Umowa na outsourcing usług informatycznych

Przeczytaj także: Outsourcing IT wciąż rośnie

Kontrakty dotyczące usług informatycznych można podzielić, co do zasady, na dwie kategorie, które często wzajemnie się przenikają. Pierwsza z nich to umowy o świadczenie usług informatycznych, czyli np. zarządzanie sieciami firmowymi, usuwanie awarii systemów IT czy też całokształt czynności realizowanych przez zatrudnianych informatyków. Tego typu obsługa w zakresie umocowania kontraktowego, co do zasady, nie różni się zbytnio od standardowych umów o świadczenie usług. Należy zadbać w nich o odpowiednie określenie zakresu obowiązków obciążających partnera, pamiętając o ewentualnych ograniczeniach wynikających z chętnie stosowanych przez firmy ryczałtów godzinowych (miesięczny ryczałt i określona w zamian maksymalna ilość godzin pracy, której przekroczenie skutkuje obowiązkiem uiszczenia dodatkowego wynagrodzenia).

Kolejnym elementem tego typu umów jest odpowiedzialność usługodawcy, rozumiana zarówno jako czasy reakcji i usuwania zaistniałych problemów (często w stosownych klauzulach i załącznikach określanych terminem „SLA”, czyli „Service Level Agreement”), jak i kwestie kar umownych z tytułu nieprawidłowego realizowania umowy, w tym za przekroczenie limitów czasu wskazanych w „SLA”. Specyfika kontraktów dotyczących obsługi systemów informatycznych wymusza jednak konieczność uwzględnienia w tego typu umowach także dostępu do danych zawartych w aplikacjach. Chodzi tu o tajemnice przedsiębiorstwa, których ochrona stanowi istotne zagadnienie dla każdej firmy, ale również o często przetwarzane przez przedsiębiorców dane osobowe klientów. W tym przypadku, obok doprecyzowania zakresu odpowiedzialności usługodawcy i wiążących się z tym kar umownych, należy przewidzieć postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych, tj. określenie celu i zakresu przetwarzania.

Drugą z kategorii omawianych umów są kontrakty dotyczące projektowania i wykonania aplikacji informatycznych. Co do zasady, na rynku polskim funkcjonują dwa modele współpracy, tj. albo wykonywanie aplikacji wyłącznie dla klienta, wraz z przeniesieniem na niego całości majątkowych praw autorskich, albo udostępnianie programów do korzystania w oparciu o stosowne umowy licencyjne. Z punktu widzenia prawa autorskiego kluczowe w obu kategoriach umów jest precyzyjne, i jak najszersze, określenie tzw. pól eksploatacji, tj. sposobów, w jaki dana aplikacja może być wykorzystywana przez firmę, np. powielanie lub udostępnianie zgodnie z funkcjonalnością.

Podobnie jak w przypadku usług, szerokie zastosowanie mogą tu mieć kary umowne związane z nieprawidłowym działaniem programu czy nawet z przekroczeniem terminów usuwania wad i usterek dostarczonych rozwiązań (wspomniane wyżej klauzule „SLA”). Innymi istotnymi dla tej kategorii kontraktów tematami są uprawnienia do ewentualnego samodzielnego wprowadzania zmian w zakupionych aplikacjach, tzw. wykonywanie autorskich praw zależnych, ewentualne zgody na dalsze udostępnianie programu osobom trzecim – w wypadku umów licencyjnych tzw. sublicencja – oraz często pomijana w umowach kwestia udzielenia licencji lub przeniesienia praw do modyfikacji stworzonych przez dostawcę w toku użytkowania i rozwoju oprogramowania.