawca może w ten sposób prowadzić ewidencję czasu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 128 § 1, art. 129 § 1, art. 149 § 1, art. 151 § 1 Kodeksu pracy, § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).

www.KadryOnline.pl - Serwis specjalistów ds. personalnych. Praktyczne wskazówki dotyczące prawa pracy, najświeższe interpretacje przepisów, informacje o zmianach prawnych, bezpłatne biuletyny e-mailowe.