Udokumentowanie stażu pracy za granicą

Przeczytaj także: Zasady obliczania stażu pracy

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: Nowo zatrudniony pracownik udokumentował swój staż pracy zaświadczeniem o zatrudnieniu w języku angielskim. Zaświadczenie zawiera dane: imię i nazwisko, okres zatrudnienia i rodzaj pracy, jaką ten pracownik wykonywał. Czy ten dokument potwierdza jego pracę za granicą na podstawie umowy o pracę? Nie jest wskazane, jaka dokładnie była to umowa. Czy powinnam poprosić o tłumaczenie przysięgłe tego zaświadczenia?

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do tego, czy pracownik był za granicą zatrudniony na podstawie stosunku pracy, może poprosić pracownika o dodatkowe dokumenty. Pracodawca może wymagać, by pracownik dostarczył przetłumaczony dokument.

1. Zagraniczne zatrudnienie pracownika wliczamy do stażu pracy

Przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy stanowią, że udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim kraju dana osoba pracowała, czy był to kraj należący do UE, czy nie.

Jedynym warunkiem jest to, aby okres zatrudnienia był udokumentowany. Przy czym żadne przepisy nie wskazują, w jaki sposób (przy użyciu jakich dokumentów) okresy zatrudnienia powinny być udokumentowane. Pracodawca może więc uwzględnić okres zatrudnienia pracownika za granicą na podstawie każdego dostarczonego przez niego dokumentu np. świadectwa pracy, zaświadczenia o wykonywaniu pracy, dokumentu płacowego, ubezpieczeniowego, podatkowego czy listu polecającego (referencji). Ważne jest, żeby na podstawie tego dokumentu pracodawca był w stanie bez wątpliwości stwierdzić: fakt zatrudnienia i jego charakter oraz okres zatrudnienia.

Do pracodawcy należy ocena, czy okres zatrudnienia jest wystarczająco udokumentowany, żeby mógł on zaliczyć go do stażu pracy, a w razie sporu stron stosunku pracy w tej kwestii – rozstrzygnąć może go sąd pracy.

Jeśli z dostarczonego przez pracownika zaświadczenia nie wynika, jaki charakter miał stosunek prawny (czy była to umowa o pracę czy inna umowa) wówczas można poprosić o inne dokumenty np.

• druki stanowiące potwierdzenie odprowadzanych składek na ubezpieczenie społeczne w czasie trwania stosunku pracy,
• kopie otrzymywanych od zagranicznego pracodawcy formularzy rozliczeniowych,
• odcinki z wysokością wypłat i składek.

Trzeba jednak pamiętać, że nie od każdego pracodawcy pracownik będzie mógł dostarczyć sformalizowany dokument (np. urzędowy druk potwierdzający opłacanie składek czy podatku przez zagranicznego pracodawcę). W USA np. pracodawca nie ma obowiązku wydawania byłym pracownikom urzędowych formularzy czy formalnych dokumentów świadczących o okresie zatrudnienia. Pracownik w takim przypadku może posłużyć się np. listem referencyjnym wystawionym mu przez pracodawcę w USA, w którym wskazuje on, jak długo dany pracownik wykonywał u niego swoje służbowe obowiązki.

2. Dokument obcojęzyczny nie może znajdować się w aktach osobowych

Pracownik może dostarczyć pracodawcy dokument sporządzony w języku obcym. Należy jednak pamiętać, że takiego dokumentu potwierdzającego okres zatrudnienia co do zasady nie można przechowywać w aktach osobowych bez jego polskiej wersji.

Wynika to z przepisów ustawy o języku polskim, która stanowi, że na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

• osoba świadcząca pracę mieszka na terytorium RP w chwili zawarcia umowy oraz
• terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Przepisy te stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów, a więc m.in. dokumentów potwierdzających poprzednie okresy zatrudnienia. Ewentualnie w aktach można przechowywać dwie wersje dokumentu – polską i obcojęzyczną (lub obcojęzyczne) – przy czym podstawą wykładni musi być wersja dokumentu w języku polskim. Wyjątek od tej zasady dotyczy jedynie pracowników niebędących obywatelami polskimi, którzy mogą wnosić o sporządzenie dokumentu w języku, którym władają (nie jest potrzebny wówczas polski odpowiednik).