Oświadczenie woli wspólnika spółki z o.o. ważne w formie pisemnej

Przeczytaj także: Odpowiedzialność członka zarządu - nowe zasady

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawiązana w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że przepisy ustaw szczególnych stanowią inaczej. W obecnej sytuacji społeczno–gospodarczej istotne znaczenia ma art. 151 § 4 k.s.h., zgodnie z którym wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dlatego prowadzenie przedsiębiorstwa w formie jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardziej korzystne niż prowadzenie indywidualnej działalności gospodarczej przez osobę fizyczną. Pozwala ono na oddzielenie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej od podmiotu będącego w posiadaniu całości jej udziałów. Podmiot posiadający całość udziałów w sp. z o.o. może stracić to, co wniósł do spółki, ale zakres jego odpowiedzialności nie jest rozszerzony na jego majątek osobisty. Jedyny wspólnik musi jednak mieć na uwadze, że jego relacje ze spółką podlegają szczególnym ograniczeniom. Jedyną z nich jest forma oświadczenia woli składana spółce.

Zgodnie z art. 173 § 1 k.s.h. w sytuacji, gdy wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga - jeśli ustawa nie stanowi inaczej - formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zasada ta odnosi się do wszelkich czynności, bez względu na to, czy mają charakter tzw. czynności zwykłych, czy też przekraczających ten zakres. Niezachowanie wskazanej formy powoduje, że oświadczenie woli jest nieważne. Wskazana norma ma na celu zapewnienie przejrzystości w stosunkach między jednym wspólnikiem a spółką.

Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy w formie pisemnej wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W myśl art. 78 § 2 k.c. możliwym jest również, z zachowaniem formy pisemnej, złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Powołując się na stanowisko Sądu Najwyższego, należy wskazać, że podpis jedynego udziałowca w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powinien wyrażać co najmniej jego nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie. Nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej (postanowienie SN z dnia 17.06.2009, IV CSK 78/09).

Obecna norma określająca formę oświadczenia woli w sytuacji, gdy wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, spełnia wymogi Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/102/WE z dnia 16 września 2009 r. w sprawie prawa spółek, dotyczącej jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (Dz.U.UE.L.09.258.20, wersja ujednolicona). Zgodnie z art.5 dyrektywy umowy zawierane między jedynym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego jego spółką powinny być protokołowane lub sporządzane w formie pisemnej.