Umowa szkoleniowa a dodatkowe świadczenia

Przeczytaj także: Zgoda na podnoszenie kwalifikacji nawet bez umowy

Pytanie: Pracownicy od czasu do czasu, za zgodą pracodawcy lub na jego polecenie, wysyłani są na różnego rodzaju szkolenia. Są to szkolenia jedno lub kilkudniowe. Po zakończeniu szkolenia dla każdego pracownika zostaje sporządzona umowa lojalnościowa, w której zobowiązuje się on do przepracowania u pracodawcy co najmniej 3 lat, w przeciwnym razie zostaje zobowiązany do zapłaty kwoty szkolenia w wysokości proporcjonalnej.
Na jedno ze szkoleń pojechało 5 osób. Z osobą przeprowadzającą szkolenie została podpisana umowa o dzieło na daną kwotę brutto. Czy dobrze postępuję, dzieląc wartość szkolenia brutto przez liczbę użytkowników (5 osób) i na tę kwotę podpisując z każdym pracownikiem umowę? Czy koszty tj.: przejazd, nocleg i usługa gastronomiczna też należy wliczyć do umowy lojalnościowej, czy uwzględnić tylko kwotę za samo szkolenie? Czy wartość szkolenia na 1 pracownika należy doliczyć do jego przychodu, opodatkować i oskładkować?

Odpowiedź: Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, jak np. pokryć koszty przejazdów, zakwaterowania czy wyżywienia. Wartość świadczeń na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, o ile zostały one przyznane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

1. Pisemna umowa szkoleniowa - nie zawsze konieczna

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, potrzebnych do wykonywania pracy na aktualnym stanowisku lub na stanowisku przyszłym, jeśli pracodawca planuje zmiany warunków pracy w ramach np. awansu czy w razie zmiany kierunku działalności.

Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (obojętnie czy w formach szkolnych czy pozaszkolnych), to nie musi zawierać z nim umowy szkoleniowej (tzw. lojalnościowej). W przeciwnym razie umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki, zawiera się na piśmie.

2. Postanowienia umowy nie mogą być mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy (tzw. dyscyplinarka), w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
• który w 3-letnim okresie rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 943 Kodeksu pracy (z powodu mobbingu),
• który w okresie 3 lat rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 (np. w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, czy uzyskania przez pracownika orzeczenia lekarskiego stwierdzającego szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika i nieprzeniesienia go przez pracodawcę do innej pracy) lub art. 943 Kodeksu pracy, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Z powyższego wynika, że pracodawca nie może bezwzględnie i w każdym przypadku rozstania się z pracownikiem, żądać od niego zwrotu kosztów szkolenia. Kodeks pracy wyraźnie bowiem zakreśla okoliczności, tryb ustania zatrudnienia, które mogą dać podstawę do domagania się od pracownika tego zwrotu.

Jeśli więc zatrudnienie zakończy się np. w drodze porozumienia stron czy też umowę o pracę wypowie pracodawca w okresie 3-letniej karencji, to pracownik nie może zostać zobligowany do zwrotu świadczeń szkoleniowych.